Skjalavistunaráætlun er grundvallarstjórntæki í skjalasafni afhendingarskylds aðila. Í henni eru upplýsingar um myndun, varðveislu og aðgengi allra skjalaflokka sem verða til í starfsemi viðkomandi aðila. Skjalavistunaráætlun er áætlun sem felur í sér heildaryfirlit um hvern skjalaflokk, þau skjöl sem mynda hann og um meðferð, frágang og varðveislu skjalanna. Áætlunin á að endurspegla skjalasafn viðkomandi aðila eins og það er á hverju skjalavörslutímabili og er endurskoðuð reglulega.
Afhendingarskyldum aðilum ber að búa til og viðhalda skjalavistunaráætlun og fá hana samþykkta af Þjóðskjalasafni við upphaf hvers nýs skjalavörslutímabils.
Reglur um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila nr. 571/2015 gilda um efnisuppbyggingu, gildistíma og samþykki hennar.
Í 3. gr. reglna nr. 571/2015 um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila er kveðið á um að skjalavistunaráætlanir skuli vera á sérstöku eyðublaði.
Eins og kveðið er á um í 3. gr. reglna nr. 571/2015 um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila þá skulu skjalavistunaráætlanir vera samþykktar af opinberu skjalasafni við upphaf hvers skjalavörslutímabils. Þegar afhendingarskyldur aðili er tilbúinn að óska eftir samþykki á skjalavistunaráætlun sína þarf beiðnin um samþykkið að koma frá forstöðumanni afhendingarskylda aðilans. Forstöðumaðurinn sjálfur getur sent beiðni í tölvupósti þar sem skjalavistunaráætlunin og fylgiskjölin fylgja með í viðhengi eða ef umsjónarmaður skjalasafnsins sendir skjölin í tölvupósti þá getur fylgt með undirritað bréf frá forstöðumanninum.
Þegar skjalavörslutímabili lýkur og gildistími skjalavistunaráætlunarinnar endar þarf að fá samþykki fyrir skjalavistunaráætluninni fyrir næsta skjalavörslutímabil. Vísað er í kaflann um samþykki að ofan um það hvernig hægt er að bera sig að. Það sem er öðruvísi að bara fylgiskjöl sem hafa bæst við þurfa að fylgja með. Nýjar grisjunarheimildir, nýjar tilkynningar á rafrænum gagnasöfnum og nýjir málalyklar og fleira sem við á.
Kostir þess að hafa virka og góða skjalavistunaráætlun eru meðal annars eftirfarandi:
Skjöl sem varðveita á séu geymd skipulega og á öruggan hátt.
Pappírsskjöl sem eru í daglegri notkun séu til taks á skrifstofu en séu svo færð í geymslu þegar notkun þeirra minnkar.
Skjöl sem má grisja sé eytt reglulega. Það kemur í veg fyrir að afhendingarskyldir aðilar geymi gögn að óþörfu sem þjóðskjalavörður hefur veitt heimild til að grisja. Það sparar meðal annars geymslupláss.
Gott yfirlit fæst yfir aðgangsstýrð skjöl vegna persónuupplýsinga eða annars.
Gefur yfirsýn yfir rafræn gagnasöfn sem eru í notkun hjá afhendingarskyldum aðila. Það á við um öll gagnasöfn hvort sem þau innihalda skjöl eða ekki.
Sýnir hvenær byrjað var að skanna skjöl og þar af leiðandi hvenær skjöl breytast úr því að vera á pappír yfir í að vera rafræn.
Sýnir hvenær útbúa þarf vörsluútgáfu af rafrænum gagnasöfnum.
Auðveldar aðgengi að rafrænum skjölum til framtíðar.
