Fara beint í efnið
Fjársýslan (Innkaup)

Að kaupa inn fyrir opinbera aðila - Innkaupaferli

2. Undirbúningur

Á þessu stigi hefst vinna innkaupasviðs Fjársýslunnar og kaupanda við að útbúa útboðsgögn.

Er það oftast gert í sameiginlegu skjölum en að lokum sér Fjársýslan um að setja gögnin inn í útboðskerfi FJársýslunnar.

Það má gera ráð fyrir að undirbúningur taki að minnsta kosti mánuð. Nákvæm tímalengd er misjöfn og fer til dæmis eftir því hversu langt þarfagreiningar og tæknilýsingar eru komnar.

Undirbúningurinn skiptist í fimm verkþætti:

Á að kaupa nýsköpun?

  • Það getur verið gott að stilla hæfiskröfum og valforsendum í hóf. Þá eru mögulegir seljendur ekki útilokaðir sem gætu haft nauðsynlega getu til að taka þátt í útboðinu, og það sem er enn mikilvægara, betri lausn.

  • Hið opinbera þarf ekki endilega að krefjast þess að seljandi hafi verið starfandi í mörg ár eða sé með útilokandi háa veltu. Þá þarf ekki að krefjast ákveðins starfsmannafjölda eða vera með óhóflegar kröfur um menntun eða reynslu.

  • Ekki nota 100% verð við mat á tilboðum heldur auka vægi valforsenda.

  • Ekki velja ávallt á grundvelli lægsta verðs. Aðrir þættir geta oft skilað meiri hagkvæmni.

  • Það er gott að nýta markaðskönnun sem undanfara útboðs. Þá er hægt að sjá hvað er í boði og þörfin er auglýst sérstaklega innan nýsköpunargeirans.

Við gerð útboðsgagna

  • Það er gott að skipta útboðinu upp í hluta. Þannig geta smærri seljendur boðið í ákveðna hluta innan útboðsins á meðan þeir stærri geta boðið í alla hluta þess.

  • Opna á frávikstilboð. Það gætu verið seljendur á markaði sem hafa vöru eða þjónustu í höndunum sem mætir þörfinni með öðrum hætti en lýst er í útboðsgögnum. Þá gæti aðeins þurft lítils háttar aðlögun á lausninni sem er til fyrir.

  • Ekki hafa of kröfur um fundi of íþyngjandi. Til dæmis er nóg að halda fundi við lykiláfanga. Þá fær fyrirtækið tíma og frið til að vinna verkið.

Tékklisti kaupanda

  • Skrifar eða rýnir greiningaskýrslu og tæknilýsingu sem inniheldur þarfalýsingu og kröfulýsingu. 

  • Ræður sér tæknilegan ráðgjafa ef þörf er á.

  • Ef þörf er á, framkvæmir markaðskönnun í samstarfi við Fjársýslunna. 

  • Ákveður innkaupaferli í samstarfi við Fjársýslunna.

  • Vinnur útboðsgögnin í samstarfi við Fjársýslunna þar sem þarfir eru settar fram sem kröfur og valforsendur. 

  • Vinnur að gerð útboðsauglýsingar í samstarfi við Fjársýsluna.

  • Samþykkir eða hafnar loka útgáfu útboðsgagna.

Innkaupasvið Fjársýslunnar:

  • Hefur umsjón með gerð útboðsskilmála.

  • Setur upp útboðsgögn í útboðskerfi.

  • Gefur ráð vegna kröfu- og þarfalýsingar.

  • Auglýsir útboðið og sjá um útgáfu á gögnum á vef.


Næsta skref: Útboð

Fjársýslan (Innkaup)

Hafðu samband

Sími: 545-7500

Netfang: postur@fjarsyslan.is

Afgreiðslu­tími

Mánudaga-fimmtudaga kl. 9-15
föstudaga kl. 9-13

Heim­il­is­fang

Katrínartún 6, (Fjársýslan), 1. hæð,
105 Reykjavík

Kennitala: 540269-7509