Umsækjandi getur krafist þess að fá aðgang að öllum gögnum um sjálfan sig, sbr. 15. gr. stjórnsýslulaga. Einnig getur umsækjandi krafist þess að fá aðgang að gögnum annarra umsækjenda um sama starf.
Meta þarf í hverju tilviki fyrir sig hvort takmarka eigi þennan rétt vegna t.d. almanna- og einkahagsmuna þeirra sem í hlut eiga eða vegna þess að um vinnuskjöl sé að ræða (sjá 15., 16., og 17. gr. stjórnsýslulaga).
Við matið er rétt að hafa til hliðsjónar ákvæði laga um persónuvernd. Er í gögnum málsins að finna viðkvæmar persónuupplýsingar, almennar persónuupplýsingar eða upplýsingar um einkahagi umsækjenda sem ekki höfðu þýðingu við úrlausn málsins?
Til einkahagsmuna teljast:
Taka þarf sérstaka afstöðu til eftirtalinna atriða sem kunna að teljast til einkahagsmuna:
Ofangreind upptalning er ekki tæmandi.
Vinnuskjöl
Vinnuskjöl geta verið undanþegin aðgangi, einkum þar sem er að finna vangaveltur eða hugleiðingar sem að lokum var ekki byggt á við úrlausn máls. Hins vegar á aðili máls rétt á aðgangi að vinnuskjölum hafi þau að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls.
Skjöl eða gögn þar sem lagt er mat á umsækjendur, t.d. þar sem þeim er gefin einkunn og hafa að geyma forsendur fyrir ákvörðun í málinu teljast almennt ekki til vinnuskjala.
Sama á við um mat utanaðkomandi aðila sem inniheldur rökstuðning eða forsendur fyrir tillögum þeirra til ráðningaraðila um umsækjendur.
Þegar stjórnsýslulögunum sleppir gilda upplýsingalög
Sjá nánar leiðbeinandi álit umboðsmanns Alþingis nr 10886/2020.