Reglugerð um rafræna reikninga vegna opinberra samninga.

1. gr. Markmið.

Markmið þessarar reglugerðar er að tryggja að opinberir aðilar taki við rafrænum reikningi samkvæmt evrópskum staðli um rafrænan reikning, EN 16931, á sviði opinberra innkaupa eins og staðallinn er útfærður miðað við íslenskar þarfir.

2. gr. Gildissvið.

Reglugerð þessi gildir um rafræna reikninga sem gefnir eru út vegna opinberra samninga sem falla undir eftirfarandi reglur:

1. Lög um opinber innkaup.
2. Reglugerð um innkaup aðila sem annast vatnsveitu, orkuveitu, flutninga og póstþjónustu.
3. Reglugerð um sérleyfissamninga um verk eða þjónustu yfir viðmiðunarfjárhæðum Evrópska efnahagssvæðisins.
4. Reglugerð um innkaup stofnana á sviði varnar- og öryggismála.

Þrátt fyrir 1. mgr. tekur reglugerðin ekki til reikninga vegna samninga sem lýstir eru leynilegir eða ef sérstökum öryggisráðstöfunum verður að beita við framkvæmd þeirra í samræmi við gildandi lög og stjórnvaldsfyrirmæli eða ef grundvallarhagsmunir ríkisins krefjast þess.

3. gr. Orðskýringar.

Merking orða í reglugerðinni er sem hér segir:

1. Tækniforskrift: Tæknileg afmörkun á Evrópustaðli þar sem tekið er tillit til íslenskra laga og viðskiptahátta samanber 1. gr.
2. Rafrænn reikningur: Reikningur sem hefur verið gefinn út, sendur og móttekinn á skipulega uppsettu, rafrænu sniði sem gefur kost á sjálfvirkri og rafrænni meðferð.
3. Alþjóðlegur staðall: Alþjóðlegur staðall eins og hann er skilgreindur í a-lið 1. mgr. 2. gr. reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins nr. 1025/2012 frá 25. október 2012, um evrópska stöðlun, eins og reglugerðin var tekin upp í EES-samninginn með ákvörðun sameiginlegu EES-nefndarinnar nr. 9/2014 frá 14. febrúar 2014.
4. Evrópustaðall: Evrópskur staðall eins og hann er skilgreindur í b-lið 1. mgr. 2. gr. reglugerðar Evrópuþingsins og ráðsins nr. 1025/2012 frá 25. október 2012, um evrópska stöðlun, eins og reglugerðin var tekin upp í EES-samninginn með ákvörðun sameiginlegu EES-nefndarinnar nr. 9/2014 frá 14. febrúar 2014.

Að öðru leyti skal merking orða vera í samræmi við þær reglur sem gildissvið þessarar reglugerðar nær til, sbr. 1. mgr. 2. gr.

4. gr. Móttaka og meðferð rafrænna reikninga.

Kaupendur í opinberum innkaupum, sem falla undir gildissvið 1. mgr. 2. gr., skulu taka á móti og vinna úr rafrænum reikningum sem uppfylla Evrópskan staðal EN 16931 um rafræna reikningagerð, eins og hann hefur verið útfærður með tækniforskrift TS236:2017 frá Staðlaráði Íslands.

Að öðru leyti fer móttaka og meðferð rafrænna reikninga eftir reglugerð nr. 505/2013 um rafræna reikninga, rafrænt bókhald, skeytamiðlun, skeytaþjónustu, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna reikninga- og bókhaldskerfa.

5. gr. Viðhald og áframhaldandi þróun tækniforskriftar.

Til að hægt sé að taka mið af tækniþróun og til að tryggja fullt og viðvarandi rekstrarsamhæfi í rafrænni reikningagerð við opinber innkaup verður eftir atvikum þörf á að uppfæra eða endurskoða tækniforskrift um rafræna reikningagerð.

6. gr. Gagnavernd.

Reglugerð þessi hefur ekki áhrif á gildandi reglur um gagnavernd.

7. gr. Innleiðing.

Með reglugerð þessari er innleidd tilskipun Evrópuþingsins og ráðsins 2014/55/ESB frá 16. apríl 2014 um rafræna reikningagerð í opinberum innkaupum, eins og hún var tekin upp í EES-samninginn með ákvörðun sameiginlegu EES-nefndarinnar nr. 166/2015 frá 11. júní 2015.

8. gr. Gildistaka.

Reglugerð þessi er sett með heimild í 122. gr. laga um opinber innkaup nr. 120/2016 og öðlast þegar gildi.

Þrátt fyrir 1. mgr. skulu stofnanir á vegum ríkisins, eigi síðar en 18. apríl 2019, uppfylla skilyrði til að taka á móti og vinna úr rafrænum reikningum í samræmi við 4. gr. reglugerðarinnar.

Þrátt fyrir 1. mgr. skulu sveitarfélög og stofnanir á þeirra vegum ásamt opinberum fyrirtækjum og aðrir aðilar sem starfa á grundvelli sérstakra réttinda eða einkaréttar sem falla undir gildissvið 1. mgr. 2. gr., eigi síðar en 18. apríl 2020, uppfylla skilyrði til að taka á móti og vinna úr rafrænum reikningum í samræmi við 4. gr. reglugerðarinnar.

Fjármála- og efnahagsráðuneytinu, 9. janúar 2019.

F. h. r.

Sigurður H. Helgason.

Kjartan Dige Baldursson.