Á lausnartíma og í launuðu námsleyfi eru yfirleitt greidd dagvinnulaun og því ávinnst orlof af þeim.

Í orlofslögum er fjallað um rétt til orlofstöku og rétt til orlofslauna. Orlofsrétturinn er því tvískiptur:
• réttur starfsmanns til orlofstöku
• réttur starfsmanns til launa í orlofi (orlofslauna og/ eða orlofsfjár)

Sem dæmi má nefna að ef starfsmaður ræður sig til starfa hjá nýjum vinnuveitanda 1. maí á hann ekki rétt á að fá greitt orlof hjá nýja vinnuveitandanum um sumarið. Hann á aftur á móti rétt á ólaunuðu orlofi í allt að 30 daga. Það þýðir að hann á rétt á launalausu orlofi hjá nýja vinnuveitandanum enda á hann að hafa fengið greidd orlofslaun við starfslok hjá fyrri vinnuveitanda.

Tímabil sumarorlofs er frá 1. maí til 15. september.

Starfsfólk á rétt á að fá allt að 30 daga orlof, þar af 15 daga samfellda, á sumarorlofstímabilinu.

Yfirmaður ákveður, í samráði við starfsfólk, hvenær orlof skuli veitt. Yfirmanni er skylt að verða við óskum starfsfólks um orlofstöku enda verði því við komið vegna starfsemi stofnunar. Við skipulagningu orlofs skulu upplýsingar um stöðu þegar áunnins og ótekins orlofs vera starfsfólki aðgengilegar.

Ákvörðun um sumarorlof skal liggja fyrir eigi síðar en 31. mars og tilkynnt starfsmanni með sannanlegum hætti, svo sem í tímaskráningarkerfi stofnunar.

Samkvæmt 3.mgr. 11. greinar starfsmannalaganna er starfsfólki skylt að taka orlof.

Þegar fjallað er um tiltekið orlofsár í tengslum við ávinnslu orlofs er það til aðgreiningar stundum kallað orlofsávinnsluár. Af sömu ástæðu er stundum talað um orlofstökuár þegar fjallað er um tiltekið orlofsár í tengslum við töku orlofs.

Orlofstaka á uppsagnarfresti

Komi til uppsagnar frá störfum og uppsagnarfrestur er að einhverju eða öllu leyti á sumarorlofstímabili, þarf að huga sérstaklega að því hvernig fara beri með gjaldfallið orlof. Sé uppsagnarfrestur 3 mánuðir eða skemmri þykir íþyngjandi fyrir starfsmann að vera gert að taka orlof sitt á uppsagnarfresti. Í slíkum tilvikum er því nauðsynlegt að afla samþykkis starfsmanns sé ætlunin sú að fella orlofstöku hans inn í uppsagnarfrestinn. Samþykki starfsmaður ekki slíka tilhögun á hann rétt á því að fá orlofið gert upp við starfslok.

Rétt er að taka fram að oft er það bæði hagur stofnunar og starfsmanns að orlofstakan sé felld inn í uppsagnarfrestinn. Eftir sem áður er mælt með því að slík tilhögun sé staðfest skriflega þannig að samþykki starfsmanns liggi fyrir með ótvíræðum hætti.

Orlof hálfan daginn eða hluta úr degi

Orlof er mælt í vinnuskyldustundum og er því mögulegt að taka orlof hluta úr degi. Almenna reglan er sú að miða ekki við minna orlof en hálfan dag í senn. Hver stofnun getur þó sett sér reglur þar um.

Óski yfirmaður þess að starfsfólk taki orlof eða hluta þess utan sumarorlofstímabilsins lengist sá hluti orlofsins um 25%. Forsendur þess eru þó þær að fyrir liggi skrifleg beiðni yfirmanns.

Lenging reiknast ekki á orlof þegar það er greitt við starfslok (orlofsuppgjör).

Gjaldfallið orlof frá árinu á undan fær ekki lengingu, sé það tekið á sumarorlofstímabili.

Við talningu orlofs utan sumarorlofstímabils skal ekki breyta orlofsinneign heldur margfalda vinnuskyldustundir orlofstökunnar með 0,8.

Dæmi:
Dagvinnumaður á ótekið 32 stunda orlof.

Hann tekur orlof í eina viku að vetrarlagi að beiðni yfirmanns.

Starfsmaðurinn á rétt á 40 stunda orlofi (32*1,25 = 40), þar sem áunnið orlof (32 stundir) lengist um 25% þar sem það er tekið að beiðni yfirmanns utan sumarorlofstímabilsins.

Ótekið orlof = 32 stundir (80%)
25% lenging = 8 stundir (20%)

Samtals: 40 stundir eða 5 dagar (40/8=5).

Í Vinnustund er ótekið orlofið skráð með lengingu.

Á fjarvistarskrá er orlofið skráð sem 0,8 dagar í 5 daga.

Óheimilt er að flytja orlof á milli ára samkvæmt orlofslögum og kjarasamningum (sjá grein 4.6.1 í flestum kjarasamningum). Þar af leiðandi fyrnist ótekið orlof þann 30. apríl ár hvert. Í kjarasamningum er kveðið á um eftirfarandi undantekningar (sjá grein 4.6.2. í flestum kjarasamningum):

• Starfsmaður tekur ekki orlof eða hluta af orlofi að skriflegri beiðni yfirmanns, enda hefur starfsemin ekki gefið kost á því að starfsmaður geti tekið orlof fyrir 1. maí og ekki mögulegt að nýta ónýtta orlofsdaga fyrir þann tíma.

• Starfsmaður er í fæðingar- eða foreldraorlofi 30. apríl eða lýkur því fyrir þann tíma og honum hefur ekki verið gefinn kostur á að taka orlof vegna starfseminnar fyrir 1. maí. Í því tilviki er heimilt, með skriflegri beiðni yfirmanns, að flytja orlofsdaga til næsta orlofsárs. (Á jafnframt við um sorgarleyfi skv. lögum nr. 77/2022).

• Veikist starfsmaður  í orlofi eða getur ekki farið í orlof á þeim tíma sem vinnuveitandi hefur ákveðið vegna veikinda skal orlofið ákveðið í samráði við yfirmann eins fljótt og unnt er eftir að veikindum lýkur. Hafi starfsemin ekki gefið kost á því að starfsmaðurinn geti tekið orlof fyrir 1. maí vegna veikindanna er heimilt að flytja orlofið yfir á næsta orlofsár, sbr. 6. gr. orlofslaga nr. 30/1987 og grein 4.6.3 í kjarasamningi.

Uppsafnað orlof getur aldrei orðið meira en 60 dagar (480 klst. miðað við 40 stunda vinnuviku), sem þýðir að heimilt er að hámarki að flytja 30 daga (240 klst. miðað við 40 stunda vinnuviku) milli orlofsára. Orlof sem flutt er milli orlofsára fellur niður að loknu því orlofsári sem það er flutt yfir á.

Stofnanir eru hvattar til að búa sér til sitt verklag um flutning orlofs til þess að ákvarðanir um flutning orlofs séu réttmætar og jafnræðis sé gætt á meðal starfsfólks.

Mikilvægt er að hafa í huga að þar sem flutningur orlofs á milli orlofsára er undantekning frá laga- og kjarasamningsákvæði ber að skýra undanþágur frá ákvæðinu þröngt.

Unnt er að nálgast eyðublað fyrir skriflega beiðni yfirmanns og samkomulag um flutning orlofs á milli orlofsára.

Eyðublaðinu er ætlað að auðvelda stofnunum að halda utan um flutning orlofs og fylgja eftir kröfu kjarasamningsákvæðisins um að hafa beiðni yfirmanns skriflega.

Forsenda flutnings orlofs er að yfirmaður og starfsmaður ákveði hvenær hið flutta orlof skuli tekið og að það skuli ákveðið eins fljótt og unnt er frá gerð þessa samkomulags og starfsmanni verði gert skylt að leggja fram óskir um tilhögun orlofs.

Mikilvægt er að hafa í huga skyldur yfirmanns til að skipuleggja sumarorlof fyrir 31. mars nema sérstakar aðstæður hamli (oftast í grein 4.5.1.).