Forvarsla felur í sér rannsóknir á efni skjala/gripa og greiningu á umfangi eyðingar og þess sem horfið er. Þekking á hinum efnislega heimi, hvernig ólík efni hegða sér og bregðast við umhverfinu, er nauðsynleg undirstaða bæði fyrirbyggjandi og styrkjandi forvörslu.
Fyrirbyggjandi forvarsla felur í sér að tefja eða koma í veg fyrir skemmdir menningarminja með því að geyma þær við ákjósanleg skilyrði. Styrkjandi forvarsla eða viðgerðir fela í sér lágmarksmeðferð. Allar viðgerðir þurfa að vera afturkræfar og því eru aðeins notuð efni sem komin er vísindaleg þekking og reynsla á.
Viðgerðir á skjölum eru meðal annars þurrhreinsun og vothreinsun, þá eru límbönd, lím og mygla fjarlægð, rifur eru bættar og búnar eru til sérsmíðaðar öskjur eða möppur utan um mjög viðkvæm og/eða illa farin skjöl.
Á fyrri hluta síðustu aldar var lagður grunnurinn að ICOM, alþjóðaráði safna, og í framhaldi voru stofnuð sérstök fagfélög forvarða sem móta stefnur og strauma í forvörslu og gefa út fagleg viðmið og siðareglur, sem endurspegla þau grundvallaratriði sem forverðir um allan heim vinna eftir.
Til gamans má geta þess að íslenska orðið forvarsla er samsetning tveggja gamalla orða, útvörður sem þýðir verndari í hernaði og að forvara sem þýðir að geyma. Það var Kristján Eldjárn sem fyrstur notaði þetta orð sem heiti á því sérstaka starfi að verja hluti gegn eyðingu tímans.
Fræðsla um forvörslu
Mikilvægt er að skjöl séu rétt meðhöndluð svo að varðveita megi þau sem best. Sérfræðingar skjalasafna og forverðir mæla með því að skjöl séu handleikin með hreinum höndum.
Áður fyrr voru hvítir bómullarhanskar gjarnan notaðir þegar skjöl voru handleikin ekki er lengur mælt með því vegna þess að bómullarhanskar:
minnka tilfinningu fyrir pappírnum sem eykur hættuna á að ekki sé farið eins varlega og annars væri gert.
gera notandann klaufalegri og erfiðara er að fletta síðum, sérstaklega ef hanskarnir eru þykkir og of stórir.
verða fljótt óhreinir og geta flutt óhreinindi á milli skjala.
Nítríl- og latexhanskar eru aðeins notaðir þegar nauðsynlegt er að verja notendur myglu og öðrum óhreinindum eða þegar verið er að skoða ljósmyndir, glerplötur eða gömul innsigli. Við almenna meðhöndlun skjala er ekki mælt með þeim vegna þess að nítríl- og latexhanskar:
minnka tilfinningu fyrir pappírnum sem eykur hættuna á að ekki sé farið eins varlega og annars væri gert.
eru óþægilegir til lengri tíma, hendur svitna auðveldlega og því er meiri hætta á að notendur fjarlægi hanskana og haldi áfram að handleika skjöl með sveittar hendur.
eru ekki umhverfisvænir.
Í þessari grein má sjá myndband frá British Library sem útskýrir ágætlega af hverju við forðumst hvítu bómullarhanskana.
Þjóðskjalasafn Íslands hefur í samstarfi við Þjóðminjasafn Íslands og Landsbókasafn Íslands-Háskólabókasafn gefið út handbók um varðveislu safnkosts. Handbókin er í tveimur bindum og er ætluð safnafólki, skjalavörðum og öðru starfsfólki sem tengist varðveislu menningararfsins.
Hér er vísað í handbók um varðveislu ljósmynda og filmuefnis eftir Karen Brynjolf Pedersen, Katja Rie Glud og Ulla Kejser í þýðingu Maríu Karenar Sigurðardóttur og Ingu Láru Baldvinsdóttur. Handbókin er birt hér á vefnum með leyfi Þjóðminjasafns.
Handbókin er hugsuð sem uppflettirit og er ætluð starfsfólki á söfnum og öðrum sem vinna að frágangi mynda.
Ákjósanlegt er að láta teikningar liggja flatar í teikningaskápum og hafa hæfilega mikið í skúffunum. Mikilvægt er að möppur sem eru notaðar utan um teikningar séu sýrufríar og gildir það hvort sem um er að ræða teikningar sem eru í notkun inni á stofnunum eða teikningar sem skilað er til Þjóðskjalasafns.
Teikningamöppur þurfa að ná utan um teikningarnar og best er að þær séu nálægt teikningum í stærð. Of stórar möppur geta verið erfiðar í notkun og taka mikið geymslupláss.
Ef um stórar teikningar er að ræða má einnig rúlla þeim upp og setja í hólköskjur. Ef pappír teikninga er þunnur þarf að rúlla þeim upp á hólk. Í slíkum tilfellum þarf fyrst að vefja sýrufríu efni utan um hólkinn (örk eða silkipappír) og því næst rúlla teikningunni upp á hann.
Ef stórar teikningar eru í brotum getur verið betra að geyma þær áfram í brotum frekar en að setja þær í stórar og óþjálar umbúðir. Forverðir á Þjóðskjalasafni geta veitt ráðgjöf um slíkan frágang.
Ef notast er við teikningamöppur skal forðast að varðveita of margar teikningar saman.
Ekki ætti að setja silkipappír eða annan sýrufrían pappír á milli teikninga í möppu, það gerir möppurnar óþjálar í meðhöndlun og ýtir undir slæma umgengni. Sýrufríar arkir geta verið notaðar til aðgreiningar þegar við á og silkipappír er einungis notaður í undantekningartilfellum, til dæmis ef um er að ræða vatnsliti, krít, vaxliti og annað viðkvæmt efni.
Aldrei skal nota plast nema að það sé viðurkennt til langtímavarðveislu eins og Melinex polyester.
Skjalasöfn eru ólík öðrum söfnum að því leyti að stærsti hluti safnkostsins er til útláns og þarf því allur frágangur að vera þannig úr garði gerður að vel fari um safnkostinn en um leið að auðvelt sé fyrir starfsfólk að nálgast hann sem og gesti safnsins að rýna í hann.
Það liggur í hlutarins eðli að teikningar geta verið úr margs konar efni og í ólíkum stærðum. Það getur því verið erfitt að búa til algildar reglur yfir frágang þeirra og er mælst til þess að haft sé samband við forverði Þjóðskjalasafns áður en slík vinna fer af stað.
Myglugró svífa í andrúmsloftinu og þurfa ákveðnar aðstæður til þess að spíra.
Myglugró eru agnarsmá og sjást ekki með berum augum.
Rakastig þarf að fara yfir 60%RH til þess að myglugró nái að spíra.
Myglusveppir geta myndast á aðeins 24-48 klukkustundum við rétt skilyrði eins og til dæmis raka sem myndast vegna leka.
Í slíkum aðstæðum breiðist mygla oft hratt út.
Myglugró geta líkt og sveppir haft neikvæð áhrif á heilsu fólks sem er viðkvæmt fyrir myglu.
Ef mygla greinist á yfirborði skjala ætti að meðhöndla þau á eftirfarandi hátt:
Þurrhreinsa yfirborðið með mjúkum bursta.
Einnig má væta tusku með blöndu af spiritus forte og vatni og þrýsta létt á yfirborðið (tuskum þarf svo að henda). Fyrst þarf að prófa hvort blekið í skjölunum þolir blönduna.
Vinna skal í vel loftræstu rými eða úti við ef veður leyfir. Einnig má vinna í til þess gerðum rannsóknaskápum með útsogi eða síu.
Nota skal hanska, grímur og hlífðargleraugu við þessa vinnu og fylgjast vel með líðan.
Ekki ætti að vinna meira en fjórar klukkustundir á dag við mygluhreinsun.
