Um persónuvernd hjá embættum sýslumanna

Almennt um stefnuna

Sýslumenn leggja ríka áherslu á persónuvernd og sýna fyllstu varúð við meðferð allra persónuupplýsinga. Öll vinnsla persónuupplýsinga hjá stofnuninni er í samræmi við gildandi persónuverndarlög. Starfsmenn sýslumanna vinna samkvæmt þeim lögum og reglum, og hefur persónuverndarfulltrúi eftirlit með því að henni sé fylgt. Markmið þessara persónuverndarstefnu er að upplýsa einstaklinga um meðhöndlun persónuupplýsinga innan stofnunarinnar.
Persónuverndarstefnan er sett í samræmi við lagaskyldu sýslumanna hvað varðar vinnslu persónuupplýsinga, og fræðslu einstaklinga um persónuverndarhætti embættanna. Með þessari persónuverndarstefnu vilja sýslumenn skýra fyrir einstaklingum hvað felst í vinnslu persónuupplýsinga, og samræmi sýslumanna við persónuverndarlög. Eðli starfsemi sýslumanna felst í vinnslu persónuupplýsinga til þess að verða við beiðnum einstaklinga hvað varðar fjölskyldumál, innheimtu, vegabréf og ökuskírteini, þinglýsingar og þess háttar. Vegna þess eru sýslumenn bundnir lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og er persónuverndarstefna þessi byggð á þeim lögum. Sýslumenn vinna að því að tryggja öryggi persónuupplýsinga, og upplýsa einstaklinga um öflun, miðlun og vinnslu persónuupplýsinga innan stofnunarinnar.

Hvað eru persónuupplýsingar

Samkvæmt Persónuverndarreglugerð ESB nr. 2016/679 og íslensku persónuverndarlögum nr. 90/2018 eru persónuupplýsingar allar þær upplýsingar sem gera það mögulegt að persónugreina einstakling með einhverjum hætti. Þá eru tvær tegundir persónuupplýsinga aflað hjá sýslumönnum: Almennar persónuupplýsingar og viðkvæmar persónuupplýsingar. Einnig er í sumum tilfellum sýslumanna aflað fjárhagsupplýsinga, en eðli þeirra í persónuverndarreglugerðinni eru hvorki skilgreind sem almennar eða viðkvæmar persónuupplýsingar.
Ef um er að ræða persónuupplýsingar um börn eða einstaklinga sem standa höllum fæti, er talað um persónuupplýsingar viðkvæms eðlis, en gæta þarf þeirra persónuupplýsinga sérstaklega líka, þó þær séu ekki skilgreindar sem viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt persónuverndarreglugerðinni.

• Almennar persónuupplýsingar sem sýslumenn afla eru samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, símanúmer og netfang.

• Viðkvæmar persónuupplýsingar sem sýslumenn afla eru allar upplýsingar um kynþátt, þjóðernislegan uppruna (fæðingarvottorð t.d.), trúarbrögð, lífsskoðun eða aðild að stéttarfélagi. Heilsufarsupplýsingar eru einnig viðkvæmar persónuupplýsingar, en það eru upplýsingar sem varða bæði andlegt og líkamlegt heilbrigði einstakling (læknisvottorð t.d.), sem og upplýsingar um lyfja-, áfengi- og vímuefnanotkun. Að lokum teljast einnig lífkennaupplýsingar (andlitsmynd eða fingrafar t.d.) eða upplýsingar sem gera það kleift að greina einstakling með einstökum hætti sem viðkvæmar persónuupplýsingar.
  

Hvaða persónuupplýsingar er unnið með

Verkefni sýslumanna eru fjölþætt og þær persónuupplýsingar sem unnið er með hverju sinni eru breytilegar eftir því hvaða málaflokk verkefnið heyrir undir. Varðandi einstaka málaflokka er vísað í eyðublöð þess efnis hvað varðar öflun persónuupplýsinganna og lagagrundvöll fyrir vinnslu hverju sinni, en einstaklingnum er miðlað hvaða persónuupplýsinga er aflað og unnið með þegar sótt er um umsókn eða eyðublað. Í öllum tilfellum er a.m.k. unnið með samskiptaupplýsingar um hinn skráða:

• nafn

• heimilisfang

• kennitala

• símanúmer

• netfang.

Í einhverjum tilfellum er beðið um viðkvæmar persónuupplýsingar, svosem:

• læknisvottorð

• fæðingarvottorð

• Trúarbragð (Hjónavígsla)

en þær beiðnir eru gerðar í samræmi við viðeigandi lög í hvert sinn. Þegar einstaklingur sækir um vegabréf t.d. er aflað viðvkæmra persónuupplýsinga. Í tilfellum fullorðinna einstaklinga og barna frá 12 ára aldri er aflað fingrafara auk andlitsmynda, en það er gert samkvæmt lögum nr. 136/1998 um vegabréf.

Ef einstaklingur vill fá frekari upplýsingar um þær persónuupplýsingar sem er aflað er hægt að hafa samband við persónuverndarfulltrúa og nýtt rétt sinn til aðgangs.

Hvers vegna er unnið með persónuupplýsingarnar

Sýslumenn meðhöndla einungis þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar og viðeigandi fyrir hvert málefni hverju sinni. Sýslumenn vinna með persónuupplýsingar í þeim tilgangi að geta veitt rétta þjónustu, og tryggja gæði hennar eins og þeim er skylt í lögum í hvert skipti. Þessi þjónusta felst í öflun, miðlun og vinnslu persónuupplýsinga á grundvelli laga í hvert skipti. Ef einstaklingur vill fá upplýsingar um ástæðu öflun persónuupplýsinga fyrir sérstakt málefni, kemur það fram í eyðublaði, og er einnig hægt að hafa samband við persónuverndarfulltrúa sýslumanna varðandi eðli öflunar og nýta rétt einstaklings til aðgangs.
Á hvaða heimild er unnið með persónuupplýsingarnar
Sýslumenn miðla persónuupplýsingum í samræmi við lagaskyldu sem á þeim hvíla hverju sinni. Í þeim tilvikum er hinn skráði upplýstur um það. Sýslumenn fylgja margvíslegum lögum, svosem barnalögum nr. 76/2003 í málefnum sem tengjast börnum, hjúskaparlögum nr. 31/1993 þegar unnið er með hjónavígslur og þess háttar, lögum nr. 14/2004 um erfðafjárskatt þegar unnið er með erfðaskrár og dánarbú, svo dæmi séu nefnd.
Sýslumönnum er skylt samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn að varðveita öll gögn sem berast til þeirra, en pappírsumsóknum og skjölum sem berast til sýslumanna skal skilað til þjóðskjalasafns eftir 30 ár. Hvað varðar rafræn gögn, þá eru þau útprentuð og við þeim gilda sömu reglur.

Frá hverjum stafa persónuupplýsingarnar

Í flestum tilvikum er persónuupplýsinga aflað frá hinum skráða sjálfum. Í öðrum tilvikum afla sýslumenn persónuupplýsinga frá öðrum aðilum.
Þriðju aðilar sýslumanna eru t.d. Þjóðskrá Íslands, Skatturinn, Ríkislögreglustjóri, Stafrænt Ísland og fleiri. Við öflun upplýsinga er einstaklingur upplýstur um þann þriðja aðila sem upplýsinga er aflað frá þegar á við.

Hverjir hafa aðgang að persónuupplýsingunum

• Ábyrgðar- og vinnsluaðilar: Ábyrgðaraðili er sá sem í lögum er falin vinnsla eða ákveður að hún skuli fara fram, svo og tilgang og aðferðir við hana. Sýslumenn eru í flestum tilvikum ábyrgðaraðilar að vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram af hálfu embættanna. Fyrir liggja vinnslusamningar við aðila sem á við. Vinnsluaðilar eru þeir aðilar sem vinna vinnslu fyrir hönd ábyrgðaraðila, en í þeim tilvikum þar sem sýslumenn eru vinnsluaðilar er þess sérstaklega getið. Í störfum sýslumanna reynir á samskipti við ýmsar aðrar stofnanir, t.d. Tryggingastofnun, Þjóðskrá Íslands, Skattinn og samgöngustofu. Þá er einstaklingur upplýstur um þá þriðju aðila sem sýslumenn vinna með og lagaheimild fyrir samstarfi.

• Aðgang að persónuupplýsingum hafa aðeins starfsmenn hvers sýslumannsembættis fyrir sig, og hefur starfsmaður aðeins aðgang að þeim upplýsingum sem nauðsynlegar eru til að geta sinnt störfum sínum. Allir starfsmenn embættanna eru bundnir trúnaði um allt sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara og helst sú trúnaðarskylda eftir að látið er af störfum. Í störfum sínum gæta sýslumenn sérstaklega að öryggi og aðgangi persónuupplýsinga, bæði innanhúss og í tölvukerfum, en OpinKerfi sjá um hýsingu tölvukerfa sýslumanna.

Hversu lengi eru persónuupplýsingarnar varðveittar

Sýslumönnum er skylt að varðveita gögn í 30 ár og senda þau síðan til Þjóðskjalasafns samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn, og eru gögn geymd á skjalasafni viðeigandi embættis og er fylgt lögum um skjalavörslu.

Vefkökur

Ísland.is notar vefgreiningarforrit frá Plausible til þess að greina notkun á vefsíðu stofnunarinnar. Tilgangur þess er að fá fram tölfræðiupplýsingar sem notaðar eru til að betrumbæta og þróa vefsíðuna og þær upplýsingar sem þar eru birtar. Þessar upplýsingar varpa til dæmis ljósi á það hversu margir notendur opna tilteknar undirsíður á vefsíðuni, hversu lengi þær eru skoðaðar, hvaða efni notendur leita að í leitarvélinni á síðunni, frá hvaða vefsíðum notendur koma inna á síðuna og hvers konar upplýsingum er safnað í þessu skyni.

Öryggi persónuupplýsinga

Öryggi persónuupplýsinga er gætt á skrifstofum sýslumanna með ýmis öryggisráðstöfunum. Bæði pappírsgagna og rafrænna gagna er gætt og eru þriðju aðilar sem koma að öryggi persónuupplýsinga hjá sýslumönnum svo sem OpinKerfi með viðeigandi öryggisráðstafanir.

Réttindi einstaklingsins

Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni hefur hinn skráði ákveðin réttindi:

• Aðgangsréttur: Hinn skráði á rétt á að fá staðfestingu á því frá ábyrgðaraðila hvort unnar séu persónuupplýsingar er varða hann sjálfan og, ef svo er, rétt á aðgangi að persónuupplýsingunum. Hægt er að finna eyðublað um beiðni um aðgang að persónuupplýsingum eða hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa sýslumanna.

• Réttur til leiðréttingar: Hinn skráði á rétt á að fá leiðréttar persónuupplýsingar um sig, sem hann telur óáreiðanlegar eða rangar. Sýslumenn eru bundnir lögum um opinber skjalasöfn, til að varðveita og að lokum skila til Þjóðskjalasafns öllum þeim upplýsingum sem er aflað, og er þannig almennt óheimilt að eyða upplýsingum. Af þeim sökum gildir rétturinn til eyðingar / rétturinn til að gleymast almennt ekki um þær persónuupplýsingar sem sýslumenn vinna með.

• Réttur til takmörkunar á vinnslu: Hinn skráði á rétt til þess að ábyrgðaraðili takmarki vinnslu þegar eitt af eftirfarandi á við:

  • Hinn skráði véfengir að persónuupplýsingarnar séu réttar, þangað til ábyrgðaraðilinn hefur fengið tækifæri til að staðfesta að þær séu réttar,

  • Vinnslan er ólögmæt og hinn skráði andmælir því að persónuupplýsingunum sé eytt og fer fram á takmarkaða notkun þeirra í staðinn,

  • Ábyrgðaraðilinn þarf ekki lengur á persónuupplýsingunum að halda fyrir vinnsluna en hinn skráði þarfnast þeirra til þess að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur,

  • Hinn skráði hefur andmælt vinnslunni á meðan beðið er sannprófunar á því hvort hagsmunir ábyrgðaraðila gangi framar lögmætum hagsmunum hins skráða.

• Réttur til að andmæla vinnslu: Hinn skráði á rétt á að andmæla hvenær sem er, vegna sérstakra aðstæðna sinna, vinnslu persónuupplýsinga er varða hann sjálfan. Ábyrgðaraðili skal ekki vinna persónuupplýsingarnar frekar nema hann geti sýnt fram á mikilvægar lögmætar ástæður fyrir vinnslunni sem ganga framar hagsmunum, réttindum og frelsi hins skráða eða því að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur. Verkefni sýslumanna eru lögbundin og er vinnsla persónuupplýsinga því nauðsynlegur liður í þeirra störfum.

• Réttur til að flytja eigin gögn: Hinn skráði á rétt á að fá í hendur persónuupplýsingar er varða hann sjálfan, sem hann hefur látið ábyrgðaraðila í té. Þá á hann rétt til að afhenda þær öðrum án þess að ábyrgðaraðili hindri það. Rétturinn á hins vegar eingöngu við þegar upplýsingar eru unnar á grundvelli samþykkis eða við gerð samnings. Sýslumenn starfa á grundvelli laga og byggir því hluti sinnar vinnslu á persónuupplýsingum á samþykki eða samningi.

• Rétturinn til að kvarta til Persónuverndar: Hinn skráði á rétt til að leggja fram kvörtun yfir vinnslu sýslumanna á persónuupplýsingum til Persónuverndar, án þess að það hafi áhrif á önnur stjórnsýslu- eða réttarúrræði hans.

Hvernig hef ég samband –persónuverndarfulltrúi

Allar fyrirspurnir varðandi persónuvernd og vinnslu sýslumanna á persónuupplýsingum má beina til persónuverndarfulltrúa sýslumanna á personuvernd@syslumenn.is eða í síma 458-2800. Þá er sameiginlegur persónuverndarfulltrúi fyrir öll sýslumanns embættin, en skrifstofa sameiginlegs persónuverndarfulltrúa er staðsett í Vík í Mýrdal, hjá sýslumanninum á Suðurlandi.

Endurskoðun persónuverndarstefnu

Sýslumenn kunna að breyta persónuverndarstefnunni í samræmi við breytingar á löggjöf eða ef breytingar verða á vinnslu sýslumanna á persónuupplýsingum.

Persónuverndarstefna þessi var samþykkt af persónuverndarfulltrúa sýslumanna þann 25.01.2022 í samræmi við persónuverndarlög nr. 90/2018, sem lögfesta ákvæði reglugerðar ESB nr. 2016/679 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og frjálsa miðlun þeirra og í framhaldinu staðfest af sýslumannaráði.