Tilkynning rafrænna gagnasafna

Hlusta

Afhendingarskyldum aðilum ber skylda til að tilkynna öll rafræn gagnasöfn sem þeir nota til opinbers skjalasafns, sbr. reglur um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila nr. 877/2020.

Tilkynna skal rafræn gagnasöfn að minnsta kosti þremur mánuðum áður en þau eru tekin í notkun. Ef rafrænt gagnasafn hefur þegar verið tekið í notkun skal tilkynna það eins fljótt og auðið er.

Tilgangur tilkynningar á rafærnum gagnasöfnum er til þess að Þjóðskjalasafn Íslands geti metið og í framhaldinu úrskurðað hvort og hvaða upplýsingar, sem eru geymdar í rafrænum gagnasöfnum, skuli afhenda til langtímavarðveislu.

Ef Þjóðskjalasafn metur upplýsingar í rafrænu gagnasafni vera varðveisluverðar til lengri tíma skulu þær afhentar á grundvelli úrskurðar um rafræn skil sem safnið gefur út. Skil á rafrænum gögnum fara þá fram samkvæmt reglum nr. 100/2014 um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.

Hægt er að senda inn tilkynningu um rafrænt gagnasafn án nauðsynlegra fylgiskjala í upphafi. Þjóðskjalasafn mun þó óska eftir fylgiskjölum ef við á á síðari stigum við úrvinnslu tilkynningar.

Óskað er þá einkum eftir eftirfarandi skjölum:

Tæknileg gögn, þ.e. lýsingu á töflum og dálkum, einindavenslarit ásamt skjölum sem sýna að unnt sé að mynda vörsluútgáfu á venslaformi.
Notendahandbók fyrir hið rafræna gagnasafn ef um gagnasafn með skjölum er að ræða.

Ef gagnasafnið verður ekki notað sem venslagagnagrunnur mun Þjóðskjalasafnið óska eftir greinargerð um hvernig hægt er að útbúa vörsluútgáfu sem venslagagnagrunn skv. gildandi reglum Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu vörsluútgáfu gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.

Samkvæmt reglum um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum gagnasöfnum nr. 877/2020 þarf að afmarka gagnasafn með skjölum (til dæmis mála- og skjalavörslukerfi) við afhendingu á vörsluútgáfu. Afmörkun er gerð með einni af eftirfarandi leiðum sem tilgreindar eru í 11. gr. reglnanna:

a. Afhending mála og skjala frá loknu skjalavörslutímabili.

b. Stöðuafrit af málum og skjölum, sem ekki hafa áður verið afhent, ásamt lýsigögnum frá starfrækslutíma gagnasafnsins.

c. Afhending mála sem er lokið og tengdum skjölum ásamt lýsigögnum frá starfrækslutíma gagnasafnsins.

Við skipti á milli skjalavörslutímabila skal tryggja að skráningarhluta rafræns gagnasafns frá loknu skjalavörslutímabili sé lokað. Mál, sem ekki er lokið, eru stofnuð á nýju skjalavörslutímabili.

Þjóðskjalasafn veitir aðilum heimild til að afhenda vörsluútgáfu samkvæmt skilaleiðum í b- eða c-lið að loknu eftirliti sbr. 19. gr. reglnanna. Eftirlitið felst í að skoða hvort gagnsafnið sé notað eins og lýst er í notendahandbók, hvort að innra eftirlit aðilans hafi verið framkvæmt á réttan hátt og hvort varðveisla skjala í gagnasafninu er á leyfðum skráarsniðum.

Leiðbeiningar um rafræn skjalavörslukerfi afhendingarskyldra aðila (2010).
Rafrænar skrár og gagnagrunnar. Leiðbeiningar um rafrænar skrár og gagnagrunna afhendingarskyldra aðila (2010).
Notendahandbók fyrir rafrænt skjalavörslukerfi sem er notað í Þjóðskjalasafni (2022).
Hér er birt notendahandbók fyrir rafrænt skjalavörslukerfi sem Þjóðskjalasafn notar í sinni starfsemi til viðmiðunar fyrir afhendingarskylda aðila, þar sem slíkt rit þarf að fylgja með tilkynningum fyrir rafræn mála- og skjalavörslukerfi. Rétt er að taka fram að verklag við skjalastjórn er ekki hægt að yfirfæra af einum aðila yfir á annan; hver afhendingarskyldur aðili þarf að móta sitt eigið verklag. Notendahandbók Þjóðskjalasafns er því einungis hægt að hafa til hliðsjónar í þeirri vinnu.
Gátlisti vegna tilkynningar á rafrænu gagnasafni.