Hugbúnaðarrammi

Reynsla Fjársýslunnar hefur sýnt fram á vöntun á heildstæðum leiðbeiningum fyrir opinbera aðila þegar kemur að fjárfestingu í hugbúnaði. 

Því var brugðið á það ráð að setja saman leiðarvísi fyrir opinbera aðila við kaup á hugbúnaði, með það að markmiði að einfalda ferlið og draga úr áhættu.

Leiðarvísirinn fjallar um mikilvægi þarfagreiningar, markmiðssetningar og varna gegn birgjalæsingu, ásamt því að útlista tæknilegar og lagalegar kröfur sem ber að hafa í huga við val á mismunandi tegundum hugbúnaðar, þar á meðal staðlaðar, sérlausnir og Power Platform.

Hann veitir einnig innsýn í mótun útboðsgagna, greiðslufyrirkomulags og krafna er varða þróun, prófanir og skil hugbúnaðar.

Leiðarvísirinn eða ramminn inniheldur 6 skref.

1.

Fyrstu skrefin í innkaupaferlinu, þar sem farið er yfir mótun þarfar, innkaupagreiningu á núverandi stöðu og þörfum. Í þessum kafla er einnig rætt um mikilvægi stefnumótunar og markmiðssetningar fyrir hugbúnaðarkaup.
Upphaf kaupa

2.

Hér er gerð grein fyrir núverandi ástandi hugbúnaðar og kerfa sem notuð eru hjá stofnuninni. Kaflinn fjallar um núverandi tæknilegar lausnir, áskoranir, læsta stöðu hjá birgja, arfleiðarkerfi og hvernig nýr hugbúnaður getur bætt starfsemi opinberra aðila.

Staða hugbúnaðar eða kerfis

3.

Hér er útskýrt hvaða undirbúningsþættir eru mikilvægir áður en farið er í opinbert útboð eða almenn innkaup undir útboðsmörkum. Lögð er áhersla á mikilvægi markaðskannana, áhættugreininga til að fá betri yfirsýn og tryggja að nauðsynlegir þættir séu vel skilgreindir, opnir og kaupin verði gerð með upplýstri ákvörðun.

Áður en farið er í útboð

4.

Hér er fjallað um hvernig á að greina, velja og setja fram tæknilegar og rekstrarlegar kröfur fyrir mismunandi tegundir hugbúnaðar, svo sem staðlaðar lausnir, power platform og sérlausnir. Kröfurnar eru settar fram með tilliti til öryggis, notenda, varnir við læstri stöðu við birgja, góðar venjur (best practice) í samræmis við opinbera staðla.

Þarfir og kröfur mismunandi hugbúnaðar

5.

Hér er fjallað um hvernig best er að undirbúa innleiðingu nýs hugbúnaðar með tilliti til skipulags, þjálfunar starfsfólks, og áætlunar um breytingastjórnun. Hér er lögð áhersla á áhættustýringu, prófanir og stöðuga eftirfylgni.

Kröfur er varða innleiðingu á hugbúnað / kerfi

6.

Útskýrir hvað þarf að vera til staðar áður en útboðsferlið hefst. Þetta felur í sér þróun nákvæmra útboðsgagna, skráningu matsviðmiða fyrir tilboðin og verklagsreglur fyrir útboð. Að auki er fjallað um hvernig á að tryggja gegnsæi og jafna meðferð allra bjóðenda.

Undirbúningur fyrir útboð