Forstöðumaður stofnunar fer með starfsmannamál stofnunar. Hann getur þó framselt valdið til annarra stjórnenda innan stofnunar enda sé það gert með skriflegum hætti og tilkynnt starfsfólki. Sjá nánar í 50. grein starfsmannalaga.

Fara þarf vandlega yfir málið og upplýsa atvik þess eftir bestu getu. Að jafnaði þarf að liggja fyrir:

• hvað gerðist

• hvar það gerðist

• hvenær það gerðist

• hvernig atvik uppgötvaðist

Í þessu skyni þarf oft að afla gagna og upplýsinga frá starfsmönnum, þar á meðal þeim sem talinn er hafa brotið starfsskyldur sínar. Ef atvikalýsing er flókin og/eða umdeild er ráðlegt að lýsa henni í skriflegri greinargerð.

Þegar atvik hafa verið upplýst eftir bestu getu og talið er að um brot á starfsskyldum sé að ræða skal þegar marka málinu ákveðinn farveg. 

Ákveða þarf hvort viðeigandi er að huga að

• áminningu samkvæmt 21. gr. starfsmannalaga 

• öðru og þyngra úrræði, svo sem fyrirvaralausri frávikningu samkvæmt 45. grein sömu laga.

Áður en endanleg ákvörðun um áminningu er tekin og skrifleg áminning veitt ber að gefa starfsfólki kost á að tala máli sínu sé þess unnt.

Til þess að starfsfólk fái örugglega notið andmælaréttar síns sem skyldi, er áríðandi að upplýsa viðkomandi um tilefni og ástæðu fyrirhugaðrar áminningar þannig að viðkomandi viti nákvæmlega um hvað málið snýst.

• Með tilefni er átt við atvik eða háttsemi sem teljast til brota á starfsskyldum starfsmanns. 

• Með ástæðu er átt við viðeigandi efnisatriði í 21. grein starfsmannalaga miðað við tilefni hverju sinni.

Æskilegt er að geta þess ef tilefni áminningar felur í sér brot á tilteknum ákvæðum laga, reglugerða eða annarra reglna. Dæmi: ruddalegt og klúrt orðbragð í starfi er brot á 14. gr. starfsmannalaga. Þá er rétt að taka fram að hin fyrirhugaða ákvörðun sé áminning í skilningi 21. greinar laga 70/1996 og hver séu réttaráhrif hennar. Síðast en ekki síst skal gefa tiltekinn frest til andmæla. Í flestum tilvikum ættu 3 - 5 virkir dagar frá móttöku bréfs að nægja. 

Ráðlegt er að tilkynna starfsmanni um fyrirhugaða áminningu og tiltaka framangreind atriði í sérstöku bréfi. Megin reglan er að tilkynningin sé afhent viðkomandi persónulega.

Í bréfinu er nauðsynlegt að vísa til þeirra skjala og gagna er málið varða, t.d. bréfa eða greinargerðar um atvik máls. Hafi starfsmaður ekki þegar aðgang að umræddum gögnum er nauðsynlegt að gefa honum kost á því.

Athygli er vakin á því að skáletraða textann í bréfinu þarf að umorða í samræmi við atvik hverju sinni.

Mælt er með því að forstöðumaður eða næsti yfirmaður afhendi starfsmanni boðunarbréf um ráðgerða áminningu. Æskilegt er að afhendingin fari fram í viðurvist trúnaðarmanns starfsmanns en það er ekki skilyrði.

Mælt er með því að þegar boðunarbréf um áminningu hefur verið undirritað af forstöðumanni/yfirmanni sé tekið ljósrit af því. 

Staðfesting móttöku

Nauðsynlegt er að tryggja sönnur þess að starfsmaður hafi móttekið umrætt bréf. 

Við afhendingu boðunarbréfs (frumrits) er starfsmaður beðinn um að staðfesta móttöku þess með því að rita nafn sitt og dagsetningu á ljósritið. Áður en til þess kemur er ráðlegt útbúa svohljóðandi texta á ljósritið:

Frumrit af bréfi þessu hefur verið móttekið ___________________________.
nafn og dagsetning

Ef ekki næst í starfsmann eða neiti hann að taka við bréfi og staðfesta móttöku þess er nauðsynlegt að senda honum bréfið með ábyrgðarpósti eða öðrum sannanlegum hætti.

Ákvörðun um áminningu skal tekin á grundvelli fyrirliggjandi gagna og upplýsinga í málinu, þar á meðal þeirra andmæla sem starfsmaður kann að hafa sett fram. Leggja þarf málefnalegt mat á andmæli og skýringar starfsmannsins. 

• Ef tekið er tillit til andmæla starfsmanns að öllu leyti fellur mál niður. 

• Ef ekki er tekið tillit til andmæla hans þá veitir forstöðumaður starfsmanni skriflega áminningu og honum gefinn kostur á að bæta ráð sitt. 

Áminningu skal ávallt veita skriflega og skal eftirfarandi koma fram:

• skýr útlistun á atvikum eða háttsemi sem eru tilefni áminningar þannig að starfsmanni megi vera ljóst að hvaða leyti hann hafi brotið starfsskyldur sínar

• hvernig starfsmaður geti bætt ráð sitt, þ.e. annaðhvort með því bæta háttsemi sína eða verða ekki aftur valdur að sambærilegum ávirðingum

• að bæti  starfsmaður ekki háttsemi sína eða ef hann verður aftur valdur að sambærilegum ávirðingum þá geti það leitt til upppsagnar hans samkvæmt 1. málsgrein 44. gr. starfsmannalaga

Athygli er vakin á því að skáletraða textann í bréfinu þarf að umorða í samræmi við atvik hverju sinni. Þá er rétt að sleppa þeim texta sem afmarkaður er með sviga.

Mælt er með því að forstöðumaður eða næsti yfirmaður afhendi starfsmanni áminningarbréf. Æskilegt er að afhendingin fari fram í viðurvist trúnaðarmanns starfsmanns en það er ekki skilyrði.

Mælt er með því að þegar áminningarbréf hefur verið undirritað af forstöðumanni/yfirmanni sé tekið ljósrit af því. 

Staðfesting móttöku

Nauðsynlegt að tryggja sönnur þess að starfsmaður hafi móttekið umrætt bréf. 

Við afhendingu áminningarbréfs (frumrits) er starfsmaður beðinn um að staðfesta móttöku þess með því að rita nafn sitt og dagsetningu á ljósritið. Áður en til þess kemur er ráðlegt að útbúa svohljóðandi texta á ljósritið:

Frumrit af bréfi þessu hefur verið móttekið ___________________________.
nafn og dagsetning