Skráningin er að fullu rafræn og viðmótið styður við notendur í hverju skrefi til þess að minnka líkur á mistökum. Ferlið hefur verið gert skilvirkara og einfaldara en áður með innbyggðum möguleikum á rafrænum samskiptum við ritstjórn.
Notendur skrá sig inn með sínum rafrænu skilríkjum og geta eftir það sent inn auglýsingar og mál fyrir stofnanir sem þeir hafa verið tengdir við. Hver stofnun getur verið með marga notendur sem mega senda inn auglýsingar.
Ef þú hefur umboð til að stofna mál fyrir fleiri en eina stofnun byrjar ferlið á því að þú velur þá stofnun sem við á.
Hver stofnun og sveitarfélag fær skráðan yfirnotanda (admin aðgang) sem getur gefið öðrum einstaklingum leyfi til að senda inn auglýsingar og mál gegnum umsóknarkerfið.
Fyrir ofan meginmálssvæði ritilsins er hægt að velja úr sniðmátum fyrir helstu tegundir auglýsinga.
Eftir að þú hefur valið sniðmát er lykilatriðum fyrir þá tegund sjálfkrafa bætt inn í ritilinn.
Þú getur valið að sækja Microsoft Word skjöl eða skjöl úr öðrum forritum vistuð með .doc/.docx -endingu.
Textum skjalsins er þá bætt inn í meginmálssvæði ritilsins.
Eftir að þú hefur sent inn mál opnast á samskiptagátt þegar málið kemst í ferli hjá ritstjórn. Þar getur þú sent skilaboð varðandi mistök og leiðréttingar.
Það er ekki nóg að fylla út kaflann um undirritun, heldur þarf að skila inn undirrituðu frumriti sem PDF skjal.
Það skjal þarf annað hvort að vera undirritað rafrænt eða sýna undirritun með bleki.
Já, nauðsynlegt er að setja inn a.m.k. einn viðeigandi efnisflokk fyrir hverja auglýsingu. Þetta gert til að hægt sé að flokka auglýsingar og mál á viðeigandi hátt.
Ritstjórn hefur lokavald um það hvaða efnisflokkar eru skráðir á auglýsingu og getur uppfært, fjarlægt eða bætt við.
Ef atriði vantar í atriðaorðalistann er hægt að hafa samband við ritstjórn í gegnum samskiptagátt vegna málsins. Einnig er hægt að senda skilaboð með málinu við skráningu.
Ritstjórn metur hvort ástæða sé til að bæta við flokkum.
Já, almennt eru kröfur um það hvað þarf að fylgja hverri umsókn óbreyttar.
Eina frávikið er að ekki er lengur gerð krafa um að senda meginmál auglýsingar í ritvinnsluskjali.
Öll samskipti við ritstjórn fara fram í gegnum kerfið.
Við skráningu máls er hægt að skrá skilaboð til ritstjórnar og senda með umsókn.
Einnig opnast á samskiptagátt þegar málið er komið í ferli hjá ritstjórn.
Útgáfa og eftirfylgni
Reynt er að gefa allar auglýsingar út á þeim degi sem valinn er. Ef enginn dagur er valinn er auglýsing gefin út eftir 10 virka daga.
Auglýsingar eru einungis gefnar út á virkum dögum, nema í neyðartilvikum.
Undir „Mínar umsóknir“ er yfirlit yfir þær auglýsingar sem þú hefur sent inn eða ert með í vinnslu.
Þar er hægt að sjá stöðu mála, opna umsókn og svara skilaboðum.
Sendandi fær tölvupóst þegar auglýsing er gefin út. Við skráningu er hægt að skrá nöfn og netföng fleiri aðila sem fá þá sjálfkrafa tilkynningar um framvinduna.
Einnig er hægt að fylgjast með stöðu mála í yfirlitinu undir „Mínar umsóknir“ í umsóknarkerfinu.
Eftir að málið hefur verið sent inn er ekki hægt að hætta við birtingu eða senda skilaboð fyrr en ritstjórn opnar á samskiptagátt.
Ef mikið liggur á er þó alltaf hægt að hafa samband við ritstjórn Stjórnartíðinda í netfanginu stjornartidindi@dmr.is.
Öll samskipti við ritstjórn fara fram í gegnum kerfið.
Við skráningu máls er hægt að skrá skilaboð til ritstjórnar og senda með umsókn.
Einnig opnast á samskiptagátt þegar málið er komið í ferli hjá ritstjórn.