Að starfsfólk verði sannanlega fyrir tjóni á algengum nauðsynlegum fatnaði eða munum sem það notar í vinnunni, til dæmis úri, gleraugum. Reiðufé, debet- eða kreditkort teljast ekki til muna sem starfsfólk notar í vinnunni. Það sama á almennt við um einkabifreið.

Að tjónið eða óhappið hafi átt sér stað á vinnustað. Til vinnustaðar starfsfólks telst föst starfsstöð sem og aðrar þær starfsstöðvar eða aðstæður sem fólk dvelur í við störf sín, þar á meðal í erindagjörðum á vegum stofnunar.

Að tjónið hafi sannanlega ekki átt sér stað vegna gáleysis eða hirðuleysis viðkomandi starfsfólks. Aftur á móti fellur hér undir tjón vegna gáleysis eða hirðuleysis annarra, svo sem samstarfsfólks eða viðskiptavina/skjólstæðinga stofnunar. Tjón sem unnin eru af ásetningi, svo sem skemmdarverk eða þjófnaður, teljast ekki til óhappa.

Áður en ákveðið er hvort tjón á persónulegum munum verði bætt, er rétt að kalla eftir ítarlegri atvikalýsingu frá starfsmanni og staðfestingu næsta yfirmanns. Þegar staðfest atvikalýsing liggur fyrir, skal meta hvort skilyrðin þrjú séu uppfyllt.

Varðandi fjárhæð bóta er rétt að afla upplýsinga um hvað sambærilegur fatnaður eða hlutur kostar nýr. Í því sambandi þarf eftir atvikum að leita upplýsinga hjá fleiri verslunum en einni séu ástæður taldar til verðsamanburðar. Þegar þannig hefur fengist nokkuð öruggur bótagrunnur hefur þótt rétt að lækka fjárhæðina um 20% eða meira í þeim tilvikum þegar um mjög dýran fatnað eða hlut er að ræða.