Málalykill er skjalaflokkunarkerfi sem notað er til að tryggja rétt samhengi upplýsinga, þannig að skjöl sem varða sama mál og lýsa sama máli finnist á sama stað. Málalykill gildir fyrir skjöl í skjalaflokknum málasafni en nær ekki til annarra skjalaflokka í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Notkun málalykils er skylda hjá afhendingarskyldum aðilum.
Málalykill tryggir að samhengi mála sé augljóst, þ.e. að skjöl er varða sama verkefni lendi saman í flokki í málasafni. Þetta á að tryggja að hægt sé að finna öll skjöl sem staðfesta tilteknar stjórnsýslulegar ákvarðanir og atburðarás, hvort sem skjölin eru enn í varðveislu afhendingarskylds aðila eða eftir að þau hafa verið afhent til opinbers skjalasafns til langtímavarðveislu. Á þetta jafnt við um skjöl á pappír og rafræn gögn.
Reglur um málalykla afhendingarskyldra aðila nr. 572/2015 gilda um uppbyggingu, gildistíma og samþykki hans.
Til að fá málalykil samþykktan er hann sendur til Þjóðskjalasafns. Senda skal málalykla á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is ásamt beiðni um samþykki frá forstöðumanni afhendingarskylds aðila sem ábyrgðaraðila skjalavörslu og skjalastjórnar skv. lögum um opinber skjalasöfn.
Málasafn er einn skjalaflokkur af mörgum í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Til þess að henda reiður á málasafninu er lagaskylda að skrá upplýsingar um mál samkvæmt reglum nr. 85/2018 um skráningu mála og málsgagna og samkvæmt reglum nr. 572/2015 um málalykla afhendingarskyldra aðila. Málalykill ásamt málaskrá eru verkfæri til þess að fá yfirlit yfir, vinna við og halda góðu skipulagi á málasafni afhendingarskylds aðila.
Með málasafni er til dæmis átt við innkomin og útsend bréf (á pappír eða rafræn), minnisblöð og orðsendingar innanhúss og t.d. samninga, greinargerðir, skráð símtöl og skýrslur sem oft eru hluti máls og varpa ljósi á það. Málalykill er því undirstaða röðunar / skráningar og frágangs á skjölum í málasafni. Reglur um málalykla gilda hvort sem afhendingarskyldur aðili styðst við rafræna skjalavörslu eða pappírsskjalavörslu.
