SAMÞYKKT
fyrir Byggðasafn Árnesinga bs.

1. Almennt um byggðasamlagið.

1.1 Aðildarsveitarfélög, varnarþing o.fl.

Byggðasafn Árnesinga bs. er byggðasamlag sveitarfélaga í Árnessýslu í samræmi við 94. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011. Byggðasamlagið er stofnað vegna reksturs aðildarsveitarfélaganna á sameiginlegu byggðasafni.

Heimilisfang byggðasamlagsins er að Eyrargötu 50 á Eyrarbakka og er varnarþing byggðasamlagsins í þinghá Héraðsdóms Suðurlands á Selfossi.

Eftirtalin sveitarfélög eiga aðild að byggðasamlaginu:

Bláskógabyggð,

Flóahreppur,

Grímsnes- og Grafningshreppur,

Hrunamannahreppur,

Hveragerðisbær,

Skeiða- og Gnúpverjahreppur,

Sveitarfélagið Árborg og

Sveitarfélagið Ölfus.

1.2 Verkefni byggðasamlagsins.

Byggðasamlagið starfar í umboði aðildarsveitarfélaganna að rekstri Byggðasafns Árnesinga sem er viðurkennt safn samkvæmt safnalögum nr. 141/2011 og skal starfa í samræmi við ákvæði laganna. Safnið skal ekki rekið í hagnaðarskyni og skilyrt er að arður af starfsemi safnsins skal ganga til safnsins sjálfs.

Hlutverk Byggðasafns Árnesinga er í meginatriðum:

1. Að safna, skrá, varðveita, forverja og rannsaka minjar um byggða-, menningar- og atvinnusögu Árnessýslu og kynna þær almenningi á auglýstum opnunartíma safnsins og/eða með sýningum annars staðar.
2. Að leggja áherslu á söfnun og varðveislu muna, sem telja má einkennandi eða hafa sögulegt gildi fyrir Árnessýslu. Þessa muni skal kynna á sýningum safnsins og í gagnagrunninum Sarpi.

Að öðru leyti skal Byggðasafn Árnesinga starfa samkvæmt ákvæðum þeirra laga sem um starfsemina gilda á hverjum tíma s.s. safnalaga, og fylgja reglugerðum og reglum sem grundvallast á þeim lögum samhliða þeirri stefnu sem stjórn markar hverju sinni. Starfsemi safnsins skal vera í samræmi við siðareglur alþjóðaráðs safna, ICOM.

2. Eignarhluti, ábyrgðir og heimildir til að skuldbinda aðildarsveitarfélög.

2.1 Eignarhluti aðildarsveitarfélaga.

Eignarhluti hvers aðildarsveitarfélags í byggðasamlaginu skiptist innbyrðis í hlutfalli við íbúafjölda hvers sveitarfélags, sbr. upplýsingar frá Hagstofu Íslands, miðað við fjölda íbúa 1. janúar ár hvert.

2.2 Ábyrgð aðildarsveitarfélaga.

Aðildarsveitarfélögin bera einfalda ábyrgð á fjárhagslegum skuldbindingum byggðasamlagsins í samræmi við eignarhluta sinn en innbyrðis skiptist ábyrgðin í hlutfalli við íbúafjölda aðildarsveitarfélags sbr. upplýsingar frá Hagstofu Íslands.

2.3 Heimildir til að skuldbinda aðildarsveitarfélög.

Byggðasamlaginu er óheimilt að skuldbinda aðildarsveitarfélögin umfram það sem fram kemur í samþykkt þessari, það sem samþykkt hefur verið á aðalfundi og staðfest er af sveitarstjórnum aðildarsveitarfélaganna, eða sem kveðið er á um í samþykktri fjárhagsáætlun eða viðauka við fjárhagsáætlun byggðasamlagsins.

3. Um aðalfundi, aukaaðalfundi og kosningu stjórnar.

3.1 Almennt um reglulega aðalfundi og aukaaðalfundi.

Aðalfund byggðasamlagsins (haustfund) skal halda fyrir 10. október ár hvert, að jafnaði í tengslum við ársfund héraðsnefndar Árnesinga.

Aukaaðalfund skal halda fyrir 1. júní ár hvert (vorfundur) nema á kosningaári sveitarstjórna er heimilt að halda vorfundinn eftir kosningar. Á kosningaári sveitarstjórna skal halda aukaaðalfund að loknum kosningum og skal sá fundur boðaður af stærsta aðildarsveitarfélaginu til þess að kjósa nýja stjórn fyrir byggðasamlagið. Fundurinn skal haldinn eigi síðar en 10. júlí á kosningaári.

Á öðrum tímum er heimilt að boða til aukaaðalfunda byggðasamlagsins hvenær sem er, eftir þörfum. Aukaaðalfund skal boða, ef þörf krefur að mati stjórnar byggðasamlagsins, eða ef þriðjungur aðildarsveitarfélaga krefst þess skriflega við formann stjórnar byggðasamlagins.

Fundarboð, fundarstjórn og formlegur undirbúningur aðalfunda og aukaaðalfunda byggðasamlagsins er í höndum formanns stjórnar byggðasamlagsins og/eða varaformanns.

Sömu reglur gilda um aukaaðalfundi og reglulega aðalfundi nema annað sé sérstaklega tekið fram í samþykkt þessari. Aðalfundur mótar stefnu byggðasamlagsins í samræmi við þau lög og þær reglugerðir sem starfsemi byggðasamlagsins byggist á og ákveður forgangsröðun verkefna.

3.2 Fulltrúar aðildarsveitarfélaga á aðalfundi og áheyrnarfulltrúar.

Hvert aðildarsveitarfélag skal tilnefna sína fulltrúa til setu á aðalfundi/aukaaðalfundi byggðasamlagsins sem fara með atkvæðarétt aðildarsveitarfélags á fundunum. Þá skal aðildarsveitarfélag tilnefna jafnmarga fulltrúa til vara sem taka sæti aðalfulltrúa sveitarfélagsins á aðalfundi/aukaaðalfundi, í þeirri röð sem þeir eru kjörnir, ef aðalfulltrúar forfallast.

Fjöldi fulltrúa frá hverju aðildarsveitarfélagi byggðasamlagsins á aðalfundi og aukaaðalfundi byggðasamlagsins fer eftir íbúafjölda og skal þannig hvert aðildarsveitarfélag fá einn fulltrúa fyrir hvert byrjað 1.000 íbúa miðað við 1. janúar þess árs sem fundur er haldinn. Aðildarsveitarfélag sem hefur 1.000 íbúa eða færri fær einn fulltrúa og aðildarsveitarfélag sem hefur 1.001 íbúa fær tvo fulltrúa o.s.frv. Hver fulltrúi aðildarsveitarfélags fer með eitt atvæði á aðalfundi/aukaaðalfundi. Auk þess hafa aðildarsveitarfélög með íbúafjölda undir 1.000 heimild til að tilnefna einn áheyrnarfulltrúa með málfrelsi og tillögurétt. Skal sá fulltrúi vera aðalmaður í sveitarstjórn.

Fulltrúar aðildarsveitarfélaga á aðalfundum/aukaaðalfundum byggðasamlagsins geta verið eftirtaldir: framkvæmdastjórar aðildarsveitarfélaga, aðalmenn í sveitarstjórnum aðildarsveitarfélaga og varamenn þeirra. Sveitarstjórnarmaður missir hæfi sitt til þess að vera fulltrúi aðildarsveitarfélags á næsta aðalfundi/aukaaðalfundi eftir að hann hættir setu í sveitarstjórn aðildarsveitarfélags eða missir sæti sem varamaður í sveitarstjórn. Framkvæmdastjóri aðildarsveitarfélags missir hæfi sitt til þess að vera fulltrúi á næsta aðalfundi/aukaaðalfundi eftir að hann lætur af störfum sem framkvæmdastjóri aðildarsveitarfélags.

Stjórnarmönnum byggðasamlagsins og framkvæmdastjórum aðildarsveitarfélaganna er heimilt að sitja aðalfundi og aukaaðalfundi en hafa eingöngu málfrelsi og tillögurétt en ekki atkvæðarétt, nema að þeir séu jafnframt kjörnir fulltrúar til setu á fundinum.

Stjórn er heimilt að bjóða til aðalfundar/aukaaðalfundar sérfræðingum og öðrum aðilum vegna tiltekinna mála/verkefna byggðasamlagsins.

3.3 Kosning stjórnar byggðasamlagsins og starfstími.

Aðildarsveitarfélögin kjósa þriggja manna kjörnefnd sem gerir tillögu til aðalfundar/aukaaðalfundar um hvernig stjórn byggðasamlagsins skuli skipuð. Kjörnefndin skal skipuð þremur fulltrúum, að jafnaði einum fulltrúa frá Sveitarfélaginu Árborg, einum fulltrúa frá uppsveitum og Flóa og einum fulltrúa frá Hveragerðisbæ og Sveitarfélaginu Ölfusi.

Stjórn byggðasamlagsins skal kosin á aðalfundi/aukaaðalfundi og skal hún skipuð þremur aðalmönnum og þremur til vara. Varamaður skal kosinn sérstaklega fyrir hvern aðalmann og skal á aðalfundi/aukaaðalfundi jafnframt kjósa formann og varaformann stjórnar en nefndarmenn ákveða sjálfir hver skuli vera ritari. Kjörgengir í stjórn byggðasamlagsins eru aðalmenn í sveitarstjórnum aðildarsveitarfélaganna og framkvæmdastjórar aðildarsveitarfélaganna.

Stjórn byggðasamlagsins starfar frá því að hún er kjörin og fram að fyrsta aðalfundi/aukaaðalfundi eftir næstu sveitarstjórnarkosningar. Komi til þess að kjósa þurfi nýjan stjórnarmann/menn á kjörtímabili, s.s. vegna þess að stjórnarmaður missir kjörgengi sitt í stjórn eða lætur af starfanum af öðrum sökum, skal það gert á aðalfundi eða aukaaðalfundi byggðasamlagsins. Nýir stjórnarmenn starfa frá kjöri og fram að fyrsta aðalfundi/aukaaðalfundi eftir næstu sveitarstjórnarkosningar.

3.4 Fundarboð aðalfunda byggðasamlagsins.

Stjórn byggðasamlagsins ákveður dagskrá aðalfundar/aukaaðalfundar. Fundarboð og upplýsingar um dagskrá fundar skulu send aðildarsveitarfélögum með tölvupósti a.m.k. tveimur vikum fyrir fund og skal aðildarsveitarfélag staðfesta móttöku fundarboðs og tilkynna um nöfn aðal- og varafulltrúa sinna sem koma á fundinn, sbr. grein 3.2 í samþykkt þessari, að lágmarki einni viku fyrir fundinn. Fulltrúi aðildarsveitarfélags á aðalfund/aukaaðalfund skal tilkynna um forföll til formanns stjórnar byggðasamlagsins svo fljótt sem verða má og boða varamann í sinn stað til setu á fundinum.

Fundargögn og aðrar upplýsingar skal senda fundarmönnum með a.m.k. þriggja daga fyrirvara. Enga ályktun eða tillögu má bera upp til samþykktar á aðalfundi/aukaaðalfundi, nema hún hafi verið kynnt á dagskrá sem send er með fundarboði eða ef samþykkt er á fundi, af öllum fundarmönnum, að slík tillaga verði borin upp og afgreidd.

Aðalfundir og aukaaðalfundir geta verið fjarfundir ef slíkt kemur fram í fundarboði. Þá geta einstakir fundarmenn óskað eftir því að mæta til fundar í gegnum fjarfundarbúnað ef sérstakar ástæður eru fyrir því að þeir geta ekki mætt til fundar á fundarstað. Um framkvæmd fjarfunda gildir auglýsing ráðherra, sbr. 2. mgr. 19. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011.

Aðalfundur eða aukaaðalfundur skal setja sérstök aðalfundarsköp byggðasamlagsins sem gilda skulu fyrir aðalfundi og aukaaðalfundi.

3.5 Dagskrá aðalfundar að hausti (haustfundar) og fundargögn.

Á aðalfundi að hausti skal samkvæmt ákvörðun stjórnar taka fyrir eftirfarandi mál auk annarra mála:

1. Tillaga að fjárhagsáætlun fyrir komandi rekstrarár.
2. Tillaga að gjaldskrá fyrir komandi rekstrarár.
3. Tillaga að viðauka við fjárhagsáætlun yfirstandandi árs, ef þörf er á.
4. Tillaga að breytingum á samþykktum byggðasamlagsins, ef þörf er á. Breytingar á samþykktum byggðasamlagsins þarfnast samþykkis 2/3 hluta atkvæða.
5. Fundargerðir stjórnar lagðar fram til kynningar.
6. Kosning stjórnar, ef þörf er á.
7. Kosning löggilts endurskoðanda, ef þörf er á.
8. Tillögur og ályktanir sem aðildarsveitarfélögin vilja bera upp. Tillögur og ályktanir sem aðildarsveitarfélögin vilja bera upp á haustfundi til afgreiðslu skulu sendar stjórn byggðasamlagsins a.m.k. þremur vikum fyrir aðalfund/aukaaðalfund.
9. Önnur mál.

Fundargögn vegna þeirra mála sem fyrirhugað er að taka fyrir á haustfundi skulu send fundarmönnum með a.m.k. þriggja daga fyrirvara fyrir fund.

Þegar fjárhagsáætlun byggðasamlagsins hefur verið afgreidd og samþykkt skal hún send til aðildarsveitarfélaganna og hljóta sömu meðferð og fjárhagsáætlanir sveitarfélaganna. Það sama gildir um viðauka við fjárhagsáætlun byggðasamlagsins. Um fjárhagsáætlun og viðauka við hana gilda ákvæði 62. og 63. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011. Þegar breytingar á samþykktum byggðasamlagsins hafa verið afgreiddar og samþykktar skal ný samþykkt send til aðildarsveitarfélaganna og hljóta sömu meðferð og breytingar á samþykktum sveitarfélaganna.

3.6 Dagskrá aukaaðalfundar að vori (vorfundur) og fundargögn.

Á aukaaðalfundi að vori skal samkvæmt ákvörðun stjórnar taka fyrir eftirfarandi mál auk annarra mála.

1. Skýrsla stjórnar um starfsemi liðins árs.
2. Ársreikningur síðasta rekstrarárs.
3. Tillaga að viðauka við fjárhagsáætlun yfirstandandi árs, ef þörf er á.
4. Tillaga að breytingum á samþykktum byggðasamlagsins, ef þörf er á. Breytingar á samþykktum byggðasamlagsins þarfnast samþykkis 2/3 hluta atkvæða.
5. Fundargerðir stjórnar lagðar fram til kynningar.
6. Kosning stjórnar, ef þörf er á.
7. Kosning löggilts endurskoðanda, ef þörf er á.
8. Tillögur og ályktanir sem aðildarsveitarfélögin vilja bera upp. Tillögur og ályktanir sem aðildarsveitarfélögin vilja bera upp á vorfundi til afgreiðslu skulu sendar stjórn byggðasamlagsins a.m.k. þremur vikum fyrir aðalfund/aukaaðalfund.
9. Önnur mál.

Fundargögn vegna þeirra mála sem fyrirhugað er að taka fyrir á aukaaðalfundi að vori skulu send fundarmönnum með a.m.k. þriggja daga fyrirvara fyrir fund.

Þegar viðauki við fjárhagsáætlun byggðasamlagsins hefur verið afgreidd og samþykkt skal hún send til aðildarsveitarfélaganna og hljóta sömu meðferð og fjárhagsáætlanir sveitarfélaganna. Um fjárhagsáætlun og viðauka við hana gilda ákvæði 62. og 63. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011. Þegar breytingar á samþykktum byggðasamlagsins hafa verið afgreiddar og samþykktar skal ný samþykkt send til aðildarsveitarfélaganna og hljóta sömu meðferð og breytingar á samþykktum sveitarfélaganna.

4. Um ályktunarhæfi aðalfundar/aukaaðalfundar, atkvæðagreiðslu og fundargerðir.

4.1 Ályktunarhæfi aðalfunda o.fl.

Aðalfundir/aukaaðalfundir byggðasamlagsins eru ályktunarhæfir hafi verið löglega til þeirra boðað, með nægum fyrirvara og ef meirihluti fulltrúa aðildarsveitarfélaga með atkvæðisrétt er mættur. Aðalfundir/aukaaðalfundir eru ekki ályktunarhæfir varðandi tillögur um breytingu á samþykkt þessari, um slit byggðasamlagsins eða breytingu á aðild sveitarfélaga byggðasamlagsins nema að a.m.k. ⅔ fundarmanna séu viðstaddir fundinn.

Á aðalfundi/aukaaðalfundi ræður einfaldur meirihluti atkvæða varðandi öll mál nema um samþykki tillagna er lúta að breytingu á samþykkt þessari, um slit byggðasamlagsins og um breytingu á aðild sveitarfélaga byggðasamlagsins en þá telst tillaga samþykkt ef ⅔ hlutar atkvæða falla með henni. Ef atkvæði falla jöfn er tillaga felld.

4.2 Fundargerðir.

Halda skal fundargerðir fyrir aðalfundi, aukaaðalfundi og stjórnarfundi byggðasamlagsins í samræmi við sveitarstjórnarlög nr. 138/2011 og leiðbeiningar ráðherra um ritun fundargerða sveitarstjórna sbr. 2. mgr. 19. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011. Fundargerðir aðalfunda, aukaaðalfunda og stjórnarfunda skulu ávallt sendar til stjórnarmanna byggðasamlagsins og aðildarsveitarfélaganna. Heimilt er að senda fundargerðirnar með rafrænum hætti.

5. Um stjórn, forstöðumann og annað starfslið.

5.1 Starf og ábyrgð stjórnar.

Stjórn fer með yfirstjórn alls reksturs safnsins og ber ábyrgð á allri starfsemi þess ásamt forstöðumanni. Stjórn fer með öll mál sem byggðasamlagið varða og markar því stefnu sem skal endurskoðuð á fjögurra ára fresti. Stjórn skal setja safninu starfsáætlun á ári hverju á grundvelli tillögu frá forstöðumanni. Stjórn og forstöðumaður bera ábyrgð á að reksturinn sé í samræmi við ákvæði sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, þ. á m. að meðferð fjármuna sé samkvæmt samþykktri fjárhagsáætlun fyrir byggðasamlagið eða samþykkts viðauka við hana.

5.2 Um stjórnarfundi.

Stjórnarfundi skal halda eftir þörfum eða að jafnaði 4 sinnum á ári. Forstöðumaður undirbýr og boðar stjórnarfundi í samráði við formann stjórnar en formaður getur jafnframt undirbúið og boðað stjórnarfundi án aðkomu forstöðumanns. Skylt er að boða til stjórnarfundar ef meirihluti stjórnar óskar eftir því. Heimilt er að boða á stjórnarfundi aðila sem hafa aðkomu að starfsemi byggðasamlagsins eða tilteknum verkefnum.

Stjórnarmenn skulu boðaðir á stjórnarfundi með skriflegu fundarboði með a.m.k. einnar viku fyrirvara en heimilt er að stytta fyrirvara ef upp kemur mál sem krefst skjótrar úrlausnar. Dagskrá fundarins auk fundargagna skal send stjórnarmönnum með tölvupósti eða með sannanlegum hætti með a.m.k. tveggja daga fyrirvara. Stjórnarmenn skulu staðfesta móttöku fundarboðs, dagskrár og fundargagna og tilkynna um forföll svo fljótt sem verða má. Forfallist aðalmaður á stjórnarfund skal hann boða varamann í sinn stað.

Stjórnarfundur er ályktunarhæfur ef löglega var til hans boðað og ef meirihluti stjórnar er mættur. Á stjórnarfundum ræður einfaldur meirihluti atkvæða og ef atkvæði falla jöfn er tillaga felld.

Stjórnarfundur getur verið fjarfundur ef slíkt kemur fram í fundarboði. Þá geta stjórnarmenn óskað eftir því að mæta til fundar í gegnum fjarfundarbúnað og ákveður formaður eða eftir atvikum sá sem boðar fund, hvort slíkt verði heimilað. Um framkvæmd fjarfunda gildir auglýsing ráðherra, sbr. 2. mgr. 19. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011.

5.3 Um forstöðumann.

Stjórn byggðasamlagsins ræður forstöðumann og veitir lausn frá starfi. Forstöðumaður er starfsmaður stjórnar og fer með framkvæmdastjórn byggðasamlagsins. Um starfssvið forstöðumanns fer skv. ákvörðun stjórnar og gildandi starfslýsingu. Þá ræður stjórn launakjörum forstöðumanns, í samræmi við kjarasamninga hverju sinni, og gerir við hann skriflegan ráðningarsamning. Forstöðumaður kemur fram fyrir hönd byggðasamlagsins og hefur prókúruumboð fyrir það. Stjórn getur veitt öðrum aðilum prókúruumboð.

Annað starfsfólk byggðasamlagsins, samkvæmt starfslýsingum, ræður forstöðumaður og veitir hann starfsfólki jafnframt lausn frá starfi. Heimild stjórnar þarf að liggja fyrir, ef um fjölgun stöðugilda er að ræða eða aðra breytingu á starfsemi safnsins og samþykkt aðalfundar og aðildarsveitarfélaga ef um útgjaldaaukningu er að ræða. Um starfskjör starfsmanna byggðasamlagsins fer samkvæmt ákvæðum kjarasamninga og ráðningarsamninga.

Forstöðumaður á sæti á aðalfundum, aukaaðalfundum og stjórnarfundum, ef hann er boðaður til fundar, með málfrelsi og tillögurétt en fer þó ekki með atkvæðarétt.

Forstöðumaður ber ábyrgð á að rekstur safnsins og starfsemi þess sé í samræmi við samþykkt þessa, siðareglur alþjóðaráðs safna, ICOM og að varðveisla muna sé með fullnægjandi hætti. Einnig ber forstöðumaður ábyrgð á því að ákvörðunum stjórnar og aðalfunda sé hrint í framkvæmd. Þá ber forstöðumaður ábyrgð á daglegum rekstri byggðasamlagsins og að hann sé í samræmi við ákvæði sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 og annarra laga sem um starfsemi safnsins gilda. Forstöðumaður skal á hverjum stjórnarfundi gera stjórn grein fyrir ráðstöfun fjár og fjárhagsstöðu byggðasamlagsins sem og veita allar þær upplýsingar um starfsemina sem stjórn óskar eftir.

6. Um fjármál og heimildir til samninga við einkaaðila og aðildarsveitarfélög.

6.1 Fjárhagsáætlun, framlög aðildarsveitarfélaga o.fl.

Forstöðumaður skal árlega vinna tillögu að fjárhagsáætlun byggðasamlagsins fyrir næsta ár og leggja fyrir stjórn, eigi síðar en 20. september. Þegar stjórn byggðasamlagsins hefur samþykkt tillögu að fjárhagsáætlun skal samþykkt tillaga að fjárhagsáætlun lögð fyrir reglulegan aðalfund (haustfund) hvers árs. Samþykki aðalfundur tillöguna skal henni vísað til sveitarstjórna aðildarsveitarfélaganna til samþykktar. Fjárhagsáætlun byggðasamlagsins skal hljóta sömu meðferð hjá sveitarstjórnum og fjárhagsáætlun sveitarfélags. Fjárhagsáætlun byggðasamlagsins telst ekki samþykkt fyrr en sveitarstjórnir allra aðildarsveitarfélaganna hafa samþykkt hana. Sveitarstjórnir skulu hafa lokið tveimur umræðum um fjárhagsáætlun byggðasamlagsins 15. desember ár hvert.

Framlög aðildarsveitarfélaganna til byggðasamlagsins skulu vera mánaðarleg eða eins og tilgreint er í fjárhagsáætlun/viðauka við fjárhagsáætlun byggðasamlagsins. Aðrar tekjur byggðasamlagsins eru styrkir og gjafir. Byggðasamlaginu er heimilt að afla annarra tekna í samræmi við lagaheimildir og gjaldskrá.

Byggðasamlagið má ekki taka við gjöfum sem fylgja kvaðir umfram þær kvaðir sem eru lögákveðnar nema að stjórn og aðalfundur/aukaaðalfundur samþykki slíkt.

Ákvarðanir um lántökur eða önnur mál er varða útgjöld umfram samþykkta fjárhagsáætlun byggðasamlagsins, þarfnast staðfestingar sveitarstjórna allra aðildarsveitarfélaganna í formi viðauka við fjárhagsáætlun.

Forstöðumaður ber ábyrgð á að samþykkt, starfsáætlunum og fjárhagsáætlun sé fylgt í starfsemi byggðasamlagsins.

Forstöðumaður hefur umsjón með bókhaldi byggðasamlagsins og skal hann láta vinna ársreikning fyrir byggðasamlagið á ári hverju í samræmi við ákvæði sveitarstjórnarlaga og gildandi laga hverju sinni um bókhald og ársreikninga. Ársreikningur byggðasamlagsins skal endurskoðaður af löggiltum endurskoðanda sem ráðinn er til starfsins. Ársreikningur skal lagður fyrir stjórn byggðasamlagsins á stjórnarfundi sem haldinn skal fyrir 15. mars ár hvert og senda hann til aðildarsveitarfélaganna til upplýsinga og kynningar, ásamt ársskýrslu um starfsemi byggðasamlagsins á liðnu ári. Ársreikning hvers árs og ársskýrslu skal leggja fram til kynningar á reglulegum aukaaðalfundi byggðasamlagsins að vori (vorfund).

6.2 Samningar við einkaaðila.

Byggðasamlaginu er heimilt að semja við einkaaðila, sbr. 100. gr sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, um framkvæmd á þjónustu og/eða önnur verkefni í tengslum við starfsemina. Samningur við einkaaðila samkvæmt framangreindu skal vera í samræmi við 2. mgr. 100. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 en samningurinn skal vera skriflegur og verkefnið afmarkað með skýrum hætti auk endurgjalds fyrir vinnuna. Áður en samningur er gerður skal áætlun um kostnað liggja fyrir í samþykktri fjárhagsáætlun byggðasamlagsins eða samþykktum viðauka við fjárhagsáætlun.

6.3 Samningar við aðildarsveitarfélög.

Byggðasamlaginu er heimilt að semja við einstök aðildarsveitarfélög eða samtök sveitarfélaga um umsjón afmarkaðra verkefna er tengjast þjónustu við byggðasamlagið, s.s. launavinnslu, bókhaldsþjónustu og/eða fjármálaumsýslu.

Byggðasamlaginu er jafnframt heimilt að semja við einstök aðildarsveitarfélög um tiltekin verkefni, eftir því sem aðalfundur ákveður.

7. Um aðild, úrgöngu og slit.

7.1 Aðild nýrra sveitarfélaga.

Þau sveitarfélög sem óska eftir aðild að Byggðasafni Árnesinga bs., geta keypt eignarhluta í byggðasamlaginu og skal eignarhlutinn miðaður við sömu reiknireglu og notuð er til að reikna út eignarhluta annarra aðildarsveitarfélaga. Fyrir eignarhlutann skal hið nýja aðildarsveitarfélag greiða sama hlutfall og eignarhlutanum nemur af nettóeignum byggðasamlagsins nema aðalfundur ákveði aðra skilmála. Safnmunir skulu almennt ekki metnir til eigna í þessu tilliti en þó skal tekið sérstakt tillit til fasteigna eftir ákvörðun aðildarsveitarfélaga. Fái fleiri sveitarfélög aðild að byggðasamlaginu, skulu viðeigandi breytingar gerðar á samþykkt þessari.

7.2 Úrganga aðildarsveitarfélaga.

Um úrgöngu aðildarsveitarfélags úr byggðasamlaginu fer samkvæmt ákvæðum sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, að því leyti sem ekki er kveðið á um annað í samþykkt þessari eða öðrum lögum. Óski aðildarsveitarfélag eftir því að ganga úr byggðasamlaginu skal samþykkt ákvörðun sveitarstjórnar viðkomandi aðildarsveitarfélags tilkynnt formanni stjórnar byggðasamlagsins með skriflegum og sannanlegum hætti, um leið og ákvörðun hefur verið tekin en eigi síðar en 1. febrúar þannig að unnt sé að taka tillöguna til afgreiðslu á vorfundi. Tilkynning um úrgöngu skal vera rökstudd og ástæður úrsagnarinnar tilgreindar.

Tilkynning um úrgöngu skal tekin fyrir á næsta stjórnarfundi eftir að hún berst formanni stjórnar og tilkynnt aðildarsveitarfélögunum. Stjórn byggðasamlagsins og aðildarsveitarfélögin skulu leita lausna þegar tilkynning kemur fram en ef samkomulag næst ekki um áframhaldandi aðild sveitarfélags skal úrgangan tekin fyrir á næsta aukaaðalfundi að vori (vorfundi) nema að samkomulag verði um annað. Tillaga um úrgöngu skal vera á dagskrá sem fylgir fundarboði aðalfundar/aukaaðalfundar.

Sveitarfélag sem hyggst ganga úr byggðasamlaginu skal taka þátt í starfi þess, greiða rekstrarkostnað og ber áfram ábyrgð á starfsemi byggðasamlagsins ásamt öðrum aðildarsveitarfélögum þar til úrganga hefur tekið gildi, sbr. neðangreint.

Við úrgöngu úr byggðasamlaginu á sveitarfélag engan endurkröfurétt vegna stofnkostnaðar eða annars kostnaðar sem það hefur lagt til starfsemi byggðasamlagsins. Sveitarfélag sem hyggst ganga úr byggðasamlaginu á ekki tilkall til afhendingar á safnmunum í eigu eða vörslu safnsins en aðildarsveitarfélögin geta samið um slíkt í samræmi við ákvæði safnalaga nr. 141/2011. Þá kemur ekki til endurgjalds vegna safnmuna til sveitarfélags sem gengur úr byggðasamlaginu þ.m.t. fasteigna sem teljast jafnframt til safnmuna. Fasteignir sem teljast til safnmuna eru þær eignir sem eru skráðar í skáningarkerfi viðkomandi safns og hafa varðveislugildi vegna sögu/hlutverks.

Ef byggðasamlagið á eignir umfram skuldir skulu þau sveitarfélög, sem eftir standa í byggðasamlaginu, greiða sveitarfélagi, sem gengur úr byggðasamlaginu, í samræmi við eignarhlut sveitarfélagsins sem gengur út, nettóhluta bókfærðra eigna samkvæmt síðasta birta ársreikningi byggðasamlagsins á því ári sem úrgangan tekur gildi. Sveitarfélögin greiða fyrir eignarhlutann í sömu hlutföllum og eignarhluti þeirra eykst um eftir formlega úrgöngu. Safnmunir eru ekki metnir til verðs og teljast ekki til eigna í þessu tilliti en fasteignir byggðasamlagsins eru hins vegar almennt taldar til eigna s.s. safnhús, geymslur o.s.frv. Fasteignir byggðasamlagsins sem teljast jafnframt til safnmuna skulu ekki metnar til verðs við uppgjör vegna úrgöngu aðildarsveitarfélags.

Sveitarfélagið sem gengur úr byggðasamlaginu ber einfalda ábyrgð á skuldbindingum byggðasamlagsins vegna þeirra skuldbindinga sem byggðasamlagið hefur undirgengist, þar til úrganga hefur tekið gildi.

Ef skuldir eru umfram eignir í byggðasamlaginu skal sveitarfélagið sem hyggst ganga úr byggðasamlaginu greiða til byggðasamlagsins fjárhæð sem nemur hluta aðildarsveitarfélagsins í skuldum í samræmi við eignarhluta gegn því að vera leyst úr ábyrgðum vegna þeirra skulda.

Úrganga úr byggðasamlaginu skal taka gildi við lok reikningsárs tveimur árum eftir aðalfundinn þegar tilkynning um hana var tekin fyrir með því skilyrði að viðkomandi sveitarfélag sé skuldlaust við byggðasamlagið. Eins og áður segir skal úrgöngusveitarfélagið leyst úr ábyrgðum vegna þeirra skulda sem það greiðir hlutdeild sína í, með samþykki viðkomandi kröfuhafa. Vegna óþekktra krafna og annarra skuldbindinga sem sérstaklega er samið um að sveitarfélagið greiði ekki hlutdeild sína í við úrgöngu, þá helst ábyrgð úrgöngusveitarfélagsins eftir úrgönguna. Eftir að úrganga hefur tekið gildi ber viðkomandi sveitarfélag ekki ábyrgð á þeim skuldbindingum sem byggðasamlagið undirgengst, nema um það sé sérstaklega samið og slíkt samþykkt af sveitarstjórn viðkomandi sveitarfélags.

7.3 Slit byggðasamlagsins.

Um slit byggðasamlagsins fer samkvæmt ákvæðum sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011, að því leyti sem ekki er kveðið á um annað í samþykkt þessari. Tillaga aðildarsveitarfélags um slit byggðasamlagsins þarf að berast formanni stjórnar byggðasamlagsins um leið og viðkomandi sveitarstjórn hefur samþykkt hana. Tillagan skal vera rökstudd og ástæður hennar tilgreindar. Tillagan skal tekin fyrir á næsta vorfundi ef hún berst fyrir 1. febrúar, en annars á haustfundi ef hún berst fyrir 1. júlí. Tillaga um slit byggðasamlagsins skal rædd á aðalfundi og atkvæði greidd um hana nema aðalfundur ákveði aðra málsmeðferð.

Tillaga um slit byggðasamlagsins skal tilgreind á dagskrá aðalfundar/aukaaðalfundar. Tillaga um slit byggðasamlagsins telst ekki samþykkt á aðalfundi/aukaaðalfundi nema hún sé samþykkt með a.m.k. 2/3 hluta atkvæða. Hljóti tillaga um slit byggðasamlagsins samþykki á aðalfundi/aukaaðalfundi byggðasamlagsins skal henni vísað til sveitarstjórna aðildarsveitarfélaganna til staðfestingar.

Aðildarsveitarfélögin þurfa að semja sín á milli um afdrif safnmuna og annarra eigna við slit byggðasamlagsins, í samráði við Þjóðminjasafn Íslands og það ráðuneyti sem fer með málefni byggðasafna, sbr. 12. gr. safnalaga nr. 141/2011. Aðildarsveitarfélögin skulu tryggja að meðferð og varðveisla safnmuna verði í samræmi við ákvæði laga og reglugerða komi til slita byggðasamlagsins. Almennt skal stefnt að því að eignir byggðasamlagsins eða eftir atvikum skuldir gangi til sveitarfélaganna í samræmi við eignarhluta hvers sveitarfélags eins og hann var 1. janúar á því ári sem slit byggðasamlagsins fara fram.

Komi til þess að endurgjald greiðist til sveitarfélaganna vegna safnmuna þ.m.t. fasteigna sem teljast hluti safnmuna, við slit byggðasamlagsins, þá á sveitarfélag eða sveitarfélög sem hafa gengið úr byggðasamlaginu á 10 árum áður en slitin fara fram tilkall til hluta endurgjaldsins ef endurgjaldið kemur fyrir muni sem voru í eigu byggðasafnsins þegar sveitarfélagið gekk úr byggðasamlaginu. Samið skal um fjárhæð endurgjaldsins og skal þá tillit tekið til íbúafjölda þegar sveitarfélagið gekk úr byggðasamlaginu og þann kostnað sem hefur fallið til eftir að sveitarfélagið gekk úr byggðasamlaginu vegna safnmunanna s.s. kostnað við geymslu, varðveislu og eftir atvikum viðgerðir.

8. Um breytingar á samþykkt og gildistökuákvæði.

8.1 Breytingar á samþykkt.

Breyta má samþykkt þessari á aðalfundi ár hvert eða á aukaaðalfundi. Tillögur um breytingar á samþykkt þessari skulu fylgja fundargögnum. Tillögur aðildarsveitarfélaganna um breytingar á samþykkt skulu berast stjórn a.m.k. þremur vikum fyrir aðalfund eða aukaaðalfund.

Breyting á samþykkt þessari telst samþykkt, ef hún nýtur stuðnings 2/3 hluta atkvæða á ályktunarhæfum aðalfundi og er staðfest af sveitarstjórnum allra aðildarsveitarfélaganna í kjölfarið.

8.2 Gildistaka.

Samþykkt þessi öðlast gildi við birtingu hennar í B-deild Stjórnartíðinda. Við gildistökuna falla úr gildi eldri samþykktir byggðasamlagsins og erindisbréf stjórnar.

Þannig samþykkt á aðalfundi Byggðasafns Árnesinga bs., 14. október 2025.