Lykilþáttur undirbúnings er gerð áætlunar um samningsgerðina. Slík áætlun beinist einkum að þremur þáttum:

• Að skilgreina þær upplýsingar sem samningsaðilar þurfa á að halda og hvernig þeirra verði aflað. Þetta geta verið upplýsingar um launamál en einnig um stöðu ýmissa mála sem haft geta áhrif á samningsgerðina. Þeir stofnanasamningar sem fyrir eru á stofnuninni eru að sjálfsögðu mikilvægt grunngagn samningsgerðar. Þar að auki mætti telja:

  • Upplýsingar um rekstrarstöðu stofnunar.

  • Greiningu á störfum og starfslýsingar.

  • Notkun á persónu- og tímabundnum þáttum.

  • Greinargerð um laun starfsmanna í viðkomandi stéttarfélagi, svo sem starfsheiti, grunnröðun, launaflokkar og þrep skv. gildandi stofnanasamningi flokkað eftir starfsheitum.

• Að skilgreina helstu verkþætti samningsgerðarinnar. Í þessu felst að ákveða hvaða verkefni þarf að vinna við samningsgerðina og ákvarða hvernig þau verða unnin.

• Að vinna tímaáætlun sem felur í sér fundaáætlun og hvenær ætlunin er að ljúka lykiláföngum í samningsgerðinni.

Helstu verkefni varðandi skipulagningu samningsgerðar er að ákvarða verkaskiptingu við samningsgerðina, þ.e. hvaða verkefni eru unnin:

• Af sérfræðingum stofnunarinnar.

• Af samstarfsnefnd.

• Með aðstoð ráðgjafa. Í þessu sambandi þarf að ræða hvort þörf sé fyrir utanaðkomandi aðstoð og þá hverskonar aðstoð.

Gagnlegt getur verið að greina stöðu stofnunar í upphafi samningsgerðar. Þessi þáttur þarf ekki nauðsynlega að fela í sér mikla vinnu því oft hefur stofnunin staðið að slíkri greiningu, t.d. í tengslum við árangursstjórnun eða stefnumótun.

Gagnlegt er að ræða almennar forsendur, sem dæmi:

• Almenna stefnumótun.

• Árangursstjórnunarsamning.

• Starfsmannastefnu og fyrirkomulag mannauðsstjórnunar þ.m.t. starfslýsinga, starfsmannaviðtala og frammistöðumats.

• Stöðu launamála.

• Þekking og hæfni starfsfólks miðað við þarfir stofnunarinnar.

• Viðhorf starfsmanna og óskir þeirra um breytingar.

• Viðhorf stjórnenda og óskir þeirra um breytingar.

• Jafnlaunavottun og jafnlaunakerfi.

Á grundvelli þessarar greiningar má fá skýrari mynd af því hvað samningsaðilar vilja fá út úr stofnanasamningi og hvernig ná megi þeim markmiðum. Hugsanlega geta sumar óskir verið óraunhæfar með tilliti til núverandi stöðu stofnunar og þá getur þurft að ákveða hvernig vinna eigi að því að skapa betri forsendur innan stofnunarinnar fyrir slíkar óskir.

Á grundvelli greiningar er hægt að móta markmið við gerð samningsins. Markmiðin geta snúið að ýmsum þáttum svo sem:

• Stjórnun og árangri stofnunar.

• Gæðum launakerfis, t.d. sveigjanleika, hlutlægni og gegnsæi.

• Stofnun sem vinnustað.

• Breytingum á launakerfi, t.d. að draga úr hlut yfirvinnu í heildarlaunagreiðslum.

• Launajafnrétti kynjanna.

• Samkeppnisstöðu stofnunar varðandi laun og starfskjör.

• Starfsmannasamtölum og frammistöðumati.

• Endurmenntun og starfsþróun.

• Eflingu tiltekinnar hæfni og þekkingar.

Gæta þarf að því að markmiðssetningin sé markviss og tiltölulega nákvæm. Ekki er mælt með því að taldir séu upp allir þeir jákvæðu hlutir sem samningsaðilar óska sér, heldur þeir þættir sem þeir telja sig hafa nokkra vissu fyrir að stofnanasamningur geti haft jákvæð áhrif á. Gott er að a.m.k. hluti markmiða sé mælanlegur eða metanlegur þannig að samningsaðilar geti lagt mat á hvort stofnanasamningur hafi skilað tilætluðum árangri.

Mótun stofnanasamnings felst einkum í því að í því að móta ákvæði um:

• Röðun starfa í launaflokka.

• Persónu- og tímabundna þætti.

Í leiðbeiningum um gerð stofnanasamnings og dæmi um efni hans er að finna lýsingu á þessum þáttum og öðrum efnisatriðum stofnanasamnings.

Þegar fyrir liggja drög að stofnanasamningi er nauðsynlegt að meta áhrif hans. Raunar er einnig mögulegt að reyna að meta jafnóðum ýmsar hugmyndir og tillögur sem samningsaðilar leggja fram við samningsgerðina.

Þó að matið beinist einkum að fjárhagslegum áhrifum, þá getur einnig þurft að ræða aðrar afleiðingar. Þær geta falist í því að efla tiltekna þætti í starfsemi stofnunar, t.d. á sviði mannauðsstjórnunar. Átak til að efla hæfni á tilteknu sviði getur kallað á endurmenntun og þar með kostnað og fjarvistir frá vinnustað.

Mikilvægt er að meta fjárhagsleg áhrif vel og nákvæmlega. Endanlegt mat er að sjálfsögðu á ábyrgð yfirstjórnar stofnunar og stjórnanda fjármála og starfsmannamála. Engu að síður getur verið gagnlegt fyrir samningsaðila að ræða fjárhagsleg áhrif.

Þegar áhrifin hafa verið metin og samningsaðilar eru sáttir við samninginn er hann undirritaður af báðum samningsaðilum (samstarfsnefnd). Undirritun skal vera án fyrirvara. Stofnanasamningur er ekki borinn undir atkvæði líkt og kjarasamningur.

Framkvæmd samnings getur falið í sér ólíka þætti. Þó að samningur hafi verið gerður þarf að taka afstöðu til launa einstakra starfsmanna miðað við niðurstöðu samningsins. Vakin er athygli á því að þær forsendur sem notaðar voru við mat á samningum þurfa ekki nauðsynlega að fela í sér ákvörðun um laun einstaklinga.

Sum ákvæði stofnanasamnings koma þegar til framkvæmda en önnur geta tekið gildi síðar. Það gildir bæði um launaþátt samningsins og einnig aðra þætti sem aðilar hafa komið sér saman um eins og t.d. að koma á eða bæta frammistöðumat.