Uppsögn þarf að vera skrifleg og uppsagnarbréfið þarf að vera skýrt orðað.

Í bréfinu þarf eftirfarandi að koma fram:

• lengd uppsagnarfrests

• hvenær starfslok verða

• að starfsmaður eigi rétt á rökstuðningi

Ef ekki er óskað eftir vinnuframlagi starfsmanns á uppsagnarfresti skal þess getið í bréfinu.

Ekki er nauðsynlegt að gefa upp ástæðu uppsagnar í uppsagnarbréfi. Hins vegar á starfsmaður rétt á að fá uppsögn rökstudda skriflega, óski hann þess, sjá 1. málslið 2. málsgrein 44. grein starfsmannalaga og skal veita starfsmanni leiðbeininingar þar um í uppsagnarbréfinu.

Í samræmi við ákvæði  21. greinar stjórnsýslulaga er rétt að gefa starfsmanni 14 daga frest til að óska eftir rökstuðningi og stofnunarinnar að svara slíkri beiðni innan 14 daga.

Frestir hafa ekki áhrif á uppsagnarfrestinn og seinka því ekki starfslokum.

Athygli er vakin á því að umorða þarf textann í samræmi við atvik hverju sinni og sleppa þeim texta sem afmarkaður er með sviga.

Afhending uppsagnarbréfs

Mælt er með því að forstöðumaður eða næsti yfirmaður afhendi starfsmanni uppsagnarbréf. Uppsögn telst bindandi frá þeim tíma sem hún er komin til starfsmanns eða hann á þess kost að kynna sér efni hennar.

Mikilvægt er að starfsmanni berist uppsagnarbréf fyrir mánaðamót því að uppsögn miðast jafnan við mánaðamót. Berist starfsmanni ekki uppsagnarbréf fyrir mánaðamót, miðast uppsögnin við næstu mánaðamót á eftir og starfslok frestast sem því nemur.

Sönnun móttöku bréfs

Til að tryggja sönnur þess að starfsmaður hafi móttekið uppsagnarbréf, má hafa eftirfarandi hátt á:

• Þegar uppsagnarbréfið hefur verið undirritað af forstöðumanni/yfirmanni er tekið afrit af því.

• Við afhendingu uppsagnarbréfsins er starfsmaður beðinn um að staðfesta móttöku þess með því að rita nafn sitt og dagsetningu á afritið.

• Áður en til þess kemur er ráðlegt að hafa útbúið svohljóðandi texta á afritið:
  Frumrit af uppsagnarbréfi þessu hefur verið móttekið _______________________________
  nafn og dagsetning

Náist ekki í starfsmanninn, neiti hann að taka við bréfinu eða staðfesta móttöku þess, er nauðsynlegt að senda honum það með ábyrgðarpósti eða öðrum sannanlegum hætti. Sé starfsmanni sent bréfið með ábyrgðarpósti, þarf að tryggja sönnur fyrir því að hann hafi átt þess kost að kynna sér efni þess fyrir mánaðamót. Póststimpill einn og sér dugar ekki í þessu sambandi.

Undirritun bréfs

Almennt er það forstöðumaður sem undirritar bréf nema að hann hafi framselt vald til þess til mannauðsstjóra eða annars yfirmanns.