Fjársýslan
Lokað útboð
Gagnvirkt innkaupakerfi er innkaupakerfi sem kaupandi getur notað þegar keyptar eru almennar vörur, þjónusta eða verk sem uppfylla þarfir kaupanda.
Innkaup innan kerfisins fara fram með lokuðu útboði meðal þeirra seljenda sem hafa fengið aðild að kerfinu.
Kaupandi þarf að auglýsa öll innkaup innan kerfisins og gefa öllum seljendum sem eiga aðild að viðeigandi flokki innan kerfisins tækifæri til að leggja fram tilboð, ásamt því að gefa seljendum utan samnings tækifæri á að sækja um inngöngu og í kjölfarið tækifæri á að taka þátt í lokaða útboðinu.
Í útboðsgögnum fyrir lokað útboð þarf að koma skýrt fram hvað á að kaupa, magn, tæknilegar kröfur, afhendingarskilmálar, frestir og þær forsendur sem verða notaðar við val á tilboði.
Áður en innkaup hefjast
Kaupandi þarf að ganga úr skugga um:
að innkaupin falli undir gildissvið kerfisins
að réttur flokkur innan kerfisins sé valinn
að nægar upplýsingar liggi fyrir um þörf, magn og tæknilegar kröfur
að valforsendur séu skýrar og í samræmi við útboðsgögn kerfisins
að áætlað virði innkaupanna sé metið áður en ferlið hefst
Kaupandi þarf sérstaklega að gæta þess að:
bjóða öllum viðeigandi seljendum innan kerfisins að taka þátt
veita öllum seljendum sömu upplýsingar
gefa nægan tíma til að skila tilboði
nota aðeins þær valforsendur sem komu fram í útboðsgögnum
varðveita gögn um mat tilboða og ákvörðun um val á seljanda
fylgja eftir samningi eftir að kaupum er lokið