Þegar ákvörðun um ráðningu hefur verið tekin ber að tilkynna öllum umsækjendum skriflega hverjum var veitt starfið. Sjá 20. gr. stjórnsýslulaga og 2. gr. reglna um auglýsingar lausra starfa.

Í bréfinu þarf að koma fram:

• Nafn þess er hlaut ráðningu.

• Ábending til umsækjenda um að þeir eigi rétt á rökstuðningi samkvæmt 21. grein stjórnsýslulaga og þeir upplýstir um að beiðni um rökstuðning skuli bera fram innan 14 daga frá því ákvörðun var tilkynnt.

Oft er sett í bréfið helstu rök og ástæður fyrir því að viðkomandi aðili var ráðinn, svo sem menntun, reynsla og hæfni viðkomandi. Slíkt svarar oft ýmsum spurningum annarra umsækjenda, fækkar fyrirspurnum og er til hagræðis fyrir bæði umsækjendur og stofnun.

Ágætis vinnuregla og kurteisi er að hringja einnig í þá umsækjendur sem kallaðir voru í viðtal og greina frá ákvörðun um ráðningu. Þá er gott að taka fram að þó að umsókn þeirra hafi ekki orðið fyrir valinu vilji stofnunin engu að síður þakka þeim áhugann sem þeir sýndu starfinu.