Faglegt og skipulagt ráðningarferli miðar að því að hæfasti umsækjandinn verði ráðinn hverju sinni. Þannig er jafnframt tryggt að ákvörðun um ráðningu grundvallist á hlutlægu mati.
Áður en ákvörðun um ráðningu er tekin þarf að liggja fyrir
niðurstaða úr starfsgreiningu
starfslýsing þar sem fram kemur í hverju starfið felist og hvaða hæfnisskilyrði starfsfólk þarf að uppfylla til að sinna umræddu starfi
Verkáætlun
Þegar ákvörðun um að ráða eigi í tiltekið starf liggur fyrir er æskilegt að gera verkáætlun þar sem hlutverk allra er að málinu koma er skilgreint.
Einnig þarf að ákveða hvort:
stofnunin sjái sjálf um ráðninguna
skipa þurfi hæfnisnefnd
ráðningarstofa verði fengin til að sjá um hluta af ráðningarferlinu.
Hefur mannaflagreining átt sér stað?
Er starfslýsing til staðar?
Hefur forstöðumaður (eða stjórnandi með umboð) samþykkt að ráða þurfi í starfið?
Hver hefur umsjón með ráðningarferlinu?
Hver tekur endanlega ákvörðun um ráðningu?
Hver sér um auglýsingu? - Huga að tengingu við starfslýsingu og mat á umsækjendum.
Hver fer yfir umsóknir og velur umsækjendur í viðtöl?
Hverjir (aðrir) taka þátt í ráðningarferlinu og hvert er þeirra hlutverk?
Eru allir þátttakendur í ráðningaferlinu undirbúnir?
Vita þeir hvert þeirra hlutverk er?
Hafa þeir hlotið þjálfun (ef við á) til að taka viðtöl eða meta hæfni o.þ.h.?
Hafa þeir allar upplýsingar (starfsferilsskrár, niðurstöður úr öðrum viðtölum, hæfnimatio.þ.h.) til að geta sinnt sínu hlutverki?
Ætlar stofnun að sjá alfarið um ráðningaferlið eða úthýsa því að hluta til ráðningarskrifstofu?
Óheimilt er að úthýsa öllu ferlinu. Skilgreina verður hvað ráðningastofan gerir og hvað stofnunin gerir.
Þarf að skipa hæfnisnefnd?
Hvaða hæfnisskilyrði þurfa umsækjendur að uppfylla?
Hvaða þættir skipta máli? - Huga að tengingu við starfslýsingu og auglýsingu.
Hvaða matstæki á að nota (viðstöl, próf, hæfnismat)?
Hver sér um að hafna umsækjendum sem ekki hljóta ráðningu?
Hver hefur samband við valinn umsækjanda og gerir starfstilboð?
Hver útbýr ráðningasamning?
Hæfnisnefndir
Samkvæmt 39. grein b. í starfsmannalögum getur hlutaðeigandi ráðherra eða stjórn falið sérstakri hæfnisnefnd þriggja manna að meta hæfni umsækjenda um starf forstöðumanns og er niðurstaða hennar ráðgefandi. Fjármála- og efnahagsráðherra setur reglur um hæfnisnefndir þar sem meðal annars er fjallað um skipun nefndar og hæfi nefndarmanna svo og verkefni og málsmeðferð.
Að jafnaði er ekki skylt að skipa hæfnisnefnd til þess að meta hæfni umsækjenda um störf hjá ríkinu. Dæmi um hið gagnstæða má finna í 16. grein laga um háskóla en þar segir að háskóli skuli setja á fót dómnefnd til þess að meta hæfi þeirra sem sækja um akademísk störf eða fá boð um slíkt starf.
Í nokkrum tilvikum er skylda að skipa hæfnisnefnd:
Við skipun í embætti ráðuneytisstjóra og skrifstofustjóra í ráðuneytum, skal ráðherra skipa þriggja manna nefnd til að meta hæfni umsækjenda um embættið. Niðurstaða nefndarinnar er ráðgefandi við skipun í embættin. Sjá nánar 19. gr. laga um Stjórnarráð Íslands. Sjá einnig reglur forsætisráðherra um ráðgefandi nefndir er meta hæfni umsækjenda um embætti við Stjórnarráð Íslands.
