Fjársýslan (Innkaup)

Gagnvirkt innkaupakerfi

Gagnvirkt innkaupakerfi er aðgengilegt öllum hæfum seljendum.

Leit í samningakerfi

Í gagnvirku innkaupaferli eru innkaupin gerð í tveimur skrefum. Fyrst eru hæfir seljendur valdir inn í kerfið og í framhaldinu eru verk, þjónusta eða vörur boðin út meðal þeirra.

Gagnvirkt innkaupakerfi er líka þekkt sem DPS, sem stendur fyrir “Dynamic Purchasing System”.

Tvær tegundir

Innkaupakerfi sem er gert fyrir hönd einstakra kaupenda.
Miðlægt innkaupakerfi sem Fjársýslan gerir fyrir hönd margra kaupenda. A-hluta stofnanir ríkisins eru bundnar þeim samningum.

Farið er eftir almennu innkaupaferli Fjársýslunnar. Innkaupaferlið skiptist í greiningu, undirbúning útboðsgagna, útboð og samningsstjórnun.

Skilyrði fyrir vali

Áður en kerfið er boðið út verður kaupandi að tilgreina skilyrðin eða reglurnar sem verða notaðar til að velja hæfa þátttakendur. Þetta er gert í útboðsgögnunum.

Kerfið auglýst

Auglýsa skal gagnvirkt innkaupakerfi með áberandi hætti á utbodsvefur.is og ef kostnaðaráætlun fer yfir ákveðna viðmiðunarfjárhæð á TED, auglýsingavettvangi Evrópusambandsins til að allir áhugasamir seljendur geti tekið þátt.

Í auglýsingunni skulu koma fram nægilega miklar upplýsingar til að seljendur geti tekið afstöðu til þess hvort þau hyggist taka þátt í innkaupakerfinu.

Flokkar

Heimilt er að skipta gagnvirku innkaupakerfi niður í flokka. Þá verður að tilgreina gildandi valforsendur fyrir hvern flokk.

Dæmi: Ef gagnvirkt innkaupakerfi er sett á laggirnar utan um hýsingu og rekstur hugbúnaðar er hægt að skipta kerfinu í tvo flokka: Umhverfi og auðlindir annars vegar og sérfræðiþjónusta hins vegar. Þetta eru tveir ólíkir flokkar með ólíkum forsendum.

Hverjir kaupa inn samkvæmt rammasamningi?

Hér á landi verða stofnanir sem eru fjármagnaðar af skatttekjum að stærstum hluta að kaupa inn eftir samningum Fjársýslunnar. Dæmi eru framhaldsskólar, háskólar, sjúkrahús, heilbrigðisstofnanir, sýslumannsembætti og lögreglustjóraembætti.

Sjá nánar Er ég aðili að samningum Fjársýslunnar?

Innkaup

Innkaup fara fram með lokuðu útboði. Kaupandi verður að auglýsa innkaup meðal seljenda innan kerfisins og veita ítarlegar upplýsingar um innkaupin, þar með talið eðli, magn og tæknilegar upplýsingar.

Tilboð fyrir einstök innkaup

Kaupandi skal gefa seljendum innan kerfisins kost á að leggja fram tilboð fyrir hver einstök innkaup. Seljendum skal gefinn að minnsta kosti tíu almanaksdaga frestur til að leggja fram tilboð sitt.

Val á tilboðum

Val á tilboðum skal grundvallast á þeim forsendum sem tilgreindar eru í útboðsauglýsingu.

Ferlið við innkaup

Verkbeiðni er send til Fjársýslunnar.
Farið er eftir almennu innkaupaferli Fjársýslunnar. Innkaupaferlið skiptist í greiningu, undirbúning útboðsgagna, útboð og samningsstjórnun. Í þessu tilfelli er búið að ákveða innkaupaferlið sem er lokað útboð, án forvals.
Samningar eru gerðir við þá seljendur sem bjóða hagkvæmast miðað við valforsendur hverju sinni. Þá tekur við samningsstjórnun.

Senda verkbeiðni til Innkaupasviðs Fjársýslunnar

Kostir gagnvirks innkaupakerfis

Seljendur geta ávallt sótt um aðild á samningstíma og opið er fyrir nýjungar á markaði.
Breytilegar valforsendur og tæknilýsingar. Kaupandi getur fundið rétta seljendur vegna sveigjanleika kerfisins.
Styttri undirbúningstími. Samkeppni innan samnings er fljótlegri og auðveldari en á opnum markaði.
Kröfur og aðferðarfræði óskilgreind.
Innkaup ráðast alfarið að þörfum kaupanda á hverjum tíma. Hagstæðir samningsskilmálar fyrir viðskiptavini og stuðningur við birgjaumsýslu.
Ótakmarkaður fjöldi seljenda og breiður samkeppnisgrundvöllur.

Þjónustuaðili