Grisjunarbeiðni

Afhendingarskyldum aðilum er samkvæmt 24. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum sínum nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, reglna sem settar eru á grundvelli laga um opinber skjalasöfn eða á grundvelli sérstaks lagaákvæðis.

Grisjun hjá afhendingarskyldum aðilum

Eyðing skjala er fyrst og fremst nauðsynleg af hagnýtum ástæðum. Umfang gagna í nútímasamfélagi, á pappír eða á rafrænu formi, er umfangsmikið og kostnaðarsamt ef varðveita á öll skjöl. Við mat á varðveislugildi skjala er ávallt horft til upplýsingagildis og hvort að upplýsingar varði réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar eða sögu íslensku þjóðarinnar. Þá er einnig horft til þess hvort að upplýsingar í skjölum er að finna á fleiri stöðum og hvort skjölin sem óskað er eftir að eyða hafi tímabundið gildi fyrir afhendingarskylda aðilann.

Grisjunarbeiðni

Ef ekki liggja fyrir reglur um eyðingu tiltekinna skjala eða skjalaflokka, og ekki er til staðar sérstakt lagaákvæði um eyðingu, þarf afhendingarskyldur aðili að fá samþykkt þjóðskjalavarðar fyrir skjölum sem hann vill eyða, hvort sem þau eru á rafrænu formi eða á pappír. Til þess að sækja um eyðingu skjala þarf að fylla út sérstakt eyðublað, grisjunarbeiðni, og senda til Þjóðskjalasafns ásamt staðfestingu forstöðumanns.

Þegar grisjunarbeiðni hefur borist Þjóðskjalasafni fara skjalaverðir safnsins yfir beiðnina, meta upplýsingarnar sem koma fram í henni og kalla eftir nánari upplýsingum eftir atvikum. Þegar allar upplýsingar liggja fyrir er beiðnin lögð fyrir þjóðskjalavörð til meðferðar og samþykkir þjóðskjalavörður eða hafnar beiðninni eftir atvikum.

Grisjunarbeiðnir aðila sem eru afhendingarskyldir til héraðsskjalasafns

Aðilar sem eru afhendingarskyldir til héraðsskjalasafns þurfa að senda með grisjunarbeiðni mat viðkomandi héraðsskjalavarðar um þau skjöl sem óskað er eftir að eyða. Þjóðskjalasafn hefur á vef sínum birt sniðmát sem héraðsskjalaverðir geta notað og breytt eftir hentugleika.