Reglugerð um málsmeðferð fyrir kærunefnd jafnréttismála.

I. KAFLI Almenn ákvæði.

1. gr. Gildissvið.

Reglugerð þessi gildir um störf og skrifstofuhald kærunefndar jafnréttismála.

2. gr. Hlutverk.

Verkefni kærunefndar jafnréttismála er að taka erindi til meðferðar og kveða upp skriflegan úrskurð um hvort ákvæði laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, nr. 10/2008, laga um jafna meðferð óháð kynþætti og þjóðernisuppruna, nr. 85/2018 og laga um jafna meðferð á vinnumarkaði, nr. 86/2018, hafi verið brotin.

3. gr. Störf kærunefndar og skrifstofuhald.

Kærunefnd jafnréttismála hefur aðsetur í forsætisráðuneytinu.

Starfsmaður forsætisráðuneytisins undirbýr fundi nefndarinnar, annast skjalastjórnun og sinnir skrifstofuhaldi fyrir nefndina.

II. KAFLI Skipulag og starfshættir.

4. gr. Skipan nefndar.

Ráðherra sem fer með jafnréttismál skipar samkvæmt tilnefningu Hæstaréttar þrjá fulltrúa í kærunefnd jafnréttismála til þriggja ára í senn. Skulu þeir allir vera lögfræðingar og a.m.k. einn þeirra hafa sérþekkingu á jafnréttismálum. Formaður og varaformaður skulu uppfylla skilyrði um embættisgengi héraðsdómara. Varamenn skulu skipaðir með sama hætti.

5. gr. Starfshættir.

Nefndin heldur fundi svo oft sem þurfa þykir til að tryggja fullnægjandi málshraða hverju sinni.

6. gr. Þagnarskylda.

Nefndarmönnum og starfsmanni nefndarinnar ber að gæta þagmælsku um þau atvik sem þeim verða kunn í starfinu og leynt eiga að fara vegna lögmætra einka- og almannahagsmuna. Þagnarskyldan helst þótt látið sé af starfi.

7. gr. Hæfi nefndarmanna.

Nefndarmaður er vanhæfur til meðferðar máls eigi vanhæfisreglur 3. gr. stjórnsýslulaga, nr. 37/1993, við um hann. Nefndarmanni ber að tilkynna meðnefndarmönnum sínum telji hann sig vanhæfan.

8. gr. Skjöl.

Öll erindi sem nefndinni berast skal stimpla og skrá á þau móttökudag og málskjalsnúmer. Skjölum hvers máls skal gefið númer í áframhaldandi töluröð.

Öll innkomin erindi og útsend bréf skulu varðveitt í forsætisráðuneytinu í samræmi við lög og reglur sem um það gilda á hverjum tíma.

9. gr. Fundargerðir.

Rita skal fundargerðir á fundum nefndarinnar þar sem skráðar eru upplýsingar um meðferð mála og niðurstöður þeirra.

Í fundargerð skal greina eftirfarandi, eftir því sem við á:

1. Fundarmenn, dagsetningu, tímasetningu, lengd fundar og staðsetningu.
2. Hvaða mál eru tekin fyrir.
3. Númer máls og nöfn málsaðila.
4. Hvaða skjöl eru lögð fram.
5. Umfjöllun og ákvörðun í hverju máli.

III. KAFLI Upphaf máls.

10. gr. Kærendur.

Einstaklingar, fyrirtæki, stofnanir og félagasamtök í eigin nafni eða fyrir hönd félagsmanna sem telja að ákvæði laganna hafi verið brotin á sér geta leitað atbeina nefndarinnar.

Feli aðili máls umboðsmanni að koma fram fyrir sína hönd skal framvísa skriflegu umboði sem skal undirritað af málsaðila eða forsvarsmanni hans.

11. gr. Aðild Jafnréttisstofu.

Jafnréttisstofa getur óskað eftir því við nefndina að mál verði tekið til meðferðar hjá nefndinni, hafi stofan fengið rökstuddan grun um að stofnun, fyrirtæki eða félagasamtök hafi brotið gegn lögum um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, nr. 10/2008, lögum um jafna meðferð óháð kynþætti og þjóðernisuppruna, nr. 85/2018 eða lögum um jafna meðferð á vinnumarkaði, nr. 86/2018, sem og fengið upplýsingar sem renni stoðum undir slíkt. Það er hlutverk Jafnréttisstofu að tilkynna hlutaðeigandi stofnun, fyrirtæki eða félagasamtökum skriflega um þá ákvörðun. Jafnréttisstofa telst þá vera kærandi og setur fram kröfugerð þá sem til úrlausnar verður um viðkomandi álitaefni í umræddu máli.

12. gr. Kærufrestur.

Erindi skal berast kærunefnd skriflega innan sex mánaða frá því að ætlað brot á lögum um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, nr. 10/2008, lögum um jafna meðferð óháð kynþætti og þjóðernisuppruna, nr. 85/2018 eða lögum um jafna meðferð á vinnumarkaði, nr. 86/2018 lá fyrir, frá því að ástandi sem talið er brot á lögunum lauk eða frá því að sá er málið varðar fékk vitneskju um ætlað brot. Nefndin getur þegar sérstaklega stendur á ákveðið að taka erindi til umfjöllunar þótt liðinn sé framangreindur frestur, þó aldrei ef liðið er meira en eitt ár.

Sé leitað rökstuðnings á grundvelli ákvæða stjórnsýslulaga tekur fresturinn að líða þegar sá rökstuðningur liggur fyrir.

Erindi telst nægjanlega snemma fram komið ef bréf sem hefur það að geyma hefur borist nefndinni eða verið póstlagt áður en fresturinn er liðinn.

13. gr. Sáttameðferð.

Nefndin getur að höfðu samráði við kæranda sent mál til sáttameðferðar hjá Jafnréttisstofu.

14. gr. Endurupptaka.

Nefndin getur tekið ákvörðun um að mál sem úrskurðað hefur verið af nefndinni skuli endurupptekið ef:

1. ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik, eða
2. íþyngjandi ákvörðun um boð eða bann hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin.

Eftir að þrír mánuðir eru liðnir frá því að aðila var tilkynnt um ákvörðun skv. 1. tölul., eða aðila var eða mátti vera kunnugt um breytingu á atvikum þeim sem ákvörðun skv. 2. tölul. var byggð á, verður beiðni um endurupptöku máls þó ekki tekin til greina, nema að fengnu samþykki frá öðrum aðilum málsins. Mál verður þó ekki tekið upp að nýju ef ár er liðið frá fyrrgreindum tímamörkum nema veigamiklar ástæður mæli með því.

IV. KAFLI Málsmeðferð.

15. gr. Form og efni kæru.

Kæra skal vera skrifleg og skal þar greint nafn, heimilisfang og kennitala þess er kærir. Í kæru skal lýst meintu broti á lögum um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, nr. 10/2008, lögum um jafna meðferð óháð kynþætti og þjóðernisuppruna, nr. 85/2018 eða lögum um jafna meðferð á vinnumarkaði, nr. 86/2018. Kæru skal fylgja rökstuðningur og þau sönnunargögn um málsatvik sem tiltæk eru.

Nefndin útbýr sérstakt eyðublað sem unnt er að skila kæru á. Ekki er skylt að nota eyðublaðið.

Málsmeðferð fyrir nefndinni skal að jafnaði vera skrifleg en þó getur nefndin kallað málsaðila eða fulltrúa þeirra á sinn fund. Ef ástæða þykir til getur nefndin heimilað málsaðilum að gera munnlega grein fyrir meginsjónarmiðum á fundi með nefndinni. Heimilt er að hljóðrita fundinn en kynna skal viðstöddum að upptaka fari fram.

16. gr. Upphaf málsmeðferðar.

Erindi sem berast nefndinni skulu lögð fram á næsta fundi eftir að þau eru móttekin.

Nefndin tekur til athugunar hvort erindi fullnægi lagaskilyrðum til að hljóta nánari athugun og meðferð sem leiði til frávísunar málsins án kröfu. Jafnframt skal nefndin athuga hvort ágallar séu á erindum að öðru leyti. Sé málatilbúnaði svo áfátt er málinu vísað frá nefndinni við svo búið með úrskurði.

17. gr. Frestir.

Kærða skal veittur þriggja vikna frestur til að tjá sig skriflega um kæru og þau gögn sem kærandi hefur lagt fram með henni. Samhliða beiðni kærunefndar um greinargerð kærða er málsaðilum tilkynnt um skipan nefndarinnar.

Greinargerð kærða er síðan lögð fram og afrit sent kæranda. Athugasemdir kæranda við greinargerð kærða skulu að lokum bornar undir kærða. Frestir málsaðila til að skila athugasemdum til nefndarinnar skulu að jafnaði ekki vera lengri en tvær vikur.

Óski málsaðilar eftir frekari fresti skal sú beiðni rökstudd. Nefndin skal upplýsa gagnaðila um veittan frest og ástæður frestveitingar.

Sinni aðilar máls ekki tilmælum nefndarinnar um að láta afstöðu í ljós eða afhenda gögn innan tilgreinds frests skulu tilmælin ítrekuð með nýjum fresti sem skal að jafnaði ekki vera lengri en ein vika að því viðlögðu að litið verði svo á að viðkomandi aðili hafi ekkert frekar til málsins að leggja og uni því að málið verði tekið til afgreiðslu, eftir atvikum að lokinni frekari gagnaöflun.

Sinni aðilar máls ekki tilmælum nefndarinnar samkvæmt þessari grein getur nefndin, eftir atvikum, byggt úrskurð máls á framlögðum gögnum og öðrum upplýsingum sem hún aflar sjálf um málið.

18. gr. Gagnaöflun.

Nefndin skal tryggja að aðili máls eigi þess kost að tjá sig um efni máls og kynna sér fyrirliggjandi gögn áður en nefndin kveður upp úrskurð sinn enda telji nefndin að hvorki afstaða málsaðila né rök fyrir henni liggi fyrir í gögnum málsins.

Að kröfu kærða getur nefndin krafið aðila um gögn sem nefndin telur að geti haft áhrif á úrlausn máls.

Nefndin getur á hvaða stigi máls sem er krafist frekari gagna frá málsaðilum telji hún málið ekki nægjanlega upplýst.

Verði málsaðili ekki við beiðni nefndarinnar um afhendingu gagna sem ætla má að hann hafi undir höndum, og varpað geti ljósi á málið að mati nefndarinnar, getur nefndin ákveðið að hann beri hallann af því.

Ávallt skal ljúka gagnaöflun með athugasemdum þess málsaðila sem kæra beinist að. Öðrum málsaðilum skulu sendar til upplýsinga lokaathugasemdir kærða. Aðilum máls skal tilkynnt um lok gagnaöflunar.

Nefndinni er heimilt að kalla sér til ráðgjafar og aðstoðar sérfróða aðila ef hún telur þörf á.

Samskipti nefndarinnar við málsaðila undir rekstri málsins skulu vera rafræn sé þess nokkur kostur. Leita skal staðfestingar á móttöku á rafrænum orðsendingum.

19. gr. Umsagnir í stefnumarkandi málum.

Þegar um er að ræða mál sem ætla má að geti haft stefnumarkandi áhrif á vinnumarkaðinn í heild skal nefndin leita umsagnar frá heildarsamtökum launafólks og atvinnurekenda áður en úrskurður er kveðinn upp.

20. gr. Meðferð trúnaðarupplýsinga.

Nefndinni er heimilt að takmarka aðgang málsaðila að gögnum máls ef hagsmunir þeirra af því að notfæra sér vitneskju úr gögnunum þykja eiga að víkja fyrir mun ríkari almanna- eða einkahagsmunum, einkum þegar um er að ræða viðkvæmar persónulegar upplýsingar sem eðlilegt má telja að leynt fari.

Ef aðilar máls láta nefndinni í té gögn eða upplýsingar sem að mati þeirra eiga leynt að fara skulu þeir óska eftir því að farið verði með upplýsingarnar eða gögnin sem trúnaðarmál. Skal óskin rökstudd og tilgreint hvaða hluti gagnanna eða upplýsinganna séu að þeirra mati trúnaðarmál. Skal nefndinni einnig látið í té eintak af viðkomandi gögnum þar sem trúnaðarupplýsingar hafa verið felldar brott. Ef ekki er sett fram ósk um trúnað er nefndinni rétt að líta svo á að viðkomandi gögn eða upplýsingar innihaldi ekki trúnaðarupplýsingar.

Ákvörðun nefndarinnar um synjun eða takmörkun aðgangs málsaðila að gögnum skal rökstudd og tilkynnt aðilum.

Séu lögð fyrir nefndina gögn sem varða laun, önnur starfskjör eða réttindi einstaklinga, annarra en málsaðila, skal nefndin tilkynna hlutaðeigandi að þessar upplýsingar hafi verið veittar nefndinni. Nefndin skal fara með slíkar upplýsingar sem trúnaðarmál og takmarka aðgang að gögnunum svo sem kostur er.

Nefndin metur hvort nauðsyn beri til að senda hlutaðeigandi afrit af umræddum gögnum eða veita aðgang að þeim á fundi.

21. gr. Málshraði.

Sé fyrirsjáanlegt að málsmeðferð tefjist ber að upplýsa málsaðila um það og tilgreina ástæður þess að mál muni tefjast. Gerð skal grein fyrir ástæðu dráttar á málsmeðferð í úrskurði.

V. KAFLI Úrskurðir.

22. gr. Frávísun.

Skorti á að kærandi hafi lögvarða hagsmuni af úrlausn um efnisatriði kæru eða að mál eigi undir valdsvið nefndarinnar, eða ef önnur lagaskilyrði leiða til slíkrar niðurstöðu skal vísa málinu frá.

Berist kæra eftir að kærufrestur er liðinn skal vísa málinu frá sbr. 12. gr.

23. gr. Afturköllun kæru.

Sé kæra afturkölluð skal mál fellt niður. Tilkynna ber kærða skriflega um slíka niðurstöðu hafi málsmeðferð verið hafin.

24. gr. Efni úrskurðar.

Nefndin kveður upp skriflega rökstudda úrskurði sem allir nefndarmenn undirrita.

Í úrskurði skal eftirfarandi koma fram:

1. Heiti málsaðila.
2. Kæruefni og lýsing á málavöxtum.
3. Helstu málsástæður og röksemdir málsaðila.
4. Rökstuðningur og niðurstaða nefndarinnar, þ.m.t. um málskostnað ef við á.
5. Sératkvæði minnihluta, sé um slíkt að ræða.

25. gr. Málskostnaður.

Nefndin getur ákveðið að sá sem kæra beinist gegn greiði kæranda kostnað við að hafa kæruna uppi fyrir nefndinni enda sé niðurstaða nefndarinnar kæranda í hag. Sé kæra bersýnilega tilefnislaus að mati nefndarinnar getur nefndin úrskurðað kæranda til að greiða gagnaðila málskostnað.

Aðför má gera án undangengins dóms til fullnustu málskostnaðar.

26. gr. Réttaráhrif.

Nefndin fylgir ekki eftir úrskurðum sínum en Jafnréttisstofa skal að beiðni kæranda fylgja því eftir að úrskurðum nefndarinnar sé framfylgt eftir því sem við getur átt, sbr. 6. mgr. 4. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, nr. 10/2008, 5. gr. laga um jafna meðferð óháð kynþætti og þjóðernisuppruna, nr. 85/2018 og 5. gr. laga um jafna meðferð á vinnumarkaði, nr. 86/2018.

27. gr. Frestun réttaráhrifa.

Úrskurðir nefndarinnar eru bindandi gagnvart málsaðilum. Málsaðilum er heimilt að bera úrskurði nefndarinnar undir dómstóla. Að kröfu málsaðila getur nefndin kveðið upp úrskurð um frestun réttaráhrifa úrskurðar telji hún ástæðu til þess. Krafa þess efnis skal gerð eigi síðar en tíu dögum frá birtingu úrskurðar.

Frestun á réttaráhrifum úrskurðar skal vera bundin því skilyrði að málsaðili beri málið undir dómstóla innan þrjátíu daga frá birtingu úrskurðar um frestun réttaráhrifa og óski þá eftir að það hljóti flýtimeðferð. Ef beiðni um flýtimeðferð er synjað skal mál höfðað eins fljótt og unnt er eftir að synjun kemur fram og eigi síðar en innan þrjátíu daga frá synjun dómara.

Frestun réttaráhrifa úrskurðar fellur úr gildi ef mál er ekki borið undir dómstóla innan þrjátíu daga frá birtingu úrskurðar um frestun réttaráhrifa eða mál er ekki höfðað innan þrjátíu daga frá synjun dómara um flýtimeðferð. Sé mál höfðað vegna úrskurðar nefndarinnar er henni heimilt að fresta afgreiðslu sambærilegra mála sem eru til meðferðar hjá henni þar til dómur gengur í málinu.

28. gr. Birting úrskurða.

Úrskurðir nefndarinnar skulu sendir málsaðilum strax eftir uppkvaðningu með ábyrgðarbréfi eða á annan sannanlegan hátt.

Úrskurðir nefndarinnar skulu birtir á úrskurðarvef Stjórnarráðsins (urskurdir.is) að jafnaði tveimur vikum eftir uppkvaðningu. Hvorki nafn kæranda né annarra einstaklinga er tilgreint í opinberri birtingu úrskurða. Þá skal jafnframt fella út persónulegar upplýsingar, svo sem um launakjör og þess háttar. Nafn kærða skal að jafnaði birt í úrskurði.

29. gr. Stjórnsýslulög.

Um meðferð mála fer að öðru leyti eftir stjórnsýslulögum.

VI. KAFLI Gildistaka.

30. gr. Gildistaka.

Reglugerð þessi, sem sett er með heimild í 5., 6. og 33. gr. laga um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla, nr. 10/2008, öðlast þegar gildi. Jafnframt fellur úr gildi reglugerð um kærunefnd jafnréttismála, nr. 50/2003.