Skjalavistunaráætlun er grundvallarstjórntæki í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Í henni eru upplýsingar um myndun, varðveislu og aðgengi allra skjalaflokka sem verða til í starfsemi viðkomandi aðila. Skjalavistunaráætlun er áætlun sem felur í sér heildaryfirlit um hvern skjalaflokk, þau skjöl sem mynda hann og um meðferð, frágang og varðveislu skjalanna. Áætlunin á að endurspegla skjalasafn viðkomandi aðila eins og það er hverju sinni og er því endurskoðuð reglulega.
Afhendingarskyldum aðilum ber að búa til og viðhalda skjalavistunaráætlun og fá hana samþykkta af Þjóðskjalasafni.
Reglur um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila nr. 571/2015 gilda um efnisuppbyggingu, gildistíma og samþykki hennar.
Kostir þess að hafa virka og góða skjalavistunaráætlun eru meðal annars eftirfarandi:
Skjöl sem varðveita á séu geymd skipulega og á öruggan hátt.
Pappírsskjöl sem eru í daglegri notkun séu til taks á skrifstofu en séu svo færð í geymslu þegar notkun þeirra minnkar.
Skjöl sem má grisja sé eytt reglulega. Það kemur í veg fyrir að afhendingarskyldir aðilar geymi gögn að óþörfu sem þjóðskjalavörður hefur veitt heimild til að grisja. Það sparar meðal annars geymslupláss.
Gott yfirlit fæst yfir aðgangsstýrð skjöl vegna persónuupplýsinga eða annars.
Gefur yfirsýn yfir rafræn gagnasöfn sem eru í notkun hjá afhendingarskyldum aðila. Það á við um öll gagnasöfn hvort sem þau innihalda skjöl eða ekki.
Sýnir hvenær byrjað var að skanna skjöl og þar af leiðandi hvenær skjöl breytast úr því að vera á pappír yfir í að vera rafræn.
Sýnir hvenær útbúa þarf vörsluútgáfu af rafrænum gagnasöfnum.
Auðveldar aðgengi að rafrænum skjölum til framtíðar.
