Í inngangi eru almenn ákvæði um stofnanasamning og tengsl hans við kjarasamning. Geta skal samningsaðila ef það er ekki gert í yfirskrift samningsins.

Hér er einnig hægt að nefna þætti sem ræddir voru í samningaferlinu sem samningsaðilar eru sammála um að láta bíða til betri tíma og aðra þætti sem aðilar eru sammála um að rétt sé að geta í stofnanasamningi. Ef samningur var unninn sameiginlega með öðrum stofnanasamningum innan stofnunar að hluta eða öllu leyti er rétt að geta þess í inngangi.

Í þessu felst að skilgreina til hverra samningurinn nær. Oft er þetta sjálfgefið en þörf getur verið á að skilgreina þetta atriði nánar.

Dæmi: Samningur þessi nær til starfsmanna stofnunar X sem eiga aðild að stéttarfélaginu Y/stéttarfélögunum Y og Z.

Ef ætlunin er að ná tilteknum markmiðum fram með samningnum er mikilvægt að skilgreina þau. Markmið einstakra samninga verða að taka mið af almennum markmiðum stofnanasamninga. Að öðru leyti fara markmið eftir aðstæðum og áhuga á hverri stofnun fyrir sig.

Sem dæmi má nefna að markmið geta beinst að:

• Stjórnun og árangri stofnunar.

• Gæðum launakerfis, t.d. sveigjanleika, hlutlægni og gegnsæi.

• Stofnun sem vinnustað.

• Breytingum á launakerfi, t.d. að draga úr hlut yfirvinnu í heildarlaunagreiðslum.

• Launajafnrétti kynjanna.

• Samkeppnisstöðu stofnunar varðandi laun og starfskjör.

• Starfsmannasamtölum.

• Frammistöðumati.

• Endurmenntun.

• Starfsþróun.

• Eflingu tiltekinnar hæfni og þekkingar.

Starfaflokkun og röðun starfa í launaflokka eru eitt af megin viðfangsefnum stofnanasamnings. Við gerð samningsins skal semja um röðun starfa og hvaða þættir og/eða forsendur skuli ráða röðun þeirra. Þar skulu fyrst og fremst metin þau verkefni og skyldur sem í starfinu felast auk þeirrar hæfni sem þarf til að geta innt starfið af hendi. Þegar litið er til ákvæðis kjarasamninga eru tveir þættir lykilatriði við röðun starfa:

• Þær kröfur til hæfni sem starfið gerir

• Sú ábyrgð sem í starfinu felst miðað við hlutverk þess í skipulagi stofnunar

Aðferðir við að ákvarða innbyrðis afstöðu starfa og starfsmanna með tilliti til launalegrar umbunar eru margvíslegar. Ítarleg starfsgreining, sem tekur til lykilverkefna, tilgangs, ábyrgðar og þeirrar hæfni sem er nauðsynleg, getur legið til grundvallar sem kortlagning starfa út frá verkefnum stofnunar.

Í þessum kafla eru nefndir þeir persónubundnu þættir sem samstarfsnefnd ákveður að greitt sé fyrir hjá stofnun. Persónubundnir þættir eru launaþættir sem starfsmaður getur áunnið sér. Þeir flokkast sem fastir launaþættir og verða því ekki teknir af starfsmanni hafi hann áunnið sér þá.

Dæmi um persónubundna þætti geta verið viðbótarmenntun sem nýtist í starfi og er umfram grunnkröfur starfs, markaðs- eða eftirspurnarálag og/eða fagreynsla á sama sviði. Skilgreina þarf vel hvað hver þáttur þýðir og hvort þeir gildi til hækkunar í launaflokkum eða þrepum.

Tímabundnir þættir geta tengst tímabundnum verkefnum, sérstöku álagi og/eða frammistöðu starfsmanns í starfi. Dæmi um tímabundna þætti sem hægt væri að hafa í stofnanasamningi:

• Tímabundin aukin ábyrgð t.d. í formi viðbótarverkefna eða ábyrgðar umfram starfsskyldur

• Innleiðing nýrra verkefna, þróun, nýsköpun, breytingar eða vísindastarf

• Öflun nýrra verkefna og hugmynda, tekjuskapandi verkefni, sparnaðarleiðir o.fl.

Hér eru einungis sett fram nokkur dæmi, það er hlutverk samstarfsnefndar að ákveða og skilgreina hvaða tímabundnu þættir henta fyrir starfsemi stofnunar. Útfærsla á þeim í stofnanasamningi er leið til að nota virka mannauðsstjórnun til samræmis við stefnu stofnunar. Tímabundnir þættir fela í sér tækifæri stofnunar til að umbuna fyrir tiltekna þætti og eru um leið starfsmönnum hvatning til góðra verka. Almennt séð ætti greiðsla vegna tímabundinna þátta ekki að vara lengur en í 6 mánuði án endurskoðunar. Ef í ljós kemur að í reynd sé um viðvarandi þætti að ræða þarf að breyta starfslýsingu.

Ef áhugi er fyrir að innleiða frammistöðumat eða greiða fyrir frammistöðu er hægt að hafa sérstakan kafla með umfjöllun um það. Annar kostur gæti verið að fjalla um frammistöðumat í kaflanum um tímabundna þætti.

Mælt er með því að vísa til frammistöðumats í stofnanasamningi en ekki að útlista inntak þess þar. Með því móti má viðhalda sveigjanleika sem nauðsynlegur er til framtíðar.

Hér er fjallað um hlutverk samstarfsnefndar, t.d. ef samningsaðilar eru sammála um samráð vegna framkvæmdar tiltekinna þátta samningsins eða hafa áætlanir um breytingar á síðari stigum. Ekki er þörf á að fjalla almennt um hlutverk samstarfsnefndar enda er því að jafnaði lýst í kjarasamningi. Sjá umfjöllun um samstarfsnefnd.

Í umfjöllun um meðferð ágreiningsmála er rétt að tilgreina hvort og með hvaða hætti hægt er að  skjóta tilteknum ágreiningsefnum til samstarfsnefndar. Ef við á er hægt að skilgreina með hvaða hætti samstarfsnefnd fjallar um ágreiningsmál.

Í þessum hluta er fjallað um gildistíma stofnanasamnings. Ákvæði um endurskoðun gera ráð fyrir því að hvor samningsaðili um sig geti farið fram á endurskoðun hvenær sem er en hugsanlega má tiltaka fyrirvara eða tímafresti í því sambandi. Að jafnaði skal stofnanasamningur endurskoðaður á tveggja ára fresti.

Fulltrúar í samstarfsnefnd undirrita stofnanasamninginn og er undirritun án fyrirvara enda er stofnanasamningur ekki borinn undir atkvæði líkt og kjarasamningur.

Hægt er að bæta við bókunum sem skýra einstök ákvæði nánar eða fjalla um ákveðin verkefni sem aðilar eru sammála um að hrinda í verk í tengslum við framkvæmd stofnanasamnings.