Fyrst þarf að fara vandlega yfir málið og upplýsa atvik þess eftir bestu getu. Að jafnaði þarf að liggja fyrir:

• hvað gerðist

• hvar það gerðist

• hvenær það gerðist

• hvernig atvik uppgötvaðist

Í þessu skyni þarf oft að afla gagna og upplýsinga frá starfsmönnum, þar á meðal þeim sem talinn er hafa brotið starfsskyldur sínar. Ef atvikalýsing er flókin og/eða umdeild er ráðlegt að lýsa henni í skriflegri greinargerð.

Þegar atvik hafa verið upplýst eftir bestu getu og talið er að um brot á starfsskyldum sé að ræða skal þegar marka málinu ákveðinn farveg. 

Ákveða þarf hvort viðeigandi sé að huga að

• áminningu skv. 21. grein starfsmannalaga 

• eða öðru og þyngra úrræði, svo sem fyrirvaralausri frávikningu skv. 45. gr. eða lausn um stundarsakir skv. 2. eða 3. málsgrein 26. greinar sömu laga. Lausn um stundarsakir getur eingöngu átt við um embættismenn eða starfsmenn sem falla undir 3. málsgrein ákvæðis til bráðabirgða.

Hafi embættismanni eða starfsmanni sem fellur undir 3. málsgrein ákvæðis til bráðabirgða verið veitt lausn frá störfum um stundarsakir samkvæmt 2. málsgrein 26. grein starfsmannalaga skal mál hans þá þegar rannsakað af nefnd sérfróðra manna samkvæmt 27. grein sömu laga. 

Nefndin skal rannsaka málið svo að upplýst verði hvort rétt sé að víkja viðkomandi frá störfum að fullu eða láta hann taka aftur við embætti sínu. Komist nefndin að þeirri niðurstöðu að rétt hafi verið að veita viðkomandi lausn um stundarsakir skal víkja honum frá að fullu nema þær ávirðingar sem honum voru gefnar að sök hafi hafi ekki reynst vera fyrir hendi, samanber 2. málsgrein 29. greinar starfsmannalaga.

Áður en endanleg ákvörðun er tekin og embættismanni veitt áminning er skylt að gefa honum kost á að tala máli sínu nema slíkt sé ekki unnt.

Til þess að hann fái notið andmælaréttar síns þarf að tilkynna honum um fyrirhugaða áminningu og greina frá tilefni hennar og ástæðu. Megin reglan er að tilkynningin sé afhent viðkomandi persónulega.

• Með tilefni er átt við þau atvik eða háttsemi sem teljast til brota á starfsskyldum hans. 

• Með ástæðu er átt við viðeigandi efnisatriði úr 21. grein starfsmannalaga miðað við tilefni hverju sinni. Það væri t.d. tilefni til áminningar ef starfsmaður viðhefði ruddalegt og klúrt orðbragð í starfi. Ástæða áminningar í slíkum tilvikum væri ósæmileg hegðun.

Til þess að embættismanni/starfsmanni megi vera ljóst um hvað málið snýst er nauðsynlegt að skýrt sé greint frá þeim atvikum eða háttsemi sem eru tilefni fyrirhugaðrar áminningar. 

Þá er nauðsynlegt að vísa til þeirra skjala og gagna er málið varða, t.d. bréfa eða greinargerðar um atvik máls. Hafi starfsmaður ekki þegar aðgang að umræddum gögnum er nauðsynlegt að gefa honum kost á því. 

Æskilegt er að geta þess ef tilefni áminningar felur í sér brot á tilteknum ákvæðum laga, reglugerða eða annarra reglna. Ruddalegt og klúrt orðbragð í starfi er til að mynda brot á 14. grein starfsmannalaga. Þá er rétt að taka fram að hin fyrirhugaða ákvörðun sé áminning í skilningi 21. gr. laga nr. 70/1996 og hver séu réttaráhrif hennar. Síðast en ekki síst skal gefa tiltekinn frest til andmæla.Ráðlegt er að tilkynna embættismanni eða starfsmanni sem fellur undir 3. mgr. bráðabirgðaákvæðis stml. um fyrirhugaða áminningu og tiltaka framangreind atriði í sérstöku bréfi.

Athygli er vakin á því að skáletraða textann í bréfinu þarf að umorða í samræmi við atvik hverju sinni. Þá er rétt að sleppa þeim texta sem afmarkaður er með sviga.

Að liðnum þeim andmælafresti sem embættismanni/starfsmanni var gefinn og eftir atvikum að fram komnum andmælum hans, er komið að því að ákveða hvort áminning verður veitt. 

Ákvörðun skal tekin á grundvelli fyrirliggjandi gagna og upplýsinga í málinu, þar á meðal þeirra andmæla sem embættismaður/starfsmaður kann að hafa sett fram. Áminningu skal ávallt veita skriflega.

Sönnunarbyrðin fyrir því að atvik hafi verið með tilteknum hætti og að andmælaréttar hafi verið gætt með fullnægjandi hætti hvílir jafnan á þeim sem veitir áminninguna. 

Hlutaðeigandi ráðherra fer yfirleitt með áminningarvaldið þegar embættismenn eru annars vegar. Þó er það ekki einhlítt. Til dæmis er talið að áminningarvaldið sé í höndum hlutaðeigandi lögreglustjóra þegar lögreglumenn eiga í hlut. Þá fer hlutaðeigandi forstöðumaður með áminningarvaldið gagnvart starfsmönnum sem falla undir 3. málsgrein ákvæðis starfsmannalaga til bráðabirgða.

Áminningu skal ávallt veita skriflega. Nauðsynlegt er að skýrt sé greint frá þeim atvikum eða háttsemi sem eru tilefni áminningar þannig að embættismanni/starfsmanni megi vera ljóst 

• að hvaða leyti viðkomandi hafi brotið starfsskyldur sínar

• hvernig viðkomandi geti bætt ráð sitt, þ.e. annaðhvort með því bæta háttsemi sína eða verða ekki aftur valdur að sambærilegum ávirðingum.

Athygli er vakin á því að skáletraða textann í bréfinu þarf að umorða í samræmi við atvik hverju sinni. Þá er rétt að sleppa þeim texta sem afmarkaður er með sviga.

Mælt er með því að forstöðumaður eða næsti yfirmaður afhendi embættismanni/starfsmanni boðunarbréf um ráðgerða áminningu og síðar áminningarbréf, þ.e. ef til þess kemur.

Mælt er með að þegar boðunarbréf/áminningarbréf hefur verið undirritað af forstöðumanni/yfirmanni sé tekið ljósrit af því.

Staðfesting móttöku

Í tilvikum sem þessum er jafnan nauðsynlegt að tryggja sönnur þess að embættismaður/starfsmaður hafi móttekið umrædd bréf. Það er hægt að gera með eftirfarandi hætti. 

Við afhendingu boðunarbréfs/áminningarbréfs (frumrits) er embættismaður/starfsmaður beðinn um að staðfesta móttöku þess með því að rita nafn sitt og dagsetningu á ljósritið. Áður en til þess kemur er ráðlegt útbúa svohljóðandi texta á ljósritið: Frumrit af bréfi þessu hefur verið móttekið ___________________________.

nafn og dagsetning

Ef ekki næst í embættismann/starfsmann eða neiti hann að taka við bréfi og staðfesta móttöku þess er nauðsynlegt að senda honum bréfið með ábyrgðarpósti eða öðrum sannanlegum hætti.