Stjórnandi og starfsmaður undirbúa sig með því að yfirfara starfslýsingu ásamt því að fylla út undirbúningsform fyrir starfsmannasamtal. Stjórnandi fer auk þess yfir grunnupplýsingar um starfsmann, yfirlit yfir helstu verkefni hans, starfsþróun sem átt hefur sér stað á tímabilinu og samantekt fyrri starfsmannasamtala.  

Stjórnandi stýrir samtalinu. Góð regla er að hefja samtalið á því að fara yfir tilgang og markmið samtalsins. Því næst fer stjórnandi yfir atriðin sem koma fram á eyðublaði í þeirri röð sem þeim er stillt upp. Ágæt regla er að starfsmaður fari fyrst yfir sínar hugleiðingar fyrir hvern og einn lið og svo fylgi stjórnandinn á eftir. Þannig gengur samtalið áfram, lið fyrir lið.

Farið er yfir starfsþróun starfsmanns á liðnu tímabili. Í hverju fólst hún, hefur hún nýst starfsmanni í starfi?

Í samtalinu kannar stjórnandi hvort að starfsmaður hafi óskir um breytingar á starfi sínu svo sem á verklagi, ábyrgð eða umfangi. Hafi starfsmaður sérstakar óskir um breytingar, þá eru þær ræddar. Samræmast óskir starfsmanns um breytingar áherslum vinnustaðarins fyrir komandi tímabil?

Er einhver færni sem starfsmaður þarf til að ná betri tökum á starfi eða til að ná markmiðum sínum?

Því næst er tekin ákvörðun um hvernig best væri að standa að frekari starfsþróun starfsmanns og með hvaða hætti.

Samtalinu lýkur með samantekt á því sem farið var yfir og um hvaða atriði voru teknar ákvarðanir. Mikilvægt er að stjórnandi gangi úr skugga um að sameiginlegur skilningur sé á niðurstöðum samtalsins. Samantektin skal vera skrifleg og starfsmaður og stjórnandi fá sitt hvort eintakið til að vinna eftir.

Markviss eftirfylgni er lykilatriði til að starfsmannasamtalið þjóni tilgangi sínum og nýtist sem best. Mikilvægt er að allar aðgerðir séu tímasettar og ákvörðunum fylgt eftir og er það best gert með tilnefningu ábyrgðaraðila á tilteknum atriðum, annað hvort stjórnanda eða starfsmanni. Markmið eiga að vera raunhæf og skýr og fylgjast þarf reglulega með árangri.