Þjóðskjalasafn Íslands hefur það hlutverk að varðveita minni samfélagsins sem endurspeglast í safnkosti þess sem nær yfir margra alda sögu Íslands eða síðustu 850 ár. Lykilhlutverk safnsins fellst í tryggri varðveislu og söfnun skjala um sögu lands og þjóðar.

Markmið Þjóðskjalasafns miðast við lögbundið hlutverk þess og falla undir þrjú meginsvið:

• Varðveisla og söfnun
  Safnkostur endurspegli samfélag hvers tíma sem best, sé skráður samkvæmt viðurkenndum aðferðum og varðveittur við bestu mögulegu aðstæður.

• Skilvirkur aðgangur að safnkosti
  Afgreiðsla fyrirspurna og aðgengi safnkosts sé skilvirk og afgreiðslutími í samræmi við vandaða stjórnsýsluhætti.

• Rannsóknir og fræðsla
  Rannsóknir og fræðsla styðji við stjórnsýslu- og menningarverkefni safnsins.

Hlutverk safnsins er annars vegar að vera framkvæmdaaðili opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar og hins vegar að vera opinbert skjalasafn. Þjóðskjalasafn starfar eftir lögum um opinber skjalasöfn.

Sem framkvæmdaaðili opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar er hlutverk safnsins að:

• setja reglur um skjalahald afhendingarskyldra aðila

• ákveða um eyðingu skjala

• veita héraðsskjalasöfnum rekstrarleyfi og hafa eftirlit með þeim

Sem opinbert skjalasafn er hlutverk safnsins að:

• taka við skjölum afhendingarskyldra aðila til varðveislu

• hafa eftirlit með skjalahaldi afhendingarskyldra aðila

• veita ráðgjöf og fræðslu

• hafa safnkost aðgengilegan til notkunar

• taka ákvarðanir um aðgang að honum á grundvelli laga

Stefna og starfsemi Þjóðskjalasafns fyrir árin 2022-2027 byggir á gildunum traust, fagmennska og framsýni.

Í stefnunni eru sett fram markmið og aðgerðir til að tryggja varðveislu og aðgengi að upplýsingum með aukinni áherslu á stafræna umbreytingu, hvort sem það snýr að eldri safnkosti eða rafrænum gögnum sem verða til í samtímanum. Sjálfbærni í allri starfsemi safnsins er lykilþáttur til framtíðar.

Í nýjum áherslum á stafræn verkefni hyggst safnið leggja sín lóð á vogarskálarnar í vegferð ríkisins í stafrænni umbreytingu sem þegar er hafin og tryggja varðveislu á mikilvægum upplýsingum samfélagsins.

Upplýsingaöryggisstefna Þjóðskjalasafns Íslands lýsir áherslu á verndun safnkosts, gagna og upplýsingakerfa ásamt öryggi við vinnslu upplýsinga. Stefnan er grunnstoð í stjórnkerfi upplýsingaöryggis og hefur skírskotun í ISO 27001 og ISO 27002 staðla um stjórnun upplýsingaöryggis.

Stjórnkerfi upplýsingaöryggis nær til þjónustu, ferla, vélbúnaðar, hugbúnaðar, starfsfólks og húsnæðis sem nauðsynlegt er til að viðhalda kröfum um gott þjónustustig í starfsemi Þjóðskjalasafns. Safnið skuldbindur sig til að vinna að stöðugum umbótum á stjórnkerfi upplýsingaöryggis og endurskoðun til að ná fram stefnumarkmiðum.

Safnkostur, gögn, upplýsingakerfi og samskiptaleiðir skulu ávallt vera örugg, áreiðanleg, tiltæk og einungis aðgengileg þeim sem hafa til þess viðeigandi heimildir. Stjórnun upplýsingaöryggis er nauðsynleg leið til að draga úr rekstraráhættu og lágmarka hættu á tjóni af völdum atvika sem geta haft áhrif á safnkost eða starfsemi safnsins.

Upplýsingaöryggisstefnan styður við samfelldan rekstur og þjónustu og hámarkar öryggi gagna og upplýsingakerfa í eigu og umsjón Þjóðskjalasafns. Öllum breytingum kerfa og innviða upplýsingatækni er stýrt með formlegu breytingastjórnunarferli og haldið er utan um atvikaskráningu í rekstri og hún rýnd reglubundið.

Upplýsingaöryggisstefnan er bindandi fyrir starfsfólk Þjóðskjalasafns. Stefnan felur í sér skuldbindingu til að vernda gögn á hliðrænu og stafrænu sniði, þar með talin skjalasöfn í safnkosti Þjóðskjalasafns, svo og upplýsingakerfi gegn ólöglegri eyðileggingu, breytingu, óleyfilegum aðgangi, notkun, uppljóstrun, glötun og/eða flutningi.

Þjóðskjalasafn miðlar gögnum sem það varðveitir til að tryggja aðgang almennings að upplýsingum um réttindi og skyldur borgara. Miðlunin styrkir einnig opið samfélag, lýðræðisþátttöku, gagnsæi, fræðslu og rannsóknir. Þá stuðlar miðlun Þjóðskjalasafns að aukinni söguvitund almennings og tengir samtímann við fortíðina.

Gögnum í varðveislu er miðlað með þeim aðferðum sem henta best hverju sinni. Miðlunin fer fram á stafrænu sniði, með margmiðlun í hljóði, mynd eða á gagnvirku formi, og útgáfu á prenti. Aðrar leiðir á borð við sýningar, viðburði og kennslu eru einnig nýttar.

Við miðlun skal ávallt hafa að leiðarljósi opið aðgengi í samræmi við lög. Áhersla er á áreiðanleika, fagleg vinnubrögð og framsýni í vali á birtingarformi. Leita skal nýrra leiða í miðlun sem henta þörfum sem flestra og byggja á notendamiðaðri nálgun.

Evrópsk stefna í skjalamálum fyrir 2025-2030 var samþykkt 30. maí 2024 á fundi European Archives Group (EAG) í Brussel. EAG er samráðshópur þjóðskjalasafna í Evrópu sem starfar sem ráðgefandi sérfræðihópur fyrir Evrópuráðið í málefnum skjalasafna.

Í stefnunni birtist ný nálgun á málefni skjalasafna með tveimur aðaláherslum:

• Skjalasöfn styðji við lýðræði

• Traust almennings á skjalasöfn í stafrænum heimi sé tryggt

Euroupean Archives Group (EAG) hefur unnið 10 liða aðgerðaáætlun til næstu fimm ára fyrir evrópsku stefnuna í skjalamálum.