Ávallt ætti að reyna að fyrirbyggja og draga úr misskilningi, árekstrum og neikvæðum samskiptum innan vinnustaða.. Ein leið til þess er að hafa skipurit og starfslýsingar skýrar þannig að starfsfólk viti til hvers er ætlast af því. Markviss endurgjöf og tíð samskipti skipta einnig miklu máli. Stjórnendur sem leggja áherslu á forvarnir og skjót viðbrögð þegar vandamál sem eiga orsakir í vinnuumhverfinu koma upp stuðla að góðu sálfélagslegu vinnuumhverfi.
Stjórnun og skipulag
Vinnutími er sá tími sem starfsfólk er við störf, til taks fyrir atvinnurekandann og innir af hendi störf eða skyldur.
Næturvinna
Næturvinna er tímabil sem ekki er skemmra en sjö klukkustundir og skal ná yfir tímabilið frá miðnætti til klukkan fimm að morgni. Um nánari afmörkun fer samkvæmt samkomulagi samtaka aðila vinnumarkaðarins.
Vinnutími næturvinnustarfsfólks skal að jafnaði ekki vera lengri en átta klukkustundir á hverju 24 klukkustunda tímabili. Í kjarasamningum er oft fjallað nánar um skipulag vaktavinnu.
Vaktavinna
Vaktavinna er vinna sem skipt er niður samkvæmt fyrir fram ákveðnu fyrirkomulagi þar sem starfsfólk vinnur á mismunandi vöktum á tilteknu tímabili sem mælt er í dögum eða vikum. Starfsfólk sem vinnur á vöktum þarf að fá vaktaáætlun með einhverjum fyrirvara en þannig getur það samræmt betur vinnu og einkalíf.
Yfirvinna
Yfirvinna er vinna sem fer fram yfir venjulegan dagvinnutíma sem ákveðinn er í lögum, kjarasamningum eða eftir atvikum í ráðningarsamningum. Síendurteknar kröfur um að starfsfólk vinni óvænta yfirvinnu getur verið streituvaldandi.
Vinnutími barna og unglinga
Sérstakar reglur gilda um vinnutíma barna og unglinga.
Sjá nánar um vinnu barna og unglinga.
Við áhættumat er gott að hafa í huga:
Hvernig er vinnutíminn skipulagður?
Er jafnvægi milli vinnu og einkalífs?
Er hámarksfjöldi vinnustunda og lágmarkshvíldartími virtur?
Er yfirvinna fyrirfram skipulögð eða óvænt og tilviljunarkennd?
Tekur vaktafyrirkomulag mið af gangi sólar til að minnka áhrif á líkamsklukkuna (af dagvakt á kvöldvakt, af kvöldvakt á næturvakt og svo koll af kolli í þessari röð)
Er hæfilegur fyrirvari á að starfsfólk fái vaktaáætlanir þar sem við á?
Atvinnurekendur hafa þá lagalegu skyldu samkvæmt 14. grein laga um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum að sjá til þess að starfsfólk fái nauðsynlega kennslu og þjálfun í að framkvæma störf sín á þann hátt að ekki stafi hætta af.
Meginatriðið er að starfsfólk fái viðeigandi þjálfun og öðlist færni til að sinna starfinu svo það upplifi öryggi í starfi. Í því sambandi er mikilvægt að nýtt starfsfólk fái því þjálfun þegar í upphafi og viti til hvers það getur leitað ef það er óöruggt um framkvæmd starfsins eftir að þjálfun er formlega lokið.
Einnig er mikilvægt að huga að þjálfun starfsfólks og stjórnenda þegar breytingar eiga sér stað, því það eykur öryggi og vellíðan allra.
Rannsóknir sýna að starfsfólk sem fær nýliðaþjálfun og góða fræðslu er öruggara í starfi, það dregur úr tíðni vinnuslysa og starfsfólk leggur sig betur fram við störf sín.
Gæta þarf vel að skipulagi verkefna starfsfólks þannig að fjöldi þeirra sé hæfilegur og þess gætt að þau hæfi getu hvers og eins.
Aðstæður þar sem starfsfólk fær of mörg verkefni sem standa þarf skil á innan óraunhæfra tímamarka og/eða með ófullnægjandi stuðningi geta leitt til álags í starfi.
Álagstoppar stöku sinnum geta verið í lagi en þegar álagið er stöðugt og sífellt erfiðara reynist að ljúka verkefnum á tilsettum tíma þá þarf að skoða betur skipulag verkefna innan vinnustaðarins. Einnig þarf að líta til þess að starfsfólk upplifir verkefnaálag á mismunandi hátt.
Sama getur átt við þegar breytingar verða og verkefnum fækkar án þess að önnur komi í staðinn sem getur til dæmis orðið raunin vegna áhrifa tæknibreytinga.
Við áhættumat er gott að hafa í huga:
Nær starfsfólk að ljúka verkefnum á tilteknum tíma eða þarf það að leggja sífellt meira á sig til að ná því?
Er vinnuálagið ójafnt á milli starfsmanna sem sinna sömu vinnu?
Eru gerðar óraunhæfar kröfur um vinnuhraða eða fjölda verkefna?
Fær starfsfólk verkefni við hæfi og stuðning til að leysa þau ef upp koma áskoranir?
Getur starfsfólk stjórnað vinnuálaginu?
Hafa orðið tæknibreytingar sem hafa áhrif á framkvæmd einstakra verkefna?
Það getur verið jákvætt fyrir líðan starfsfólks og starfsánægju að hafa fjölbreyttni í starfi. Það getur verið skemmtileg áskórun að fást við ólík verkefni yfir daginn. Hægt er að sjá til þess með því til dæmis að skipuleggja mismunandi verkefni eða verkþætti yfir vinnudaginn.
Þá þarf að gæta að því að einhæf álagsvinna valdi ekki einkennum frá stoðkerfi með því að sjá til þess að fólk fái regluleg hlé frá störfum sínum yfir daginn.
Það er líka mikilvægt að huga að því að fólk hafi starf við hæfi.
Við áhættumat er gott að hafa í huga:
Er vinnan einhæf og/eða síendurtekin og krefst stöðugrar athygli?
Þegar einhæfni er mikil er mögulegt að starfsfólk skiptist á verkefnum eða einstaka verkþáttum (verkvíxlun)?
Vinni starfsfólk einhæf störf, er tryggt að það fái að taka regluleg hlé?
Mikilvægt er að skapa skilyrði þar sem starfsfólk upplifir að það geti haft áhrif á eigin störf, talað opinskátt um upplifun sína af vinnuumhverfinu og fengið stuðning þegar þarf.
Undirstaða þess er að markmið og tilgangur starfa sé skýr þannig að starfsfólk viti til hvers er ætlast af því. Það má tryggja með skýrum starfslýsingum, siðareglum og öðrum reglum sem gilda á vinnustaðnum. Enn fremur er mikilvægt að fyrir hendi sé stuðningur stjórnenda og skýr ábyrgðaskylda þeirra sem starfa á vinnustaðnum.
Þannig mótast skilyrði þar sem starfsfólk hefur möguleika á að skipuleggja vinnu sína sjálft, leggja til nýjar leiðir til að vinna að verkefnum sínum og gefa endurgjöf á það sem betur má fara í verklagi eða samskiptum. Einnig getur það falist í því að taka sjálfstæðar ákvarðanir við framkvæmd vinnunnar innan þess ramma sem starfinu er settur.
Sjálfræði getur takmarkast af aðstæðum sem tengjast eðli vinnunnar, til dæmis við umönnun fólks eða afgreiðslustörf þar sem fylgja þarf ákveðnu verklagi.
Við áhættumat er gott að hafa í huga:
Hefur starfsfólk möguleika á að skipuleggja vinnuna sjálft eða hafa áhrif á framkvæmd hennar?
Er skýrt til hvers er ætlast af starfsfólki?
Er ábyrgðaskyldan skýr?
Getur starfsfólk lagt til nýjar leiðir til að vinna að verkefnum sínum?
Getur starfsfólk fengið aukið svigrúm til að hafa áhrif á hvenær vinnan er unnin, vinnuhraða og vinnuhlé?
Getur starfsfólk gefið endurgjöf á það sem betur má fara í verklagi og samskiptum?
Er hægt að hafa samráð við starfsfólk um mikilvægar ákvarðanir fyrir störf þess?
Sveigjanleiki gefur starfsfólki aukið svigrúm og valkosti við framkvæmd vinnunnar. Snýst það meðal annars um hvort starfsfólk geti ráðið því innan ákveðinna marka hvenær það byrjar eða hættir vinnu innan dagsins. Þar undir getur einnig fallið fjarvinna, breytilegt starfshlutfall, sveigjanleg vaktakerfi og sveigjanleg starfslok.
Sveigjanleiki getur jafnframt snúist um að atvinnurekendur komi til móts við þarfir starfsfólks til að sinna persónulegum málum á vinnutíma.
Sveigjanleiki getur nýst bæði vinnustaðnum og starfsfólki. Sveigjanlegur vinnutími getur auðveldað vinnustöðum að bregðast við álagstoppum meðal annars vegna verkefnaskila eða lengri opnunartíma. Sveigjanleiki getur einnig haft jákvæð áhrif á ímynd vinnustaða.
Starfsfólk sem getur mætt skuldbindingum sínum utan vinnunnar er líklegra til að vera sáttara og einbeittara í vinnunni. Sveigjanleiki í vinnu er samvinnuverkefni stjórnenda og starfsfólks og er á ábyrgð beggja.
Við áhættumat er gott að hafa í huga:
Fær starfsfólk sveigjanleika um hvenær það hefur og lýkur vinnudeginum innan ákveðinna marka?
Getur starfsfólkið haft áhrif á hvernig það skipuleggur lengd einstakra vinnudaga ?
Getur starfsfólkið sinnt starfi sínu að hluta í fjarvinnu?
Það er mikilvægt að huga að starfsfólki sem vinnur eitt eða einangrað og/eða starfsfólki sem vinnur eitt utan dagvinnutíma. Tryggja þarf að það sem er einangrað vegna vinnu sinnar tengist vinnustaðnum og öðru starfsfólki. Því skiptir máli að upplýsa um það sem er að gerast á vinnustaðnum þannig að það upplifi ekki að það verði útundan. Einnig er mikilvægt að koma á samskiptum þess við samstarfsfólk.
Við áhættumat er gott að hafa í huga:
Er starfsfólk faglega einangrað eða vinnur eitt án möguleika á samskiptum við aðra?
Fær starfsfólk sem starfar eitt upplýsingar um það sem tengist starfsemi vinnustaðarins?
Hefur starfsfólk sem starfar eitt aðgang að viðeigandi stuðningi frá samstarfsfólki og stjórnendum þegar á þarf að halda?
Þjónustuaðili
Vinnueftirlitið