Forstöðumaður stofnunar fer með starfsmannamál stofnunar. Hann getur þó framselt valdið til annarra stjórnenda innan stofnunar enda sé það gert með skriflegum hætti og tilkynnt starfsfólki. Sjá nánar í 50. grein starfsmannalaga.

Fara þarf vandlega yfir málið og upplýsa atvik eftir bestu getu. Skoða hvort starfsmaður hafi í kjölfar áminningar aftur orðið uppvís að broti á starfsskyldum. Að jafnaði þarf að liggja fyrir: 

• hvað gerðist

• hvar það gerðist

• hvenær það gerðist 

• hvenær og hvernig atvik uppgötvaðist

Oft þarf að afla gagna og upplýsinga frá starfsmönnum, þar á meðal þeim starfsmanni sem í hlut á.

Þegar atvik hafa verið upplýst þarf að leggja mat á hvort:

• um er að ræða brot á starfsskyldum af sama tagi og þær sem starfsmaður var áður áminntur fyrir. Annað brot verður að vera sams konar til að það geti leitt til uppsagnar

• hvort tímalengd milli brota sé innan eðlilegra marka

Þegar fyrir liggur að um brot á starfsskyldum af sama tagi sé um að ræða innan eðlilegra tímamarka er rétt að huga að uppsögn í samræmi við 1. mgr. 44. gr. starfsmannalaga. 

Séu þessi skilyrði ekki til staðar er rétt að huga að því að veita nýja áminningu eða eftir atvikum víkja starfsmanni fyrirvaralaust úr starfi skv. 45. gr. starfsmannalaga.

Brot af sama tagi

Við mat á því hvort atvikin séu af sama tagi, er rétt að styðjast við þá flokkun sem fram kemur í 21. grein starfsmannalaga. Sem dæmi myndi klúrt og ruddalegt orðbragð í starfi annars vegar og hins vegar áhorf á klámfengnar vefsíður teljast háttsemi af sama tagi enda hvoru tveggja ósæmileg hegðun.

Tímalengd milli brota

Áminning glatar réttaráhrifum sínum ef tímalegt samhengi er ekki eðlilegt. Þegar tímalengd á milli atvika er skoðuð þarf að huga að eðli þeirra og alvarleika. Ekki er til eitt algilt viðmið en þó má telja að 12 - 24 mánuðir séu almennt innan þessara marka.

Áður en ákvörðun er tekin um uppsögn vegna brots á starfsskyldum í kjölfar skriflegrar áminningar er rétt að veita starfsmanni kost á að tjá sig um ástæður uppsagnar, sjá 1. málsgrein 44. grein starfsmannalaga. Eftirfarandi atriði þarf að tryggja: 

• Greina þarf skýrt frá tilefni og ástæðu uppsagnar. Með tilefni er átt við atvik eða hegðun sem teljast brot á starfsskyldum. Ástæður væru þá viðeigandi efnisatriði eins og þau eru talin upp í 21. gr. starfsmannalaga og eiga við í umræddu tilviki. Sem dæmi þá væri tilefni uppsagnar ef starfsmaður, sem áður hefur verið áminntur fyrir ósæmilega hegðun vegna ruddalegs og grófs orðbragðs, flettir upp á klámfengnum vefsíðum. Ástæða uppsagnar í slíku tilviki væri ósæmileg hegðun.

• Nauðsynlegt er að vísa til skjala og gagna er málið varða, til dæmis bréfa eða greinargerðar um atvik máls. 

• Hafi starfsmaður ekki þegar aðgang að umræddum gögnum er nauðsynlegt að bæta úr því.

• Æskilegt er að geta þess ef tilefni fyrirhugaðrar uppsagnar felur í sér brot á tilteknum ákvæðum laga, reglugerða eða annarra reglna. Dæmi: Ruddalegt og klúrt orðbragð í starfi er til dæmis brot á 14. grein starfsmannalaga. Þá þarf að taka fram að vegna umræddra brota á starfsskyldum þyki starfsmaður ekki hafa bætt ráð sitt frá því að honum var veitt skrifleg áminning í samræmi við 21. grein starfsmannalaga.

• Gefa skal starfsmanni kost á að tjá sig um ástæður uppsagnar og veita tiltekinn frest til þess.

• Ráðlegt er að tilkynna starfsmanni um fyrirhugaða uppsögn og tiltaka framangreind atriði í sérstöku bréfi. 

Athygli er vakin á því að umorða þarf textann í samræmi við atvik hverju sinni og sleppa þeim texta sem afmarkaður er með sviga.

Mælt er með því að forstöðumaður eða næsti yfirmaður afhendi starfsmanni boðunarbréf um ráðgerða uppsögn. Æskilegt er að afhendingin fari fram í viðurvist trúnaðarmanns starfsmanns en það er þó ekki skilyrði.

Nauðsynlegt að tryggja sönnur þess að starfsmaður hafi móttekið umrætt bréf. Mælt er með því að þegar boðunarbréf hefur verið undirritað af forstöðumanni/yfirmanni sé tekið ljósrit af því. Við afhendingu frumrits boðunarbréfs er starfsmaður beðinn um að staðfesta móttöku þess með því að rita nafn sitt og dagsetningu á ljósritið. Áður en til þess kemur er ráðlegt útbúa svohljóðandi texta á ljósritið:

Frumrit af bréfi þessu hefur verið móttekið ___________________________.
nafn og dagsetning

Ef ekki næst í starfsmanninn eða hann neitar að taka við boðunarbréfi eða staðfesta móttöku þess, er nauðsynlegt að senda honum það með ábyrgðarpósti eða öðrum sannanlegum hætti.

Að liðnum andmælafresti sem starfsmanni var gefinn og eftir atvikum að fram komnum andmælum hans er tekin endanleg ákvörðun um uppsögn. Ákvörðun skal byggja á gögnum og upplýsingum í málinu, þar á meðal andmælum sem starfsmaður kann að hafa sett fram.

Ef niðurstaðan er sú að starfsmaður hafi aftur orðið uppvís að broti á starfsskyldum sínum og þar með ekki bætt ráð sitt frá því að honum var veitt skrifleg áminning, skal segja honum upp störfum. 

Uppsögn á að vera skrifleg. Í bréfinu þarf eftirfarandi að koma fram: 

• ástæða uppsagnarinnar

• útskýring á þeim atvikum eða háttsemi sem eru ástæða uppsagnar

• ábending til starfsmanns að hann geti óskað eftir frekari rökstuðningi

• tilgreindur 14 daga frestur til að óska eftir rökstuðningi

Almennt ætti greinargóð lýsing á atvikum og háttsemi og ástæðum uppsagnar að vera fullnægjandi rökstuðningur fyrir uppsögn í skilningi 1. málsliðar 2. málsgreinar 44. greinar starfsmannalaga. Þó þykir ráðlegt að gefa starfsmanni kost á að óska eftir frekari rökstuðningi.

Í samræmi við 21. grein stjórnsýslulaga er rétt að gefa starfsmanni 14 daga frest til að óska eftir rökstuðningi og svara slíkri beiðni innan 14 daga. Slíkur frestur hefur ekki áhrif á uppsagnarfrestinn og frestar því ekki starfslokum. 

Athygli er vakin á því að skáletraða textann í bréfinu þarf að umorða í samræmi við atvik hverju sinni. Þá er rétt að sleppa þeim texta sem afmarkaður er með sviga.

Mælt er með því að forstöðumaður eða næsti yfirmaður afhendi starfsmanni uppsagnarbréfið. Æskilegt er að afhendingin fari fram í viðurvist trúnaðarmanns starfsmanns en það er þó ekki skilyrði.

Nauðsynlegt að tryggja sönnur þess að starfsmaður hafi móttekið umrætt bréf. Mælt er með því að þegar uppsagnarbréf hefur verið undirritað af forstöðumanni eða yfirmanni sé tekið ljósrit af því. Við afhendingu frumrits uppsagnarbréfs er starfsmaður beðinn um að staðfesta móttöku þess með því að rita nafn sitt og dagsetningu á ljósritið. Áður en til þess kemur er ráðlegt útbúa svohljóðandi texta á ljósritið:

Frumrit af bréfi þessu hefur verið móttekið ___________________________.
nafn og dagsetning

Ef ekki næst í starfsmanninn eða hann neitar að taka við uppsagnarbréfi eða staðfesta móttöku þess er nauðsynlegt að senda honum það með ábyrgðarpósti eða öðrum sannanlegum hætti. Þar sem uppsögn miðast við mánaðamót er mikilvægt að starfsmanni berist uppsagnarbréf fyrir mánaðamót. Sé starfsmanni sent uppsagnarbréf með ábyrgðarpósti, þarf að tryggja sönnur fyrir því að hann hafi átt þess kost að kynna sér efni þess fyrir mánaðamót. Póststimpill einn og sér dugar ekki í þessu sambandi. Berist starfsmanni ekki uppsagnarbréf fyrir mánaðamót, miðast uppsögnin við næstu mánaðamót á eftir og starfslok frestast sem því nemur.