Fjársýslan
Innkaup og sala
Efnisyfirlit
Samningar Fjársýslunnar
Samningar Fjársýslunnar eru miðlægir samningar um kaup á vörum og þjónustu fyrir opinbera aðila. Með þeim er samið fyrir hönd margra kaupenda í einu til að ná fram hagstæðari kjörum.
Samningarnir ná til A-hluta stofnana ríkisins. Í sumum tilvikum geta fyrirtæki í ríkiseigu, sveitarfélög og aðrir opinberir aðilar einnig verið aðilar að samningunum með sérstöku samkomulagi.
Samningarnir skiptast í rammasamninga og gagnvirkt innkaupakerfi (DPS).
A-hluta stofnanir
A-hluta stofnanir ríkisins eiga að kaupa inn samkvæmt samningum Fjársýslunnar þegar samningur nær yfir þá vöru eða þjónustu sem á að kaupa.
A-hluta stofnanir eru stofnanir sem eru að stærstum hluta fjármagnaðar með skattfé. Þær hafa ekki frjálst val um hvort þær nota samninga Fjársýslunnar þegar viðeigandi samningur er til staðar. Þær þurfa að fylgja þeim skilmálum og kröfum sem fram koma í viðkomandi samningi.
Um 160 stofnanir ríkisins falla undir A-hluta.
Aðrir aðilar
Aðrir opinberir aðilar verið aðilar að samningum Fjársýslunnar, til dæmis:
fyrirtæki í ríkiseigu
sveitarfélög
stofnanir sem hafa gert sérstakt samkomulag um aðild
Þessir aðilar flokkast undir miðlæga samninga samkvæmt sérstöku samkomulagi eða áskrift.
Opinberir aðilar geta kannað hvort þeir séu aðilar að rammasamningum eða gagnvirku innkaupakerfi Fjársýslunnar með því að sækja lista yfir kaupendur.
Listinn sýnir hvaða aðilar hafa heimild til að kaupa samkvæmt samningum Fjársýslunnar.
Sækja lista yfir kaupendur (.csv): https://gatt.fjarsyslan.is/download/buyers/csv
Samningar Fjársýslunnar skiptast aðallega í:
Miðlæga rammasamninga
Miðlægt gagnvirkt innkaupakerfi (DPS)
Í miðlægum rammasamningi er búið að semja um ákveðin kjör við einn eða fleiri seljendur. Kaup fara þá fram samkvæmt skilmálum samningsins, til dæmis með beinum kaupum eða örútboði.
Í miðlægu gagnvirku innkaupakerfi geta hæfir seljendur fengið aðild á gildistíma kerfisins. Einstök innkaup fara síðan fram með lokuðu útboði meðal seljenda sem hafa fengið aðild að viðeigandi flokki.
Með samningum Fjársýslunnar er samið um kaup á vörum eða þjónustu fyrir hönd margra aðila í einu. Þannig er samið um bestu kjörin í krafti fjölda kaupenda.
Hér á landi verða stofnanir sem eru fjármagnaðar af skatttekjum að stærstum hluta að kaupa inn eftir samningum Fjársýslunnar.
Dæmi eru framhaldsskólar, háskólar, sjúkrahús, heilbrigðisstofnanir, sýslumannsembætti og lögreglustjóraembætti.
Kaupendur eru skilgreindir í upphafi hvers rammasamnings, þegar farið er í rammasamningsútboð.
Þetta tryggir skýrleika um hverjir geta notað samninginn.
Kaupendur geta verið tilgreindir með upptalningu eða vísun í flokk opinberra aðila. Þetta auðveldar aðgreiningu á því hvort aðilar falli innan eða utan rammasamningsins.
Kaupendur geta einnig verið tilgreindir í skilmálum samningsins eða vísað á annan tilgreindan stað, t.d. vefsíðu.
Kaupendur:
velja inn birgja sem uppfylla hæfniskröfur laga um opinber innkaup,
stuðlað að betri kjörum fyrir opinbera aðila en almennt fást á markaðnum með því að ná fram stærðarhagkvæmni við innkaup,
hagkvæmara verði og/eða meiri gæðum en stæðu til boða í sjálfstæðum útboðum.
Seljendur eru þeir birgjar sem hafa verið valdir inn í rammasamning að loknu innkaupaferli og uppfylla þær hæfis- og gæðakröfur sem gerðar eru í samningnum.
Þeir bjóða kaupendum þær vörur eða þjónustu sem rammasamningurinn nær til, samkvæmt þeim kjörum og skilmálum sem þar eru ákveðnir.
Seljendur:
uppfylla hæfis- og gæðakröfur rammasamningsins,
bjóða vörur eða þjónustu samkvæmt skilmálum samningsins,
skuldbinda sig til að veita kaupendum þau kjör sem samið hefur verið um,
taka eftir atvikum þátt í örútboðum eða öðrum innkaupaferlum innan rammasamningsins.
Rammasamningar eru líka tæki fyrir opinbera aðila til að gera sameiginleg stórinnkaup. Með þessu móti geta opinberir aðilar gert mjög hagkvæm innkaup í krafti samvinnu og samlegðar.
Fjársýslan taka að sér slík sameiginleg innkaup fyrir opinbera aðila, sé eftir því leitað, til að ná fram sem bestum kjörum.
Opinberir aðilar geta nýtt sér veltuskilagátt Fjársýsluna til að kanna notkun sína á rammasamningum. Tölurnar eru fengnar úr veltuskilum birgja en nánari upplýsingar um veltuskil má finna hér.
Hvernig sé ég hversu mikið var keypt?
Innskráning
Eftir að birgi skráir sig inn í
velur hann valmöguleikan "Yfirlit" efst í vinstra horni Veltuskilagáttar.
Sækja skrá sem .csv
Næst smellir kaupandi á hnappinn "Sækja gögn" til að hefja niðurhal.
Í .csv skránni má finna upplýsingar um ár, ársfjórðung, samning, kt seljanda, nafn seljanda, fjölda, verð og samtals.
Þannig er gætt að virkri samkeppni milli seljenda á samningstíma sem skilar sér í vasa kaupenda.
Að kaupa inn samkvæmt rammasamningi
Með samningum Fjársýslunnar er samið um kaup á vörum eða þjónustu fyrir hönd margra aðila í einu. Þannig er samið um bestu kjörin í krafti fjölda kaupenda.
Gerð gagnvirks innkaupakerfis (DPS)
Við gerð gagnvirks innkaupakerfis er notast við almenna innkaupaferli Fjársýslunnar sem er skipt upp í 4 þrep.
Kaupandinn gerir innkaupagreiningu og áætlanir.
Kaupandi og Fjársýslan vinna útboðsgögn í sameiningu.
Útboð – Á gagnvirku innkaupakerfi
Tíminn frá því útboð er auglýst og þangað til tilboð seljenda eru metin.
Gagnvirku innkaupakerfi komið á - Seljendur samþykktir inn í kerfið og því komið á fót.
Við undirbúning og vinnslu útboðsgagna þarf að hafa nokkra þætti í huga sem snúa að gagnvirka innkaupakerfinu sjálfu.
Skilyrði fyrir vali
Áður en kerfið er boðið út verður kaupandi að tilgreina skilyrðin eða reglurnar sem verða notaðar til að velja hæfa þátttakendur. Þetta er gert í útboðsgögnunum.
Kaupendur eru skilgreindir í upphafi hvers gagnvirks innkaupakerfis (DPS), þegar farið er í útboð.
Þetta tryggir skýrleika um hverjir geta notað kerfið.
Kaupendur geta verið tilgreindir með upptalningu eða vísun í flokk opinberra aðila. Þetta auðveldar aðgreiningu á því hvort aðilar falli innan eða utan gagnvirka innkaupakerfisins.
Kaupendur geta einnig verið tilgreindir í skilmálum kerfisins eða vísað á annan tilgreindan stað, t.d. vefsíðu.
Kaupendur geta ekki óskað eftir inngöngu ef kerfið er nú þegar virkt.
Gagnvirkt innkaupakerfi er auglýst með áberandi hætti á utbodsvefur.is og ef kostnaðaráætlun fer yfir ákveðna viðmiðunarfjárhæð á TED, auglýsingavettvangi Evrópusambandsins til að allir áhugasamir seljendur geti tekið þátt.
Seljendur geta sótt um aðild að DPS hvenær sem er á gildistíma kerfisins.
Umsóknir eru metnar samkvæmt þeim hæfis- og valkröfum sem koma fram í útboðsgögnum. Uppfylli seljandi kröfurnar er hann tekinn inn í kerfið og getur tekið þátt í útboðum innan þess.
Fjöldi seljenda í kerfinu er ekki takmarkaður.
Hvernig tek ég þátt í gagnvirku innkaupakerfi?
Ef um miðlægt Gagnvirkt innkaupakerfi DPS er að ræða er hægt að fylgja þessum skrefum.
Seljandi fer inn á www.utbodsvefur.is
Finnur þar þau Gagnvirku innkaupakerfi sem eru í gangi.
Smellir á kerfi sem seljandi vill verða þátttakandi í .
Nær í útboðs gögin sem skila þarf inn
Sendir inn þátttökubeiðni eftir skilmálum gagnvirka innkaupakerfisins.
Svar mun svo berast frá Fjársýslunni varðandi samþykkta inngögnu.
Eftir að innganga hefur verið samþykkt mun seljandi fá tilkynningar um lokuð útboð sem fara fram innan kerfisins.
Samkvæmt lögum um opinber innkaup er enginn ákveðinn hámarksgildistími fyrir gagnvirkt innkaupakerfi (DPS), ólíkt fjögurra ára meginreglunni um rammasamninga.
Kerfið skal þó vera tímabundið og kaupandi verður að tilgreina gildistíma þess í útboðsauglýsingu.
Gagnvirkt innkaupakerfi fyrir einstaka kaupendur
Hægt er að koma á gagnvirku innkaupakerfi (DPS) fyrir einn eða fleiri tiltekna kaupendur. Kerfið hentar þegar þörf er fyrir endurtekin kaup á vörum, þjónustu eða verkum sem almennt eru fáanleg á markaði.
Til að koma á gagnvirku innkaupakerfi fyrir einstaka kaupendur þurfa opinberir aðilar að senda inn verkbeiðni til Fjársýslunnar og fylgja leiðbeiningum um gerð gagnvirks innkaupakerfis.
Innkaup innan gagnvirks innkaupakerfis fara fram með lokuðum útboðum meðal hæfra seljenda sem hafa fengið aðild að kerfinu eða viðkomandi flokki þess.
Miðlægt gagnvirkt innkaupakerfi
Miðlægt gagnvirkt innkaupakerfi er komið á af miðlægum innkaupaaðila, svo sem Fjársýslunni, fyrir hönd skilgreindra kaupenda. Kaupendur geta meðal annars verið A-hluta stofnanir ríkisins, ríkisfyrirtæki, sveitarfélög og aðrar opinberar stofnanir.
Kaupendur kerfisins eru skilgreindir þegar kerfið er auglýst og geta almennt ekki óskað eftir inngöngu eftir að það hefur verið tekið í notkun. Nýir seljendur geta hins vegar sótt um aðild allan gildistíma kerfisins, að því gefnu að þeir uppfylli hæfiskröfur þess.
Innkaup innan miðlægs gagnvirks innkaupakerfis fara fram með lokuðum útboðum meðal hæfra seljenda sem hafa fengið aðild að kerfinu eða viðkomandi flokki þess.