Fjársýslan
Rammasamningar og rammasamnings útboð
Rammasamningar eru samningar um kaup á vöru og þjónustu sem eru gerðir til langs tíma. Með gerð samningsins skuldbinda kaupendur sig til að kaupa einungis vöru eða þjónustu af þeim seljendum sem samningurinn er gerður við.
Með því að semja til lengri tíma er hægt að festa verð, afslætti og aðra skilmála fyrir ákveðinn vöruflokk. Þannig er hægt að spara kostnað og tíma hjá hinu opinbera.
Rammasamningsútboð eru auglýst á útboðsvef Fjársýslunnar. Seljendur verða að fylgjast með vefnum og taka þátt þegar útboð eru í gangi með því að senda inn tilboð.
Rammasamning er komið á eftir að opinber aðili framkvæmir útboð í samræmi við innkaupaferli Fjársýslunnar og kallast það Rammasamnings útboð.
Rammasamningsútboð notast við almenna innkaupaferli Fjársýslunnar sem er skipt upp í 4 þrep.
Innkaupagreining - Kaupandinn gerir innkaupagreiningu og áætlanir í samráði við Fjársýsluna.
Undirbúningur - Kaupandi og Fjársýslan vinna útboðsgögn í sameiningu.
Útboð - Rammasamnings útboð - Tíminn frá því útboð er auglýst og þangað til tilboð seljenda eru metin.
Rammasamningi komið á - Seljendur samþykktir inn í rammasamning og honum komið á fót.
Við undirbúning og vinnslu útboðsgagna þarf að hafa nokkra þætti í huga sem snúa að rammasamningnum sjálfum.
Mikilvæg atriði við gerð rammasamnings
Skýr skilgreining gildissviðs
Það verður að vera ljóst hvaða vörur, verk eða þjónusta heyra undir samninginn, og hvað er undanskilið.
Gildistími samninga
Almennt fjögur ár, en getur verið lengri í undantekningartilvikum sem tengjast eðli samningsins.
Hámarks gildistími til að viðhalda samkeppni
Setja þak á gildistíma til að koma í veg fyrir of mikla hömlun á samkeppni.
Hámarks virði og/eða magn
Kaupendur þurfa að tilgreina hámark og áætlað magn og/eða virði innkaupa því mikilvægt er að setja mörk á virði og magn innkaupa til að forðast misnotkun og óhagkvæmni.
Skipting rammasamnings í hluta
Til að auka samkeppni og auðvelda smærri fyrirtækjum þátttöku er hægt að skipta samningnum í hluta.
Nákvæmni í valforsendum
Skilmálar rammasamnings verða að lýsa nákvæmlega hvernig valforsendur eru metnar.
Val á milli fyrirtækja í fjölbirgja samningum
Skilmálar þurfa að lýsa valaðferðum milli fyrirtækja á samningstímanum og þeirri aðferð sem leyfilegt er að beita við kaup.
Reglur um frávik og nýjar vörur eða tækni
Skýrar reglur um hvernig á að meðhöndla frávik frá samningi og nýjar vörur eða tækni sem koma á markaðinn.
Sveigjanleiki og nákvæmni
Samningurinn þarf að vera nægilega sveigjanlegur til að takast á við breyttar aðstæður, en samt sem áður nákvæmur og gagnsær í framkvæmd.
Gildistími rammasamnings má ekki vera lengri en fjögur ár, nema í undantekningartilvikum.
Hægt er t.d. að semja til eins árs með þrem, eins árs framlengingarheimildum.
Eða til fjögra ára án framlengingarheimilda.
Aðilar sem koma að rammasamningum eru annars vegar kaupendur og hins vegar seljendur.
Kaupendur eru skilgreindir í upphafi hvers rammasamnings, þegar farið er í rammasamningsútboð.
Þetta tryggir skýrleika um hverjir geta notað samninginn.
Kaupendur geta verið tilgreindir með upptalningu eða vísun í flokk opinberra aðila. Þetta auðveldar aðgreiningu á því hvort aðilar falli innan eða utan rammasamningsins.
Kaupendur geta einnig verið tilgreindir í skilmálum samningsins eða vísað á annan tilgreindan stað, t.d. vefsíðu.
Kaupendur:
velja inn birgja sem uppfylla hæfniskröfur laga um opinber innkaup,
stuðlað að betri kjörum fyrir opinbera aðila en almennt fást á markaðnum með því að ná fram stærðarhagkvæmni við innkaup,
hagkvæmara verði og/eða meiri gæðum en stæðu til boða í sjálfstæðum útboðum.
Seljendur eru þeir birgjar sem hafa verið valdir inn í rammasamning að loknu innkaupaferli og uppfylla þær hæfis- og gæðakröfur sem gerðar eru í samningnum.
Þeir bjóða kaupendum þær vörur eða þjónustu sem rammasamningurinn nær til, samkvæmt þeim kjörum og skilmálum sem þar eru ákveðnir.
Seljendur:
uppfylla hæfis- og gæðakröfur rammasamningsins,
bjóða vörur eða þjónustu samkvæmt skilmálum samningsins,
skuldbinda sig til að veita kaupendum þau kjör sem samið hefur verið um,
taka eftir atvikum þátt í örútboðum eða öðrum innkaupaferlum innan rammasamningsins.
Samningur við einn seljanda
Þegar samið er við eitt fyrirtæki um öll viðskipti á samningstímanum getur skapast svigrúm til magnafsláttar og hagstæðari kjara. Innkaupaferlið verður jafnframt einfaldara þar sem ekki þarf að velja á milli margra birgja við hver kaup. Samningsstjórnun og eftirlit geta þá mögulega orðið skilvirkari þar sem samskipti og eftirfylgni beinast að einum birgi.
Þegar gerður er samningur við einn seljenda er samkeppni takmörkuð á samningstímanum. Markaðurinn getur breyst á meðan samningurinn er í gildi og önnur fyrirtæki farið að bjóða betri kjör, vörur eða nýjar lausnir. Minni samkeppni getur einnig dregið úr gagnsæi.
Ef endursemja þarf um samninginn getur það haft áhrif á verð, vöruúrval, afhendingartíma eða þjónustu. Samningur við aðeins eitt fyrirtæki getur einnig aukið áhættu ef birgirinn glímir við vöruskort eða önnur rekstrarvandamál.
Samningur við fleiri en einn seljanda
Þegar samið er við fleiri en einn seljanda fá í flestum tilfellum öll fyrirtæki sem skila gildu tilboði aðild að samningnum.
Með samning við fleiri en einn aðila er mögulega verið að stuðla að auknu framboði og meiri möguleiki á að mæta ólíkum þörfum kaupenda. Fleiri seljendur geta boðið mismunandi vörur, þjónustu og lausnir innan sama samnings.
Samningur við marga seljendur getur hins vegar verið flóknari í rekstri og kallað á meiri umsýslu. Einnig getur þurft að huga sérstaklega að því að seljendur haldist virkir og áhugasamir á samningstímanum, sérstaklega þegar margir keppa um sömu kaupin eða verkefnin.
Innkaupin geta verið framkvæmd fyrir einn eða marga opinbera kaupendur.
Rammasamningur fyrir einstaka kaupendur
Hægt er að nýta rammasamningsformið til að gera samning á milli einstaka kaupenda og eins eða fleiri seljenda. Þetta er gert þegar umfang samnings er ekki þekkt fyrir fram, hvorki magn né heildarfjárhæð viðskipta.
Til að koma á rammasamninga fyrir einstaka kaupendur þurfa opinberir aðilar að senda inn verkbeiðni til Fjársýslunnar og hafa í huga kaflann hér að neðan varðandi gerð rammasamninga.
Miðlægur rammasamningur
Slíkir rammasamningar eru gerðir af miðlægum aðila eins og Fjársýslunni fyrir hönd kaupenda. Sá kaupandi getur verið A-hluta stofnun ríkisins, fyrirtæki í ríkiseigu, sveitarfélög og aðrar stofnanir. Þessir aðilar flokkast undir miðlæga samninga með sérstöku samkomulagi um áskrift.
Á Íslandi eru rammasamningar skuldbindandi samningar fyrir A-hluta stofnanir.
Þessir aðilar að samningunum og kaupendur hafa ekki frjálst val um að ákveða hvort þeir versli innan samningsins eða ekki.
A-hluta stofnanir
A-hluta stofnanir ríkisins eiga að kaupa inn samkvæmt samningum Fjársýslunnar þegar samningur nær yfir þá vöru eða þjónustu sem á að kaupa.
A-hluta stofnanir eru stofnanir sem eru að stærstum hluta fjármagnaðar með skattfé. Þær hafa ekki frjálst val um hvort þær nota samninga Fjársýslunnar þegar viðeigandi samningur er til staðar. Þær þurfa að fylgja þeim skilmálum og kröfum sem fram koma í viðkomandi samningi.
Um 160 stofnanir ríkisins falla undir A-hluta.
Aðrir aðilar
Aðrir opinberir aðilar verið aðilar að samningum Fjársýslunnar, til dæmis:
fyrirtæki í ríkiseigu
sveitarfélög
stofnanir sem hafa gert sérstakt samkomulag um aðild
Þessir aðilar flokkast undir miðlæga samninga samkvæmt sérstöku samkomulagi eða áskrift.
Opinberir aðilar geta kannað hvort þeir séu aðilar að rammasamningum eða gagnvirku innkaupakerfi Fjársýslunnar með því að sækja lista yfir kaupendur.
Listinn sýnir hvaða aðilar hafa heimild til að kaupa samkvæmt samningum Fjársýslunnar.
Sækja lista yfir kaupendur (.csv): https://gatt.fjarsyslan.is/download/buyers/csv
Samningar Fjársýslunnar skiptast aðallega í:
Miðlæga rammasamninga
Miðlægt gagnvirkt innkaupakerfi (DPS)
Í miðlægum rammasamningi er búið að semja um ákveðin kjör við einn eða fleiri seljendur. Kaup fara þá fram samkvæmt skilmálum samningsins, til dæmis með beinum kaupum eða örútboði.
Í miðlægu gagnvirku innkaupakerfi geta hæfir seljendur fengið aðild á gildistíma kerfisins. Einstök innkaup fara síðan fram með lokuðu útboði meðal seljenda sem hafa fengið aðild að viðeigandi flokki.
Með samningum Fjársýslunnar er samið um kaup á vörum eða þjónustu fyrir hönd margra aðila í einu. Þannig er samið um bestu kjörin í krafti fjölda kaupenda.
Með samningum Fjársýslunnar er samið um kaup á vörum eða þjónustu fyrir hönd margra aðila í einu. Þannig er samið um bestu kjörin í krafti fjölda kaupenda.