Reglugerð um skráningu einstaklinga.

I. KAFLI Almenn ákvæði.

1. gr. Markmið.

Markmið með reglugerð þessari er að stuðla að því að haldin sé áreiðanleg skrá yfir einstaklinga og að skráningin sé rétt svo að hún skapi grundvöll fyrir tiltekin réttindi og tilteknar skyldur einstaklinga. Enn fremur er það markmið að skráning upplýsinga í þjóðskrá og tengdar skrár byggist á bestu fáanlegu gögnum á hverjum tíma.

2. gr. Upplýsingaöflun Þjóðskrár Íslands.

Þjóðskrá Íslands heldur þjóðskrá og skráir í hana upplýsingar sem taldar eru upp í 6. gr. laga um skráningu einstaklinga og skv. reglugerð þessari.

Upplýsingar um eftirtalin efni skulu berast Þjóðskrá Íslands svo sem hér segir:

1. Barnsfæðingar: Tilkynningar um barnsfæðingar berast frá heilbrigðisstofnunum og sjálfstætt starfandi ljósmæðrum.
2. Feðranir: Tilkynningar um feðranir berast frá dómstólum, sýslumönnum eða einstaklingum.
3. Véfengingar á faðerni og ógildingar á faðernisviðurkenningum: Tilkynningar berast frá dómstólum.
4. Ættleiðingar: Tilkynningar berast frá sýslumönnum.
5. Nafngjafir: Tilkynningar um nafngjafir berast frá forsjáraðilum barna, prestum eða forstöðumönnum skráðs trúfélags eða lífsskoðunarfélags í samræmi við ákvæði laga um mannanöfn nr. 45/1996.
6. Forsjá: Tilkynningar um staðfestingu samninga um forsjá og úrskurði um forsjá berast frá sýslumönnum og dómstólum. Enn fremur tilkynna barnaverndarnefndir um breytta forsjá þegar forsjáraðilar afsala sér forsjá til barnaverndar.
7. Lögheimili: Einstaklingur tilkynnir um breytingu á lögheimili og aðsetri sínu samkvæmt lögum um lögheimili og aðsetur nr. 80/2018. Sýslumenn og dómstólar tilkynna um staðfestingu samninga foreldra um lögheimili barna. Sýslumaður tilkynnir um staðfestingu samninga foreldra um búsetu barns. Upplýsingar um breytt lögheimili einstaklinga geta borist með skilnaðargögnum frá sýslumanni.
8. Ríkisfang: Tilkynningar um breytingar á ríkisfangi berast frá Útlendingastofnun.
9. Hjónavígslur: Tilkynningar berast frá sýslumönnum, prestum þjóðkirkjunnar, forstöðumönnum eða prestum skráðra trúfélaga eða lífsskoðunarfélaga, eða einstaklingum sem starfa í umboði forstöðumanns skráðs trúfélags eða lífsskoðunarfélags og fengið hafa löggildingu sýslumanns.
10. Skilnaður að borði og sæng: Leyfi til skilnaðar að borði og sæng berast frá sýslumönnum og dómstólum.
11. Hvert gjöld til skráðra trúfélaga eða lífsskoðunarfélaga skuli renna: Tilkynningar berast frá einstaklingum.
12. Lögskilnaðir: Leyfi til lögskilnaðar berast frá sýslumönnum og dómstólum.
13. Ógilding hjúskapar: Tilkynningar koma frá dómstólum.
14. Sambúðarslit: Tilkynningar um sambúðarslit, þegar viðkomandi eiga barn saman, berast frá sýslumönnum eða dómstólum. Tilkynningar um sambúðarslit, þegar viðkomandi eiga ekki barn saman, gerist sjálfkrafa með lögheimilisflutningi eða sérstakri tilkynningu um slit sambúðar frá aðilum.
15. Andlát: Tilkynningar um andlát einstaklinga sem eiga lögheimili hér á landi berast frá sýslumönnum.
16. Horfnir menn: Úrskurðir þar sem heimilað er að fara með bú horfinna manna sem látinna og dómar um að horfnir menn skuli taldir látnir koma frá dómstólum.
17. Leiðréttingar á kyni sjálfráða einstaklinga: Tilkynningar um kynleiðréttingu sjálfráða einstaklinga berast frá aðilunum sjálfum.
18. Leiðrétting á kyni barna: Tilkynningar um kynleiðréttingu barna berast frá sérfræðinefnd um breytingar á kynskráningu barna skv. 9. gr. laga um kynrænt sjálfræði nr. 80/2019 sem og börnum yngri en 15 ára með fulltingi forsjáraðila sinna.

Þjóðskrá Íslands er heimilt að skrá erlenda kennitölu eða númer og gildistíma ferðaskilríkja erlendra ríkisborgara sem eru með eða hafa átt lögheimili á Íslandi.

Upplýsingar um ofangreind efni geta einnig borist Þjóðskrá Íslands frá einstaklingum og erlendum stjórnvöldum.

Auk þess sem fram kemur í 1. mgr. getur Þjóðskrá Íslands skráð netföng sem berast frá aðilum sjálfum eða eftir því sem Þjóðskrá Íslands aflar sjálf í eigin þágu vegna lögmæltra verkefna stofnunarinnar.

3. gr. Form upplýsingagjafar.

Tilkynningar frá aðilum sem getið er í 2. gr. skulu vera á rafrænu formi. Þjóðskrá Íslands er þó heimilt að taka við tilkynningum á pappírsformi.

4. gr. Tímasetning upplýsingagjafar.

Upplýsingar skv. 2. gr. skulu berast Þjóðskrá Íslands án tafar eða innan 7 daga frá athöfn, ákvörðun, úrskurði eða dómi.

II. KAFLI Kennitölur.

5. gr. Kennitala.

Kennitala er einkvæmt auðkennisnúmer sem gefið er út til einstaklinga samhliða skráningu í þjóðskrá.

6. gr. Kerfiskennitala.

Kerfiskennitala er einkvæmt auðkennisnúmer sem opinberir aðilar geta sótt um fyrir erlenda ríkisborgara sem ekki uppfylla skilyrði til skráningar í þjóðskrá til að geta auðkennt þá í kerfum sínum.

Kerfiskennitala er einnig gefin út til andvana fæddra barna sem fæðast eftir 22. vikna meðgöngu til auðkenningar í skrám Landlæknis og annarra heilbrigðisstofnana.

7. gr. Útgáfa kerfiskennitölu.

Erlendir ríkisborgarar geta vegna sérstakra hagsmuna hér á landi skv. 2. mgr. fengið útgefna kerfiskennitölu hjá Þjóðskrá Íslands eftir milligöngu opinbers aðila.

Heimilt er að sækja um kerfiskennitölu þegar hinn erlendi ríkisborgari:

1. Ætlar að vinna hérlendis í skemmri tíma en 3 mánuði,
2. sækir um alþjóðlega vernd hér á landi,
3. er maki íslensks ríkisborgara og búsettur hér á landi,
4. er brottvísað eða frávísað frá landinu,
5. hyggst stunda bankaviðskipti hér á landi,
6. hyggst sitja í stjórn félags sem skráð er í fyrirtækjaskrá Skattsins,
7. hyggst kaupa fasteign hér á landi eða
8. hyggst nýta aðra þjónustu hér á landi svo sem heilbrigðisþjónustu, stunda nám o.fl.

Sá opinberi aðili sem óskar eftir útgáfu kerfiskennitölu tekur ákvörðun um hvaða gögn einstaklingur þarf að framvísa hjá viðkomandi stofnun vegna útgáfu kerfiskennitölu. Hins vegar er ávallt skylt að framvísa viðurkenndum persónu- eða ferðaskilríkjum, eða gera grein fyrir sér með rafrænu skilríki, nema ef b- og d-liður 2. mgr. eigi við.

Sá opinberi aðili sem óskar eftir útgáfu kerfiskennitölu tekur ákvörðun um hvort einstaklingur þurfi að gera grein fyrir sér í eigin persónu hjá stofnuninni.

8. gr. Kerfiskennitöluskrá.

Eftirfarandi upplýsingar eru skráðar í kerfiskennitöluskrá:

1. Kennitala:

   1. Ný kerfiskennitala og
   2. eldri kennitala ef við á.
2. Fæðingardagur.
3. Fullt nafn, þó ekki í tilviki andvana fæddra barna.
4. Ríkisfang.
5. Kyn.
6. Dvalarstaður á Íslandi, ef það á við.
7. Heimilisfang.
8. Póstnúmer.
9. Sveitarfélag.
10. Skráningardagsetning á kerfiskennitöluskrá.
11. Erlend kennitala eða númer og gildistími erlendra ferðaskilríkja.

III. KAFLI Útgáfa vottorða.

9. gr. Útgáfa vottorða.

Þjóðskrá Íslands gefur út vottorð skv. reglugerð þessari og skal það gefið út á grundvelli fyrirliggjandi gagna.

Nú eru fyrirliggjandi gögn ekki nægjanleg til útgáfu umbeðins vottorðs og getur stofnunin þá synjað um útgáfu þess.

Þjóðskrá Íslands getur gefið út vottorð með fyrirvara um gildi þess, gefi gögn slíkt til kynna.

10. gr. Fæðingarvottorð.

Fæðingarvottorð eru einungis gefin út fyrir einstaklinga fædda á Íslandi. Einstaklingar fæddir erlendis geta fengið útgefið vottorð er varðar sjálfan sig að því gefnu að viðeigandi gögn liggi fyrir hjá Þjóðskrá Íslands.

11. gr. Hjónavígsluvottorð.

Hjónavígsluvottorð eru einungis gefin út fyrir einstaklinga sem stofnað hafa til hjúskapar á Íslandi. Einstaklingar sem stofnað hafa til hjúskapar erlendis og hafa fengið hjúskapinn skráðan í þjóðskrá geta fengið útgefið hjúskaparstöðuvottorð að því gefnu að viðeigandi gögn liggi fyrir hjá Þjóðskrá Íslands.

12. gr. Form og afhending vottorða.

Vottorð, útgefin af Þjóðskrá Íslands, skulu almennt vera gefin út á rafrænu formi og vera aðgengileg í pósthólfi einstaklinga á Ísland.is.

Þrátt fyrir 1. mgr. er heimilt að gefa út vottorð á pappír.

Vottorð á pappír, útgefin af Þjóðskrá Íslands, eru afhent í afgreiðslum stofnunarinnar eða send með pósti á skráð lögheimili.

Einstaklingur getur fengið vottorð er varða hann sjálfan afhent gegn framvísun löggildra skilríkja. Einstaklingur getur einnig fengið afhent vottorð barna sinna og annarra barna sem viðkomandi fer með forsjá yfir. Einstaklingi er einnig heimilt að sækja vottorð er varða þriðja aðila gegn framvísun löglegs umboðs og löggildra skilríkja.

Umboð skv. 4. mgr. skal vottað af tveimur einstaklingum, lögmanni eða lögbókanda skv. lögum um lögbókandagerðir nr. 86/1989.

13. gr. Auðkenning.

Rafrænt vottorð sem framvísað er til skráningar hjá Þjóðskrá Íslands skal vera á rafrænu formi með rafrænni, rekjanlegri og löggiltri auðkenningu.

IV. KAFLI Notkun þjóðskrár í markaðssetningartilgangi.

14. gr. Bannskrá.

Þjóðskrá Íslands skal halda skrá yfir nöfn þeirra manna sem andmæla því að nöfn þeirra séu notuð í markaðssetningarstarfsemi.

Áður en skrá sem inniheldur nöfn, heimilisföng, netföng og/eða símanúmer er notuð í beinni markaðssókn skal bera hana saman við skrár Þjóðskrár Íslands skv. 1. mgr. Um óumbeðin fjarskipti gilda lög um fjarskipti nr. 81/2003.

15. gr. Undanþágur.

Þjóðskrá Íslands er heimilt að veita undanþágu frá skyldu ábyrgðaraðila til þess að taka mið af skráningum í bannskrá í þeim tilvikum er ábyrgðaraðili er opinber aðili, verið er að framfylgja lagaskyldu, um brýna hagsmuni er að ræða eða vegna verka sem unnin eru í almannaþágu. Skal vinnsla fara eftir ákvæðum laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

16. gr. Miðlun skrár.

Úrtaksaðilar mega veita aðgang að bannskrá gegn gjaldi, með:

1. Afhendingu sjálfstæðrar skrár með nöfnum, kennitölum og heimilisföngum eða
2. samkeyrslu bannskrár við fyrirhugaðar útsendingarskrár.

V. KAFLI Miðlun, sérvinnslur og gildistaka.

17. gr. Miðlun heildarskrár þjóðskrár.

Heildarafhending þjóðskrár er óheimil nema í undantekningartilfellum á grundvelli almannahagsmuna eða samfélagslegra innviða.

Beiðni um heildarafhendingu þjóðskrár skal berast til Þjóðskrár Íslands sem metur hvort skilyrði 1. mgr. séu uppfyllt.

18. gr. Miðlun vensla.

Þjóðskrá Íslands er heimilt að miðla upplýsingum um vensl barna, þ.e. forsjárupplýsingum og foreldratengslum, til þeirra opinberu aðila sem þessar upplýsingar þurfa starfa sinna vegna og heimild hafa til móttöku slíkra upplýsinga samkvæmt lögum.

Þjóðskrá Íslands er enn fremur heimilt að miðla forsjárupplýsingum barna til annarra aðila sem starfa sinna vegna þurfa slíkar upplýsingar enda uppfylli vinnslan þau skilyrði sem sett eru í lögum nr. 90/2018, m.a. varðandi upplýst samþykki.

18. gr. a Dulið nafn og/eða lögheimili.

Einstaklingur getur óskað eftir því að ekki sé miðlað upplýsingum um nafn og/eða lögheimili/aðsetur hans úr þjóðskrá. Vernd getur, eftir atvikum, jafnframt náð til nánustu fjölskyldumeðlima viðkomandi sem eru á sama lögheimili. Þó er heimilt að miðla hinum duldu upplýsingum til opinberra aðila ef brýn ástæða er til. Einstaklingur sem með rökstuddum hætti óskar eftir vernd gegn miðlun nafns og/eða lögheimilis síns og fjölskyldu sinnar þarf að sýna fram á það með staðfestingu frá lögregluyfirvöldum að um sé að ræða slíka hættu að réttmætt sé og eðlilegt að nafn og/eða heimili hlutaðeigandi sé dulið í þjóðskrá.

Beiðni um dulið nafn og/eða lögheimili getur einnig komið frá lögregluyfirvöldum.

Í staðfestingu lögregluyfirvalda þarf að koma fram að viðkomandi sé í hættu, alvarleiki hættunnar og hvort vernd skuli ná yfir nafn og lögheimili eða hvort fullnægjandi vernd náist með duldu lögheimili eingöngu.

Þá þarf lögregla að meta og upplýsa Þjóðskrá Íslands hvort óhætt sé að upplýsingum um nafn og/eða lögheimili hlutaðeigandi, þrátt fyrir að það sé dulið, sé miðlað til skattayfirvalda og/eða annarra opinberra aðila svo sem Tryggingastofnunar ríkisins. Þjóðskrá Íslands hefur heimild til að verða við formlegri beiðni hlutaðeigandi um miðlun nauðsynlegra upplýsinga, t.d. til fjármálafyrirtækja eða annarra aðila, eftir atvikum.

Heimild fyrir að hafa nafn og/eða lögheimili/aðsetur dulið skal ekki vara lengur en þörf er á og getur aðeins gilt til eins árs í senn. Þannig fellur vernd niður að þeim tíma liðnum eða fyrr ef hættan er liðin hjá og tilkynning þess efnis berst Þjóðskrá Íslands frá hlutaðeigandi eða frá lögreglu.

Ef aðstæður eru enn með þeim hætti að skilyrði verndar sé uppfyllt, þarf beiðni um framlengingu, ásamt nauðsynlegum gögnum, að berast Þjóðskrá Íslands fyrir lok gildistíma verndar.

Nú berst Þjóðskrá Íslands ekki beiðni um framlengingu og skal þá nafn og/eða lögheimili/aðsetur hlutaðeigandi, miðlað að nýju. Þjóðskrá Íslands skal senda tilkynningu um niðurfellingu dulins nafns og/eða lögheimilis/aðseturs á pósthólf hlutaðeigandi á Ísland.is.

19. gr. Gildistaka.

Reglugerð þessi er sett með heimild í 23. gr. laga nr. 140/2019 um skráningu einstaklinga, og öðlast þegar gildi, að undanskilinni 17. gr. sem tekur gildi þann 1. júní 2022.