Veiting starfa hjá hinu opinbera er stjórnvaldsákvörðun í skilningi 2. mgr. 1. gr. stjórnsýslulaga.

Stofna þarf mál um ráðningar og geyma umsóknir, fylgiskjöl og önnur skjöl í skjalasafni svo þau séu aðgengileg í samræmi við reglur um skráningu mála nr. 85/2018.

Á þetta einnig við þegar utanaðkomandi aðilar sjá um ráðningarferlið. Þá þarf stofnunin að fá öll gögn til sín og varðveita í skjalasafni sínu.

Einnig er minnt á að ríkisstofnanir sem nýta ráðningarkerfi Orra þurfa að færa atvinnuumsóknir yfir í skjalasafn viðkomandi afhendingarskylds aðila og varðveita gögnin þar.

Sé þess óskað er skylt að veita almenningi upplýsingar um nöfn og starfsheiti umsækjenda þegar umsagnarfrestur er liðinn. Sjá 7. grein starfsmannalaga og 7. grein upplýsingalaga.

Fram hafa komið sjónarmið um að gott sé að upplýsa um þessa skyldu strax í auglýsingu en aðrir kjósa að upplýsa um þetta síðar í ferlinu ef óskað er eftir upplýsingum um umsækjendur. Í þeim tilvikum er rétt að upplýsa umsækjendur um að til standi að birta nöfn allra og hafa þeir þá tækifæri á að draga sig út úr umsóknarferlinu.

Helstu röksemdir fyrir nafnabirtingunni eru:

• að auka gagnsæi

• stuðla að umræðu um ráðningar í opinberar stöður

• veita stjórnvöldum aðhald

Því er ekki hægt að verða við óskum umsækjenda um nafnleynd hjá ríkinu.

Umsækjandi getur krafist þess að fá aðgang að öllum gögnum um sjálfan sig, sbr. 15. gr. stjórnsýslulaga. Einnig getur umsækjandi krafist þess að fá aðgang að gögnum annarra umsækjenda um sama starf.

Meta þarf í hverju tilviki fyrir sig hvort takmarka eigi þennan rétt vegna t.d. almanna- og einkahagsmuna þeirra sem í hlut eiga eða vegna þess að um vinnuskjöl sé að ræða (sjá 15., 16., og 17. gr. stjórnsýslulaga). 

Við matið er rétt að hafa til hliðsjónar ákvæði laga um persónuvernd. Er í gögnum málsins að finna viðkvæmar persónuupplýsingar, almennar persónuupplýsingar eða upplýsingar um einkahagi umsækjenda sem ekki höfðu þýðingu við úrlausn málsins?

Til einkahagsmuna teljast:

• ljósmyndir og upplýsingar um fjölskylduhagi viðkomandi

• kennitala

Taka þarf sérstaka afstöðu til eftirtalinna atriða sem kunna að teljast til einkahagsmuna:

• mat umsagnaraðila á starfshæfni annarra umsækjenda

• mat á frammistöðu umsækjanda í starfsviðtali

Ofangreind upptalning er ekki tæmandi.

Vinnuskjöl

Vinnuskjöl geta verið undanþegin aðgangi, einkum þar sem er að finna vangaveltur eða hugleiðingar sem að lokum var ekki byggt á við úrlausn máls. Hins vegar á aðili máls rétt á aðgangi að vinnuskjölum hafi þau að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls.

Skjöl eða gögn þar sem lagt er mat á umsækjendur, t.d. þar sem þeim er gefin einkunn og hafa að geyma forsendur fyrir ákvörðun í málinu teljast almennt ekki til vinnuskjala.

Sama á við um mat utanaðkomandi aðila sem inniheldur rökstuðning eða forsendur fyrir tillögum þeirra til ráðningaraðila um umsækjendur.

Þegar stjórnsýslulögunum sleppir gilda upplýsingalög

Sjá nánar leiðbeinandi álit umboðsmanns Alþingis nr 10886/2020.