Mögulegir innkaupaferlar og tilboðsfrestir

Innkaupaferli þar sem kaupandi setur fram allar kröfur sínar og þarfir fram í upphafi. Hvaða fyrirtæki sem er getur lagt fram tilboð til samræmis við útboðslýsingu.

Almennt útboð tryggir aukna samkeppni og gagnsæi við innkaup. Við val á innkaupaferli má alltaf nota almennt útboð til opinberra innkaupa.

Reglur og skipulag

• Í útboðsgögnum eru sett fram skilyrði og kröfur sem bjóðendur og hið boðna þarf að uppfylla. Þetta getur t.d. verið kröfur um ákveðin gæði, tíma eða verð.

• Öll útboð eru auglýst á utbodsvefur.is og þau sem eru yfir ákveðnum viðmiðunarfjárhæðum þurfa að vera auglýst á TED, auglýsingavettvangi Evrópusambandsins. 

• Allir bjóðendur hafa sömu tækifæri í ferlinu. Engum er gefinn forgangur eða mismunað.

• Þegar tilboðstíminn hefur runnið út, eru tilboð opnuð og metin af Fjársýslunni og kaupanda eftir þeim mælikvörðum sem voru tilgreindir í útboðsgögnum. Yfirleitt er hagkvæmasta tilboðið valið, en það fer eftir því hvernig kaupandi hefur skilgreint valferlið.

• Þegar tilboð hefur verið valið tekur við biðtími þar sem öðrum fyrirtækjum gefst kostur á að kæra niðurstöðu útboðsins. Að biðtíma loknum er heimilt að ganga endanlega að því tilboði sem var valið.

Tilboðsfrestir: 

• 15 dagar ef verið er að kaupa inn samkvæmt innlendum viðmiðunarfjárhæðum. Rafrænt tilboð: 10 dagar.

• 35 dagar ef verið er að kaupa inn samkvæmt viðmiðunarfjárhæðum innan EES. Rafrænt tilboð: 30 dagar.

• Ef brýn nauðsyn krefst hraðútboðs: Frestur styttur í 7 daga innanlands og 15 daga innan EES. Athugið að hraðútboð er einungis leyfilegt í undantekningartilvikum.

Biðtími: 

• 5 dagar ef verið er að kaupa inn samkvæmt innlendum viðmiðunarfjárhæðum. 

• 10 dagar ef verið er að kaupa inn samkvæmt viðmiðunarfjárhæðum innan EES.

Forval er eins konar undanfari allra mögulegra innkaupaferla nema almenns útboðs. Þar er lagt mat á hæfi þátttakenda áður en tilboðum er skilað inn eða gengið til viðræðna. Einungis fyrirtæki sem eru hæf til þátttöku er hleypt áfram í innkaupaferlinu.

Með forvali getur kaupandi sparað sér mikla vinnu með því að kanna fyrst hæfi í stað þess að þurfa að meta fjölda tilboða eða eiga viðræður við fyrirtæki sem uppfylla ekki kröfur. Í forvali er heimilt að hleypa öllum hæfum fyrirtækjum áfram eða takmarka fjöldann. 

Í forvali vegna lokaðs útboðs skulu þátttakendur sem valdir eru til að leggja fram tilboð ekki vera færri en fimm.

Í forvali vegna samkeppnisútboðs, samkeppnisviðræðna og nýsköpunarsamstarfs skulu þátttakendur ekki vera færri en þrír.  Fjöldi þátttakenda sem valdir eru til áframhaldandi þátttöku skulu þó ætíð vera nægilega margir til að tryggja raunverulega samkeppni.

Forvalsgögn

Áður en forvalið hefst verður kaupandi að tilgreina skilyrðin eða reglurnar sem verða notaðar til að velja þátttakendur til áframhaldandi þátttöku í útboðinu. Þessum reglum og skilyrðum er komið á framfæri í forvalsgögnum. Það þarf líka að tilgreina lágmarksfjölda og hámarksfjölda þátttakenda, ef það á við.

Forval tilkynnt

Auglýsa skal tilkynningu um forval með áberandi hætti á utbodsvefur.is og ef kostnaðaráætlun fer yfir ákveðna viðmiðunarfjárhæð á TED, auglýsingavettvangi Evrópusambandsins til að öll áhugasöm fyrirtæki geti tekið þátt. Í auglýsingunni skulu koma fram nægilega miklar upplýsingar til að fyrirtæki geti tekið afstöðu til þess hvort þau hyggjast taka þátt í forvali og útboði í kjölfarið.

Þátttökubeiðni

Þátttökubeiðni er umsókn til þátttöku í forvali fyrir lokað útboð, samkeppnisútboð, samkeppnisviðræður og nýsköpunarsamstarf. Þátttökubeiðni þarf að uppfylla þær kröfur og skilyrði sem sett eru í forvalsgögnum.

Innkaupaferli sem líkist almennu útboði að því undanskildu að einungis hæfum fyrirtækjum sem hafa verið valin af kaupanda að loknu forvali er gefinn kostur á að leggja fram tilboð.

• Kaupandi þarf að setja fram hæfiskröfur sínar í upphafi innkaupaferilsins, í forvalinu. 

• Í forvali vegna lokaðs útboðs skulu þátttakendur sem valdir eru til að leggja fram tilboð ekki vera færri en fimm. Fjöldi þátttakenda sem valdir eru skal ætíð vera nægilegur til að tryggja raunverulega samkeppni.

Sjá nánar um forval.

Reglur

• Kaupandi þarf að leggja setja fram allar kröfur sínar og þarfir fram í upphafi í formi forvals. 

• Allir bjóðendur hafa sömu tækifæri í ferlinu. Engum er gefinn forgangur eða er mismunað.

• Í forvali vegna lokaðs útboðs skulu þátttakendur sem valdir eru til að leggja fram tilboð ekki vera færri en fimm.

Frestir

Í forvali: 

• 15 dagar ef verið er að kaupa inn yfir innlendum viðmiðunarfjárhæðum. Rafrænt tilboð: 10 dagar.

• 30 dagar ef verið er að kaupa inn yfir viðmiðunarfjárhæðum innan EES. 

• Ef brýn nauðsyn krefst hraðútboðs: Frestur styttur í 15 daga innan EES.

Til að leggja fram tilboð: 

• 10 dagar ef verið er að kaupa inn yfir innlendum viðmiðunarfjárhæðum.

• 30 dagar ef verið er að kaupa inn yfir viðmiðunarfjárhæðum innan EES. Rafrænt tilboð: 25 dagar.

• Ef brýn nauðsyn krefst hraðútboðs: Frestur að lágmarki 7 dagar innanlands og 10 dagar innan EES.

Opinberum aðilum, að frátöldum stofnunum á vegum ríkisins, er heimilt að semja við þátttakendur sem valdir hafa verið í forvali um styttri tilboðsfrest ef þátttakendur fá allir jafn langan tíma til að semja og leggja fram sín tilboð.

Biðtími: 

• 5 dagar ef verið er að kaupa inn skv. innlendum viðmiðunarfjárhæðum. 

• 10 dagar ef verið er að kaupa inn skv. viðmiðunarfjárhæðum innan EES.

Lesa meira:

Lög um opinber innkaup númer 120/2016, 59. gr. þar sem finna má ítarlegri reglur um fresti í lokuðu útboði, samkeppnisútboði, samkeppnisviðræðum og nýsköpunarsamstarfi.

Nýsköpunarsamstarf er innkaupaferli þar sem fyrirtæki geta sótt um þátttöku til að vinna með kaupanda að þróun nýrra lausna. Heimilar kaupanda að stofna til langtímasamstarfs um þróun og í kjölfarið kaup á nýrri vöru, verki eða þjónustu. 

Ferlið er skipulagt í mismunandi áfanga, til að mynda:: 

• Rannsóknir

• Þróun

• Framleiðslu

• Prófanir

Í enda ferilsins getur kaupandi keypt þá nýsköpun sem kom úr samstarfinu.

Reglur og skipulag

Kaupandi skal tilgreina þörfina sem er ekki hægt að mæta með vörum, þjónustu eða verki sem til eru fyrir á markaði. Þar skulu koma fram:

• hvaða lágmarkskröfur öll tilboð þurfa að uppfylla, 

• skilmálar varðandi hugverkarétt,

• valforsendur sem byggjast á besta hlutfalli milli verðs og gæða.

Fyrirtæki svara svo með því að senda inn upplýsingar um hvernig þau geta mætt þeirri þörf og hvernig þau uppfylla skilyrði í útboðsgögnum til þess að taka þátt.

• Þegar þátttakandi er valinn skal kaupandi fara fyrst og fremst eftir viðmiðum sem varða getu þátttakenda á sviði rannsókna og þróunar og við þróun og framkvæmd nýstárlegra lausna.

• Í nýsköpunarsamstarfi þarf að taka fram áfangamarkmið fyrir samstarfsaðilana og greiðslu þóknunar í viðeigandi hlutagreiðslum. Á grundvelli þessara markmiða getur kaupandi, að hverjum áfanga loknum, ákveðið að binda enda á nýsköpunarsamstarfið eða, ef um er að ræða samstarf við fleiri en einn aðila, að fækka samstarfsaðilum með því að slíta einstökum samningum. Kaupandi verður þá að hafa kveðið á um slíka skilmála í útboðsgögnum.

Frestir

Í forvali

• 15 dagar ef verið er að kaupa inn yfir innlendum viðmiðunarfjárhæðum. Rafrænt tilboð: 10 dagar.

• 30 dagar ef verið er að kaupa inn yfir viðmiðunarfjárhæðum innan EES. 

• Ef brýn nauðsyn krefst hraðútboðs: Frestur styttur í 15 daga innan EES.

Í tilboði

• 10 dagar.ef verið er að kaupa inn yfir skv. innlendum viðmiðunarfjárhæðum.

• 25 dagar ef verið er að kaupa inn skv. viðmiðunarfjárhæðum innan EES. Rafrænt tilboð: 20 dagar.

• Ef brýn nauðsyn krefst hraðútboðs: Frestur að lágmarki 7 dagar innanlands og 10 dagar innan EES.

Biðtími

• 5 dagar ef verið er að kaupa inn skv. innlendum viðmiðunarfjárhæðum. 

• 10 dagar ef verið er að kaupa inn skv. viðmiðunarfjárhæðum innan EES.

Lesa meira

Lög um opinber innkaup númer 120/2016, 59. gr. þar sem finna má ítarlegri reglur um fresti í lokuðu útboði, samkeppnisútboði, samkeppnisviðræðum og nýsköpunarsamstarfi.

Samkeppnisútboð og samkeppnisviðræður eru náskyld innkaupaferli sem fela bæði í sér að kaupandi getur átt viðræður við seljendur í því skyni að þróa útboðslýsingu. Bjóðendur keppast svo um að skila inn hagkvæmasta tilboði samkvæmt þeirri lýsingu.

Heimilað er að fara í þessi innkaupaferli þegar:

• Ekki er hægt að mæta þörfum kaupanda án þess að aðlaga lausnir sem fyrir hendi eru.

• Innkaup fela í sér hönnun eða nýsköpun.

• Ekki er hægt að gera samning án undanfarandi samningsviðræðna vegna þess hversu flókin, áhættusamur eða sérstakur samningurinn er. 

• Kaupandi getur ekki skilgreint tæknilýsingar af nægilegri nákvæmni. 

• Einungis berast ógild eða óaðgengileg tilboð í almennu eða lokuðu útboði.

Munurinn á samkeppnisútboði og samkeppnisviðræðum

Lítill munur á þessu tvennu en þó nokkur atriði:

• Samkeppnisútboð eru formfastari. Það þarf að ákveða lágmarkskröfur og forsendur sem stýra vali milli tilboða í upphafi sem er óheimilt að breyta. Það er meira svigrúm í samkeppnisviðræðum til að þróa og móta samkeppnina á milli þátttakenda/bjóðanda.

• Í samkeppnisútboði getur kaupandi áskilið sér rétt í útboðsgögnum til að sleppa því að fara í viðræður ef hann telur tilboð í upphafi vera ásættanlegt. Því er hægt að áskilja sér í raun rétt til að haga innkaupaferlinu líkt og um almennt útboð væri að ræða.

• Í samkeppnisútboði er hægt að velja tilboð á grundvelli lægsta verðs en í samkeppnisviðræðum þarf ávallt að nota besta hlutfall milli verðs og gæða, þ.e. fleira en verð þarf að ráða niðurstöðu.

Samkeppnisviðræður

Samkeppnisviðræður er innkaupaferli þar sem hvaða seljandi sem er getur sótt um að taka þátt.

Í samkeppnisviðræðum getur kaupandi ákveðið að nota forval til þess að draga úr fjölda  þátttakenda í viðræðunum. Ætti það að einfalda ferlið til muna og minnka vinnu kaupanda. 

Í samskiptum við þátttakendur þróar kaupandi valkosti sem mæta kröfum hans. Viðræðurnar gefa því kaupanda og seljendum tækifæri til að skilgreina, breyta og staðfesta kröfur, þarfir og óljós atriði sem þurfa að koma í útboðsgögnum. 

Kaupandi stýrir viðræðum við þau fyrirtæki sem valin hafa verið til að taka þátt. Að þessu loknu eru gefin út ný útboðsgögn sem eru annað hvort skilgreind sem milliskil eða lokatilboð eftir því hvort það eigi að klára ferlið eða fara aftur í viðræður.  

Samkeppnisútboð

Samkeppnisútboð er innkaupaferli með samningsviðræðum þar sem kaupandi setur fram lágmarkskröfur í upphafi innkaupaferlis í formi forvals. 

Hvaða fyrirtæki sem er getur sótt um að taka þátt í innkaupaferlinu sem felst í því að kaupandi stýrir viðræðum við þau fyrirtæki sem valin hafa verið til þátttöku, með það að markmiði að laga tilboð að kröfum hans, enda séu þessar kröfur lagðar til grundvallar þegar þátttakendum er boðið að leggja fram tilboð. Þó má ekki semja um lágmarkskröfur og forsendum fyrir vali tilboðs. 

Kaupandi getur áskilið sér þann rétt að velja fyrsta tilboð án frekari viðræðna ef það sé skýrt tekið fram í útboðsgögnunum.

Forval

Mikilvægt er að hafa hugsað ferilinn frá upphafi til enda áður en lagt er af stað með birtingu gagna fyrir forval. Gögn fyrir forval eru sérútbúin til að lýsa því hvernig forval fer fram og hvernig fækkað er í hópi bjóðenda þegar fram vindur og hvernig valforsendur mælikvarðans lýsa sér í síðari fasa útboðsins.

Dæmi:

• Hvernig verða valforsendur í útboði í seinni fasa,

• hverjir munu sitja í dómnefnd og hvað á hún að meta,

• hvernig verður þátttakendum fækkað (skilvirkast er að fækka þátttakendum í forvali) 

• hvernig verður viðræðum háttað.

Ekki er nauðsynlegt að hafa útboðsgögnin tilbúin þegar forvalið fer í loftið en gott er að vinna þau samhliða forvali. 

Sjá nánar varðandi forval.

Markaðskönnun

Einnig er æskileg að kanna markaðinn áður en haldið er af stað, með til dæmis:

• undanfarandi markaðskönnun, samanber 45. grein laga um opinber innkaup,

• opnum kynningarfundi,

• eða annars konar samtali við markaðinn og rannsókn á honum.

Sjá nánar varðandi Markaðskönnun (Hlekkur)

Frestur

Í forvali: 

• 15 dagar ef verið er að kaupa inn skv. innlendum viðmiðunarfjárhæðum. Rafrænt tilboð: 10 dagar.

• 30 dagar ef verið er að kaupa inn skv. viðmiðunarfjárhæðum innan EES. 

• Ef brýn nauðsyn krefst hraðútboðs: Frestur styttur í 15 daga innan EES..

Í tilboði: 

• 10 dagar ef verið er að kaupa inn yfir innlendum viðmiðunarfjárhæðum.

• 30 dagar ef verið er að kaupa inn skv. viðmiðunarfjárhæðum innan EES. Rafrænt tilboð: 25 dagar.

• Ef brýn nauðsyn krefst hraðútboðs: Frestur að lágmarki 7 dagar innanlands og 10 dagar innan EES.

Biðtími

Biðtími er jafn langur sama hvaða innkaupaferill er valinn:

• 5 dagar ef upphæð kaupa er yfir innlendri viðmiðunarfjárhæð

• 10 dagar ef upphæð kaupa er yfir viðmiðunarfjárhæð fyrir EES

Fyrirspurnar - og svarfrestur

Almennt í útboðum Fjársýslunnar er:

• Frestur til að skila inn fyrirspurnum: 9 dögum fyrir opnun tilboðs.

• Frestur til að svara fyrirspurnum: 6 dögum fyrir opnun tilboðs. 

Hönnunarsamkeppni er innkaupaferli sem er einkum notað á sviði skipulagsmála, húsagerðarlistar og verkfræði eða gagnavinnslu. Yfirleitt er hún notuð til að útvega áætlun eða hönnun fyrir ákveðið verkefni. 

Í hönnunarkeppni gilda sömu tilboðsfrestir og í almennu útboði.

Í auglýsingunni eða tengdum skýringargögnum fyrir hönnunarsamkeppnina skulu vera upplýsingar um fyrirkomulag samkeppninnar, hvort samningur verður gerður í framhaldinu, valforsendur þátttakenda (ef takmörkun er á fjölda þeirra) og val á tillögum eða áætlunum.

Hönnunarsamkeppni er hægt að halda:

• Sem hluta af kaupum þar sem vinningstillaga er keypt og framkvæmd eða sem sérstaka samkeppni þar sem engin vilyrði eru fyrir því að sigurtillaga verði keypt eða framkvæmd.

• Opna eða lokaða. Ef verkefni eru flókin er stundum haldin tveggja áfanga keppni. Fyrst er leitað eftir hugmyndum og síðan er keppni milli bestu tillagna.

• Með verðlaunum eða án verðlauna. 

Eftir að hönnunarsamkeppni er haldin er besta lausnin valin af dómnefnd.

Reglur um dómnefnd

Dómnefndin verður að vera óháð þátttakendum. Val á meðlimum dómnefndar byggir á skilyrðum, kröfum og viðmiðum sem skilgreind eru áður en ferlið fer af stað. Ef gerð er tiltekin krafa til menntunar eða starfshæfni af þátttakendum skal að minnsta kosti einn þriðji hluti dómnefndarmanna hafa þá menntun eða sambærilega starfshæfni.

Reglur um birtingu 

Kaupandi sem ætlar að halda hönnunarsamkeppni verður að birta opinbera auglýsingu um hana.

Auglýsingar skulu samræmast reglum um útboðsauglýsingar og birtingu þeirra.

Niðurstöðu samkeppninnar þarf að tilkynna þátttakendum.

Lesa meira: 

Lög um opinber innkaup, grein 44

Í lögum um opinber innkaup nr. 120/2016 segir að opinberir samningar um félagsþjónustu og aðra sértæka þjónustu skuli gerðir samkvæmt VIII. kafla laganna. Um er að ræða samninga sem áður voru ekki útboðsskyldir en kaupendur verða nú að bjóða út ef verðmæti samninganna er meira en kveðið er á um í 4. gr. reglugerðar nr. 360/2022.

Regluverkið sem samningarnir falla undir er oft kallað Létta leiðin þar sem heimilt er að auglýsa innkaupin með forauglýsingu með allt að 36 mánaðar fyrirvara eða með hefðbundunni útboðsauglýsingu. Þá er framsetning valforsendna fjálsari en almennt gerist auk þess sem viðmiðunarfjárhæðir eru talsvert hærri en í hefðbundnum samningum.

Létta leiðin er ekki innkaupaferli en kaupendum er frjálst að velja eitthvert af ofangreindum innkaupaferlum sem er talið henta innkaupunum hverju sinni. Athugið að einungis þær þjónustutegundir sem taldar eru upp í reglugerð nr. 1000/2016 falla undir léttu leiðina.

Miðað við innlendar fjárhæðir

• 15 dagar: Í lokuðu útboði, samkeppnisútboði, samkeppnisviðræðum og nýsköpunarsamstarfi (10 dagar ef tilboð er rafrænt).

Miðað við fjárhæðir innan EES

• 30 dagar: Í lokuðu útboði, samkeppnisútboði, samkeppnisviðræðum og nýsköpunarsamstarfi.

• 15 dagar: Ef brýn nauðsyn krefst hraðútboðs í lokuðu útboði, samkeppnisútboði, samkeppnisviðræðum og nýsköpunarsamstarfi.

Miðað við innlendar fjárhæðir

• 15 dagar: Í almennu útboði (10 dagar ef tilboð er rafrænt)

• 10 dagar: Í lokuðu útboði og nýsköpunarsamstarfi

Miðað við fjárhæðir innan EES

• 35 dagar: Í almennu útboði (30 dagar ef tilboð er rafrænt)

• 20 dagar: Í lokuðu útboði, samkeppnisútboði og nýsköpunarsamstarfi (20 dagar ef tilboð er rafrænt)

Biðtími er jafn langur sama hvaða innkaupaferill er valinn:

• 5 dagar ef upphæð kaupa er yfir innlendri viðmiðunarfjárhæð

• 10 dagar ef upphæð kaupa er yfir viðmiðunarfjárhæð fyrir EES

Frestur til að senda inn fyrirspurn og til að svara henni er jafn langur sama hvaða innkaupaferill er valinn: 

• Frestur til að skila inn fyrirspurnum: 9 dagar fyrir opnun tilboðs.

• Frestur til að svara fyrirspurnum: 6 dagar fyrir opnun tilboðs.