Áform um sparnað í rekstri stofnunar getur verið málefnaleg forsenda fyrir fækkun starfsfólks, sjá niðurlag 1. mgr. 44. gr. starfsmannalaga.
Uppsögn vegna rekstrarlegra ástæðna þarf að byggja á réttum og málefnalegum ástæðum og mikilvægt að undirbúningur og framkvæmd uppsagnar sé í samræmi við lög og reglur stjórnsýsluréttarins.
Til dæmis ef fækka þarf starfsfólki eða breyttar aðstæður krefjast annarrar hæfni en viðkomandi starfsmaður býr yfir og hann getur ekki með góðu móti tileinkað sér hana.
Þegar um fækkun starfa er að ræða þarf að huga að því hvort starfsfólk eigi biðlaunarétt samkvæmt 5. mgr. ákvæðis til bráðabirgða í starfsmannalögum en það á við um þá sem voru ráðnir fyrir gildistöku laganna árið 1996. Ef svo er skal í stað uppsagnar tilkynna viðkomandi skriflega um niðurlagningu starfsins og kynna rétt til biðlauna.
Nauðsynlegt er að verklag sé í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti og að fyrir liggi skrifleg gögn og upplýsingar sem varpa ljósi á undirbúning og einstakar ákvarðanir.
Áður en tekin er ákvörðun um að segja upp starfsmanni eða starfsmönnum vegna rekstrarlegra ástæðna þarf að huga að eftirfarandi:
Taka afstöðu til þess hvort uppsagnir séu nauðsynlegar til að ná settum markmiðum í rekstri.
Meta þarf hvort mögulegt er að beita vægara úrræði en uppsögn til að ná þeim markmiðum sem stefnt er að, sjá meðalhófsreglu 12. gr. stjórnsýslulaga.
Ef fækkun starfsfólks er nauðsynlegur liður í að ná fram sparnaði eða hagræðingu í rekstri stofnunar þarf að ákveða hverjum verði sagt upp.
Afmarka þarf þann hóp starfsmanna sem um ræðir og velja úr honum þann starfsmann eða þá starfsmenn sem telja verður að stofnunin geti helst verið án miðað við þá framtíðarsýn sem hún byggir á.
Ekki eru leiðbeiningar í starfsmannalögum um það hvað eigi að ráða vali forstöðumanns þegar fækka þarf starfsmönnum og er ákvörðunin því að meginstefnu til komin undir mati hans.
Vali hans eru þó settar þær skorður að það verður að byggja á málefnalegum sjónarmiðum sem taka mið af þeim opinberu hagsmunum sem viðkomandi stofnun ber að vinna að.
Almennt er heimilt að byggja val á því hvaða starfsmanni eða starfsmönnum verði sagt upp á atriðum sem varða hæfni starfsmanna og áherslum í starfsemi stofnunar:
Starfsreynsla og þekking á viðkomandi starfssviði
Hæfni starfsmanna að öðru leyti
Frammistaða eins og til dæmis afköst og árangur í starfi
Forgangsröðun verkefna einstakra starfsmanna
Fjárhagsleg staða verkefna
Forstöðumaður stofnunar fer með starfsmannamál stofnunar. Hann getur þó framselt valdið til annarra stjórnenda innan stofnunar enda sé það gert með skriflegum hætti og tilkynnt starfsfólki. Sjá nánar í 50. grein starfsmannalaga.
