Reglugerð um vottun á jafnlaunakerfum fyrirtækja og stofnana á grundvelli staðalsins ÍST 85.

1. gr. Gildissvið.

Reglugerð þessi gildir um vottun á jafnlaunakerfum fyrirtækja og stofnana samkvæmt staðlinum ÍST 85 Jafnlaunakerfi - Kröfur og leiðbeiningar.

2. gr. Markmið.

Markmið reglugerðarinnar er að jafnlaunakerfi fyrirtækja og stofnana séu vottuð í samræmi við kröfur staðalsins ÍST 85 sem og alþjóðlegar kröfur sem gilda um vottun og vottunaraðila sem settar eru fram í staðlinum ÍST EN ISO 17021-1:2015 Samræmismat - Kröfur til stofnana sem annast úttektir og vottun stjórnunarkerfa - Hluti 1: Kröfur.

3. gr. Orðskýringar.

Í reglugerð þessari er merking eftirfarandi hugtaka sem hér segir:

1. Vottun: Skrifleg yfirlýsing vottunaraðila sem veitt er með vottunarskírteini, að undangenginni úttekt hans á jafnlaunakerfi fyrirtækis eða stofnunar, um að jafnlaunakerfið og framkvæmd þess uppfylli kröfur staðalsins ÍST 85, sbr. 1. gr. c. staðalsins.
2. Vottunaraðili: Aðili sem annast vottun og hefur hlotið faggildingu eða bráðabirgðastarfsleyfi frá Jafnréttisstofu, sbr. 4. og 5. gr.
3. Úttektarmaður: Einstaklingur sem framkvæmir úttekt á vegum vottunaraðila.
4. Faggilding: Staðfesting á því að vottunaraðili uppfylli kröfur staðalsins ÍST EN ISO 17021-1:2015 og kröfur þessarar reglugerðar til að annast vottun á jafnlaunakerfum fyrirtækja og stofnana samkvæmt staðlinum ÍST 85.

4. gr. Faggilding vottunaraðila.

Vottunaraðili öðlast faggildingu hjá faggildingarsviði Einkaleyfastofu eða sambærilegum aðila á Evrópska efnahagssvæðinu.

5. gr. Vottun á grundvelli staðalsins ÍST 85.

Vottunaraðili sem annast vottun samkvæmt þessari reglugerð skal hafa hlotið faggildingu skv. 4. gr. Til staðfestingar því skal vottunaraðili geta framvísað faggildingarskírteini þar sem staðfest er að vottunaraðilinn uppfylli kröfur staðalsins ÍST EN ISO 17021-1:2015 og teljist hæfur til að votta jafnlaunakerfi fyrirtækja og stofnana samkvæmt staðlinum ÍST 85 og kröfum þessarar reglugerðar.

Þrátt fyrir ákvæði 1. mgr. er vottunaraðila, sem hlotið hefur faggildingu samkvæmt staðlinum ÍST EN ISO 17021-1:2015, heimilt að framkvæma úttektir og votta jafnlaunakerfi fyrirtækja og stofnana samkvæmt staðlinum ÍST 85 til 31. desember 2019. Velferðarráðuneytið skal hafa samráð til 31. desember 2019 við vottunaraðila eftir því sem þörf krefur um vottun, þar á meðal um framkvæmd úttekta og innleiðingu vinnuferla.

Þrátt fyrir ákvæði 1. og 2. mgr. er vottunaraðila, sem ekki hefur hlotið faggildingu, heimilt að framkvæma úttektir og votta jafnlaunakerfi fyrirtækja og stofnana samkvæmt staðlinum ÍST 85 á grundvelli bráðabirgðastarfsleyfis sem gefið er út af Jafnréttisstofu að fenginni niðurstöðu faggildingarsviðs Einkaleyfastofunnar um að vottunaraðili uppfylli þær kröfur sem koma fram í ákvæði þessu og gildir leyfið í allt að 12 mánuði frá útgáfu þess. Skilyrði fyrir útgáfu bráðabirgðastarfsleyfis er að fyrirhugaður vottunaraðili hafi lokið fyrstu úttekt í umsóknarferli um faggildingu. Vottunaraðili skal hafa unnið nauðsynlega stefnumótunarvinnu, byggt upp innri gæðakerfi og nauðsynlegar vottunaraðferðir samkvæmt kröfum staðlanna ÍST EN ISO 17021-1: 2015 og ÍST 85. Þá skal vottunaraðili hafa á sínum vegum að minnsta kosti einn úttektarmann sem staðist hefur kröfur námskeiðs velferðarráðuneytisins vegna jafnlaunavottunar skv. 6. gr. þessarar reglugerðar. Vottunaraðili skal hafa lokið umsóknarferlinu innan gildistíma bráðabirgðastarfsleyfisins. Jafnréttisstofu er heimilt að framlengja gildistíma bráðabirgðastarfsleyfis vottunaraðila um allt að þrjá mánuði að því gefnu að umsögn faggildingarsviðs Einkaleyfastofunnar liggi fyrir um að málefnalegar ástæður séu fyrir seinkun umsóknarferlis um faggildingu. Komi í ljós að leyfishafi fari ekki eftir þeim skilyrðum sem sett eru fyrir veitingu bráðabirgðastarfsleyfis skal faggildingarsvið Einkaleyfastofunnar tilkynna um það til Jafnréttisstofu sem skal þá afturkalla bráðabirgðastarfsleyfi vottunarstofunnar.

Vottunaraðila sem veitt hefur fyrirtæki eða stofnun ráðgjöf um innleiðingu staðalsins ÍST 85 er óheimilt að annast úttekt og taka afstöðu til vottunar viðkomandi fyrirtækis eða stofnunar næstu tvö ár þar á eftir. Hið sama gildir um þá sem hafa unnið fyrir vottunaraðila sem veitt hefur hlutaðeigandi fyrirtæki eða stofnun ráðgjöf skv. 1. málsl. þessarar mgr.

6. gr. Námskeið vegna jafnlaunavottunar.

Velferðarráðuneytið skal sjá til þess að haldið verði námskeið fyrir úttektarmenn um jafnréttis- og vinnumarkaðsmál sem þýðingu hafa fyrir vottun í samræmi við kröfur staðalsins ÍST 85.

Námskeiðið skal haldið á þriggja ára fresti og oftar ef nauðsyn krefur. Á námskeiðinu skal meðal annars fjalla um kröfur til jafnlaunakerfis samkvæmt staðlinum ÍST 85, þar með talið starfaflokkun, mat á verðmæti starfa, launagreiningar og sértæk viðmið fyrir vottunaraðila staðalsins ÍST 85 sem ráðherra setur. Þá skal einnig fjalla um vinnurétt, þar með talið jafnréttislöggjöf og kjarasamninga. Námskeiðinu skal lokið með prófi og útgáfu skírteinis. Úttektarmaður skal hafa staðist prófið með 1. einkunn að lágmarki.

7. gr. Úttekt, vottun, notkun jafnlaunamerkis og eftirlit.

Vottunaraðili stýrir og framkvæmir úttekt á jafnlaunakerfi fyrirtækis eða stofnunar. Þegar vottunaraðili hefur lokið við að sannreyna að jafnlaunakerfi fyrirtækis eða stofnunar uppfylli kröfur staðalsins ÍST 85, tekur vottunaraðili ákvörðun um vottun og gefur út vottunarskírteini því til staðfestingar.

Vottunaraðili skilar Jafnréttisstofu afriti af vottunarskírteini ásamt skýrslu um niðurstöðu úttektar.

Fyrirtæki eða stofnun skal sjá til þess að vottunin sé endurnýjuð á þriggja ára fresti.

Jafnréttisstofa veitir fyrirtæki eða stofnun jafnlaunamerki á grundvelli vottunarskírteinis vottunaraðila skv. 1. mgr. og gildir það í jafnlangan tíma og vottun. Um notkun jafnlaunamerkisins fer samkvæmt reglum um notkun jafnlaunamerkis sem ráðherra hefur sett og birtar eru í fylgiskjali með reglugerð þessari.

Vottunaraðili skal jafnframt tilkynna Jafnréttisstofu ef úttekt leiðir ekki til vottunar og greina frá ástæðum þess með framlagningu skýrslu um niðurstöðu úttektar. Jafnréttisstofu er heimilt að veita samtökum aðila vinnumarkaðarins aðgang að skýrslu vottunaraðila um niðurstöðu úttektar á jafnlaunakerfi fyrirtækis eða stofnunar hafi úttekt ekki leitt til vottunar.

Jafnréttisstofa heldur skrá yfir fyrirtæki og stofnanir sem öðlast hafa vottun og birtir með aðgengilegum hætti á vef stofnunarinnar. Í skránni skulu meðal annars koma fram upplýsingar um nafn fyrirtækis eða stofnunar, kennitölu og heimilisfang viðkomandi og gildistíma vottunar. Þá heldur Jafnréttisstofa skrá yfir fyrirtæki og stofnanir þar sem 25 eða fleiri starfsmenn starfa að jafnaði á ársgrundvelli, sem hafa ekki öðlast vottun. Skal þar koma fram hvort hlutaðeigandi fyrirtæki eða stofnun hafi leitað eftir úttekt vottunaraðila á jafnlaunakerfi viðkomandi og framkvæmd þess í því skyni að öðlast vottun. Skulu samtök aðila vinnumarkaðarins hafa aðgang að skránni.

Samtök aðila vinnumarkaðarins annast eftirlit með því að fyrirtæki og stofnanir öðlist vottun og endurnýjun á vottun þannig að fullnægt sé ákvæðum laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, nr. 10/2008, með síðari breytingum og reglugerðar þessarar. Fyrirtæki og stofnanir skulu veita samtökum aðila vinnumarkaðarins þær upplýsingar og gögn sem samtökin telja nauðsynleg til að sinna eftirlitinu. Hafi fyrirtæki eða stofnun ekki öðlast vottun eða endurnýjun vottunar, eða veitir ekki nauðsynlegar upplýsingar eða gögn, þá geta samtök aðila vinnumarkaðarins tilkynnt um það til Jafnréttisstofu. Jafnréttisstofa getur beint þeim fyrirmælum til hlutaðeigandi fyrirtækis eða stofnunar að gera viðunandi úrbætur innan hæfilegs frests að viðlögðum dagsektum. Ákvörðun um dagsektir skal tilkynnt þeim sem hún beinist að, bréflega og á sannanlegan hátt. Um dagsektir samkvæmt reglugerð þessari gilda 6.-9. mgr. 18. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla.

Leiði úttekt vottunaraðila í ljós við endurnýjunarferli vottunar að jafnlaunakerfi fyrirtækis eða stofnunar og framkvæmd þess uppfyllir ekki lengur kröfur staðalsins ÍST 85 skal vottunaraðili tilkynna Jafnréttisstofu það. Jafnréttisstofa tekur mál er varða notkun jafnlaunamerkis í slíkum tilvikum til meðferðar, sbr. reglur um notkun jafnlaunamerkis sem ráðherra setur og skal þá fylgja reglum stjórnsýslulaga, meðal annars um andmælarétt aðila.

8. gr. Tímamörk varðandi innleiðingu.

Fyrirtæki og stofnanir þar sem 250 eða fleiri starfsmenn starfa að jafnaði á ársgrundvelli skulu hafa öðlast vottun skv. 4. mgr. 19. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla á jafnlaunakerfi og framkvæmd þess eigi síðar en 31. desember 2019. Þá skulu fyrirtæki og stofnanir þar sem 150-249 starfsmenn starfa að jafnaði á ársgrundvelli hafa öðlast vottun skv. 4. mgr. 19. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla á jafnlaunakerfi og framkvæmd þess eigi síðar en 31. desember 2020. Fyrirtæki og stofnanir þar sem 90-149 starfsmenn starfa að jafnaði á ársgrundvelli skulu hafa öðlast vottun skv. 4. mgr. 19. gr. eða staðfestingu skv. 5. mgr. 19. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla á jafnlaunakerfi og framkvæmd þess eigi síðar en 31. desember 2021. Fyrirtæki og stofnanir þar sem 25-89 starfsmenn starfa að jafnaði á ársgrundvelli skulu hafa öðlast vottun skv. 4. mgr. 19. gr. eða staðfestingu skv. 5. mgr. 19. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla á jafnlaunakerfi og framkvæmd þess eigi síðar en 31. desember 2022.

Þrátt fyrir ákvæði þetta skulu opinberar stofnanir, sjóðir og fyrirtæki sem eru að hálfu eða meirihluta í eigu ríkisins og þar sem 25 eða fleiri starfsmenn starfa að jafnaði á ársgrundvelli hafa öðlast vottun skv. 4. mgr. 19. gr. eða staðfestingu skv. 5. mgr. 19. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla á jafnlaunakerfi og framkvæmd þess eigi síðar en 31. desember 2019. Þrátt fyrir ákvæði þetta skal Stjórnarráð Íslands hafa öðlast vottun skv. 4. mgr. 19. gr. eða staðfestingu skv. 5. mgr. 19. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla á jafnlaunakerfi og framkvæmd þess eigi síðar en 31. desember 2018.

9. gr. Lagastoð, gildistaka og brottfall eldri reglugerðar.

Reglugerð þessi, sem sett er samkvæmt heimild í 11. mgr. 19. gr. og 33. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, nr. 10/2008, með síðari breytingum, sem og skv. 1. mgr. 4. gr. laga um faggildingu o.fl., nr. 24/2006, að höfðu samráði við atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytið, öðlast gildi 1. janúar 2018. Jafnframt fellur þá úr gildi reglugerð nr. 365/2017, um vottun á jafnlaunakerfum fyrirtækja og stofnana á grundvelli staðalsins ÍST 85.