Grisjun

Hlusta

Afhendingarskyldum aðilum er óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum sínum nema það sé gert á grundvelli samþykktar þjóðskjalavarðar, reglna sem settar eru á grundvelli laga um opinber skjalasöfn eða á grundvelli sérstaks lagaákvæðis.

Til þess að óska eftir eyðingu skjals eða rafrænna gagna þarf að senda inn grisjunarbeiðni til Þjóðskjalasafns. Grisjunarbeiðnir eru teknar fyrir reglulegu af sérfræðingum Þjóðskjalasafns og loks afgreiddar af þjóðskjalaverði.

Grisjun eða eyðing gagna er fyrst og fremst nauðsynleg af hagnýtum ástæðum. Umfang gagna í nútímasamfélagi, á pappír eða á rafrænu formi, er umfangsmikið og kostnaðarsamt er að varðveita öll skjöl.

Þegar grisjunarbeiðnir eru teknar fyrir fer fram mat á varðveislugildi þeirra skjala sem óskað er eftir að grisja. Ávallt er horft til upplýsingagildis skjala og hvort upplýsingar varði réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar eða sögu íslensku þjóðarinnar. Þá er einnig horft til þess hvort upplýsingar í skjölum er að finna á fleiri stöðum og hvort skjölin sem óskað er eftir að eyða hafi tímabundið gildi fyrir afhendingarskylda aðila.

Til þess að sækja um grisjun og eyðingu skjala þarf að fylla út sérstakt eyðublað, grisjunarbeiðni, og senda til Þjóðskjalasafns. Eyðublöðin eru tvö, annars vegar fyrir pappírsskjöl og hins vegar fyrir rafræn gögn.

Þegar grisjunarbeiðni hefur borist Þjóðskjalasafni fara skjalaverðir safnsins yfir beiðnina, meta upplýsingarnar sem koma fram í henni og kalla eftir nánari upplýsingum eftir atvikum. Þegar allar upplýsingar liggja fyrir er beiðnin lögð fyrir þjóðskjalavörð til meðferðar og samþykkir þjóðskjalavörður eða hafnar beiðninni eftir atvikum. Þjóðskjalaverði til ráðgjafar við ákvörðun um grisjunarbeiðnir eru aðstoðarþjóðskjalavörður og fagstjóri gagnaskila og eftirlits.

Hver grisjunarheimild sem þjóðskjalavörður samþykkir gildir einungis fyrir þann afhendingarskylda aðila sem sendi inn beiðnina.

Eyðublöð fyrir grisjunarbeiðni má finna hér.

Þjóðskjalasafn birtir ákvarðanir þjóðskjalavarðar vegna grisjunarbeiðna með reglulegu millibili, sjá afgreiddar grisjunarbeiðnir hér.

Árin 2014-2019 tók grisjunarráð ákvarðanir um grisjunarbeiðnir sem bárust en í því sátu ásamt þjóðskjalaverði, sviðsstjóri skjala- og upplýsingasviðs og borgarskjalavörður. Afgreiddar grisjunarbeiðnir á því tímabili má finna í fundargerðum grisjunarráðs.