Tími starfsfólks sem varið er í ferðir, til annars áfangastaðar en fastrar eða hefðbundinnar starfsstöðvar, í því skyni að inna af hendi störf eða skyldur á öðrum stað, að kröfu vinnuveitanda, telst vinnutími í skilningi laga um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum, sjá 1. tl. 52. gr. að ákveðnum skilyrðum uppfylltum.
Ferðir til og/eða frá fastri eða hefðbundinni starfsstöð telst aftur á móti ekki til vinnutíma.
Með fastri eða hefðbundinni starfsstöð er átt við vinnustað þar sem vinna fer að jafnaði fram. Vinnustaður á að vera skilgreindur í ráðningarsamningi líkt og fram kemur í reglum um form ráðningarsamninga og um skyldu til að upplýsa starfsmenn um ráðningarkjör. Í einhverjum tilvikum er starfsfólk ráðið á fleiri en einn vinnustað og skal þá tilgreina þá sérstaklega í ráðningarsamningi.
Samkvæmt 17. gr. starfsmannalaga ákveður forstöðumaður vinnutíma starfsfólks sem starfar hjá stofnun að því marki sem lög og kjarasamningar leyfa.
Þegar ferðast er til annars áfangastaðar en fastrar eða hefðbundinnar starfsstöðvar, t.d. erlendis, á ferð að hefjast frá fastri eða hefðbundinni starfsstöð starfsfólks og ljúka þegar á dvalarstað er komið t.d. hótel og hefst þá hvíldartími. Í þeim tilvikum þegar starfsfólk fer í beinu framhaldi úr ferð í vinnu að kröfu vinnuveitanda eins og t.d. á fund, tekur vinnutími á öðrum forsendum við vinnutíma vegna ferðar. Ávallt þarf samanlagður tími að samræmast reglum um hámarksvinnutíma, sjá nánar leiðbeiningar um hvíldartíma. Sömu sjónarmið gilda þegar ferðast er heim þ.e. ferðatími hefst þegar lagt er af stað frá dvalarstað, t.d. hóteli og lýkur þegar á fasta eða hefðbundna starfsstöð er komið. Í undantekningartilvikum er hægt að gera samkomulag um að ferð hefjist eða ljúki á öðrum stað eins og t.d. á heimili starfsfólks.
Ferð telst ekki farin að kröfu vinnuveitanda óski starfsfólk sjálft eftir því að fara á t.d. ráðstefnu eða námskeið innanlands eða utan. Þetta er óháð því hvort ráðstefnan eða námskeiðið komi til með að nýtast starfsfólki í störfum og hvort það hafi fengið launað leyfi til að fara í ferðina eða hvort ferðin sé styrkt af stéttarfélagi.
Stjórnendur bera ábyrgð á að skipuleggja ferð og kynna ferðatilhögun fyrir starfsfólki áður en ferð hefst.
Í ferðatilhögun skal koma fram hvar og hvenær ferðin, til annars áfangastaðar en fastrar eða hefðbundinnar starfsstöðvar, hefst og hvar og hvenær henni lýkur. Einnig skal koma fram hver dvalarstaður starfsmanns sé á áfangastað t.d. hótel.
Stjórnanda er óheimilt að ákveða vinnutíma starfsfólks með öðrum hætti en fram kemur í ákvæðum um vinnutíma í lögum og kjarasamningum, jafnvel þó hlutaðeigandi starfsmaður óski þess.
Komi til millilendingar á ferð til eða frá áfangastaðar og tengiflug er ekki í beinu framhaldi þarf að tilgreina í ferðatilhögun hvernig fara eigi með tíma á milli flugferða. Þurfi starfsmaður að gista á milli flugferða, vegna hvíldartímareglna, telst viðkomandi vera kominn í hvíld þegar komið er á dvalarstað þar sem millilending á sér stað. Ferðatími hefst síðan á ný frá umræddum dvalarstað þegar haldið er áfram til þess áfangastaðar sem förinni var upphaflega heitið.
Vinnutíma skal haga þannig að á 24 stunda tímabili fái starfsmaður a.m.k. 11 klst. samfellda hvíld (daglegur hvíldartími). Meginreglan er að slíkur hvíldartími skuli veittur strax í beinu framhaldi af vinnulotu. Óheimilt er að skipuleggja vinnu þannig að vinnutími á 24 klst. tímabili fari umfram 13 klst.
Samkvæmt lögum og kjarasamningum gilda strangar reglur um vinnutíma og hvíldartíma starfsfólks. Frá þeim reglum má ekki víkja nema í undantekningartilvikum. Stjórnanda er því óheimilt að ákveða vinnutíma starfsfólks með öðrum hætti en reglurnar leyfa, jafnvel þó hlutaðeigandi starfsmaður óski þess.
Reglur um hvíldartíma eiga t.d. ekki við um æðstu stjórnendur sem stýra vinnutíma sínum sjálfir eins og t.d. forstöðumenn ríkisstofnana.
Vinnutíma á ferðum á vegum vinnuveitenda skal skrá í viðverukerfi stofnunar. Hægt er að skrá vinnutíma vegna ferðatíma sérstaklega með sér merkingu. Þannig yrði sá tími aðgreindur frá annarri skráningu og betra fyrir stofnanir að hafa yfirsýn yfir þann tíma sem fer í ferðir starfsfólks.
Í Vinnustund eru leiðbeiningar um skráningu vinnutíma.
Fyrir skipulag ferðar skal skoða hvort ferðatími falli utan eða innan hefðbundins vinnutíma.
Stofnanir þurfa þannig að taka afstöðu til þess hvort greiða eigi sértaklega fyrir vinnutíma skv. kjarasamningi, t.d. í formi yfirvinnu, vegna ferðatíma til og frá áfangastaðar annars en fastrar eða hefðbundinnar starfsstöðvar.
Samkvæmt kjarasamningum er yfirvinna sú vinna sem fer fram utan tilskilins daglegs vinnutíma eða vaktar starfsmanns. Einnig vinna sem unnin er umfram vikulega vinnutímaskyldu þótt á dagvinnutímabili sé. Fjallað er um yfirvinnu í kafla 2.3. í kjarasamningi og um yfirvinnukaup í gr. 1.5.
Greiðsla yfirvinnu kemur ekki til álita nema um umfram vinnuskyldu samkvæmt ráðningarsamningi sé að ræða.
Ef starfsmaður er t.d. með sérstakt samkomulag um fasta yfirvinnutíma eða önnur laun (t.d. ekki á tímamældu yfirvinnukaupi) þarf að taka afstöðu til þess hvort þeir tímar sem fara í ferðina rúmist innan þess samkomulags. Þannig á starfsfólk ekki rétt á tvígreiðslu.
Í flestum kjarasamningum (yfirleitt ákvæði 2.3.8 ) er heimild að gera samkomulag um frí í stað yfirvinnu á þann hátt að yfirvinnutímar komi til uppsöfnunar og frítöku á dagvinnutímabili en yfirvinnuálagið er greitt við næstu reglulegu útborgun. Samkomulag skal vera um töku frísins og það skipulagt þannig að sem minnst röskun verði á starfsemi stofnunar.
Þá er einnig að finna heimild í ákveðnum kjarasamningum (sem undirritaðir hafa verið árið 2024) um gerð samkomulags milli aðila um að veita 1,62 klst. í frí í dagvinnu fyrir hvern yfirvinnutíma og fellur þá greiðsla yfirvinnukaups niður enda kemur hún í stað unninnar yfirvinnustundar.
Í flestum kjarasamningum (yfirleitt ákvæði 5.5.1) er mælt fyrir um greiðslu óhagræðisálags vegna ferða erlendis. Álagið er til að koma til móts við óhagræði sem getur fylgt því að þurfa að fara í flug á ákveðnum tíma.
Óhagræðisgreiðslur þessar eru ótengdar mögulegum greiðslum vegna vinnutíma umfram vinnuskyldu.
