Þjóðskjalasafn er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af hálfu stofnunarinnar. Þjóðskjalasafn Íslands er stjórnvald sem starfar samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Þjóðskjalasafn Íslands er ein af grunnstofnunum ríkisins. Í lögum um opinber skjalasöfn er kveðið á um meginhlutverk Þjóðskjalasafns og er það í grundvallaratriðum tvíþætt; að gegna hlutverki framkvæmdaaðila opinberrar skjalavörslu og skjalastjórnar í umboði ráðherra og vera opinbert skjalasafn. Tilurð skjala, meðhöndlun þeirra og varðveisla (rafræn og á pappír) er grunnþáttur sem allt annað byggist á. Þjóðskjalasafn sinnir því einni af grunnstoðum lýðræðis í landinu; tilurð, varðveislu og aðgengi að upplýsingum. Það gerir það meðal annars með því að setja stjórnsýslunni reglur með það að markmiði að tryggja upplýsingarétt og gagnsæi. Nánari upplýsingar um starfsemi Þjóðskjalasafns Íslands.

Þjóðskjalasafn Íslands sýnir fyllstu varúð við meðferð allra persónuupplýsinga. Upplýsingar um einstaklinga, hvort sem þær koma frá þeim sjálfum eða öðrum aðila, eru meðhöndlaðar samkvæmt lögum 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) nr. 2016/679. Réttindi einstaklinga til aðgangs að persónupplýsingum kemur fram í upplýsingalögum nr. 140/2012, stjórnsýslulögum nr. 37/1993 og í lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.

Þjóðskjalasafn Íslands setur sér persónuverndarstefnu um meðferð persónuupplýsinga í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Til persónuupplýsinga teljast þær upplýsingar sem auðkenna tiltekinn einstakling eða væri hægt að nota til að auðkenna einstaklinga. Persónuupplýsingar eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling sbr. 3. gr. persónuverndarlaga. Stefnan gildir um alla vinnslu persónuupplýsinga í Þjóðskjalasafni.

Starfsfólk Þjóðskjalasafns Íslands skal vinna með persónuupplýsingar í samræmi við persónuverndarstefnu. Tryggt skal að allar persónuupplýsingar sem Þjóðskjalasafn safnar, nýtir eða vinnur með öðrum hætti, séu meðhöndlaðar í samræmi við persónuverndarlögin. Vinnsla Þjóðskjalasafns Íslands á persónuupplýsingum er á grundvelli lögbundins hlutverks þess og verkefna og á sér stoð í lögum um opinber skjalasöfn og öðrum lögum sem við eiga.

Starfsfólk Þjóðskjalasafns Íslands skal ekki vinna með persónupplýsingar nema til staðar sé fullnægjandi heimild fyrir vinnslunni í lögum um opinber skjalasöfn og öðrum lögum sem við eiga.

Hafa má samband við persónuverndarfulltrúa Þjóðskjalasafns Íslands með því að senda tölvupóst á personuverndarfulltrui@skjalasafn.is.

Einnig er hægt að senda bréfpóst til Þjóðskjalasafns Íslands, Laugaveg 162, 105 Reykjavík, en þá skal umslagið merkt persónuverndarfulltrúa.

Hlutverk Þjóðskjalasafns er að taka við og varðveita skjöl frá afhendingarskyldum aðilum eins og þeir eru skilgreindir í lögum um opinber skjalasöfn. Þá tekur safnið við einkaskjalasöfnum, þ.e. frá einstaklingum, félagasamtökum og fyrirtækjum. Í þessum skjölum eru að finna persónuupplýsingar og sumar eru viðkvæmar persónuupplýsingar svo sem um fjárhag og heilsufar. Vinnsla þessara upplýsinga, það er skráning, varðveisla og að veita aðgang að þeim er hluti af lögbundnum skyldum stofnunarinnar.

Í Þjóðskjalasafni Íslands myndast skjöl sem tengd eru lögbundnu hlutverki safnsins. Auk þess myndast skjöl sem tengd eru starfsmönnum þess og rekstri safnsins.

Varðveislutími fer samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn, í þeim kemur fram að óheimilt er að jafnaði að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna nema það sé gert á grundvelli heimildar í 24. gr. laganna. Það þýðir að þau skjöl sem safninu ber að varðveita er að jafnaði aldrei eytt. Um afhendingu og langtímavarðveislu gagna gilda lög um opinber skjalasöfn. Pappírsskjöl ber að jafnaði að afhenda á opinbert skjalasafn þegar þau hafa náð 30 ára aldri en rafræn skjöl ber að jafnaði að afhenda fimm árum frá myndun þeirra.

Í flestum tilvikum berast Þjóðskjalasafni persónuupplýsingar beint frá einstaklingi þegar viðkomandi:

• sendir inn erindi um aðgang að gögnum úr safnkosti

• pantar skjöl á lestarsal

• sendir inn fyrirspurn eða erindi

• skráir sig inn í veflægar skjalaskrár Þjóðskjalasafns

• skráir sig á námskeið, ráðstefnu eða annan viðburð á vegum Þjóðskjalasafns

• skráir sig á póstlista Þjóðskjalasafns

• sækir um starf á Þjóðskjalasafni

• semur við Þjóðskjalasafn um að sinna ákveðnum verkefnum fyrir stofnunina, svo sem öryggisúttektir, viðhald og þess háttar.

Þjóðskjalasafn tekur einnig við persónuupplýsingum frá öðrum aðilum þegar:

• afhendingarskyldir aðilar afhenda gögn sín, sem innihalda persónuupplýsingar, til varanlegrar varðveislu á Þjóðskjalasafni í samræmi við lög um opinber skjalasöfn

• aðilar afhenda einkaskjöl sín sem innihalda persónuupplýsingar

• aðili sendir inn fyrirspurn um mál sem einstaklingur er aðili að

• einstaklingur kemur fram fyrir hönd fyrirtækis eða stjórnvalds, til dæmis við innsendingu eyðublaða í gegnum island.is

• umsækjandi um starf vísar til einstaklings sem meðmælanda

Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni hefur einstaklingur ákveðin réttindi og getur hann nýtt þér þau með því að senda beiðni á netfangið personuverndarfulltrui@skjalasafn.is eða senda bréf til Þjóðskjalasafns.

a. Aðgangsréttur

Einstaklingur hefur rétt á að fá aðgang að og afrit af öllum persónuupplýsingum sem Þjóðskjalasafn vinnur um hann. Í sumum tilvikum geta undantekningar frá réttinum átt við, svo sem vegna réttinda annarra sem vega skulu þyngra, en almenna reglan er sú að veita skuli aðganginn.

Einstaklingur getur einnig átt rétt á aðgangi að gögnum um sig samkvæmt stjórnsýslulögum, lögum um opinber skjalasöfn og/eða upplýsingalögum. Hér getur verið ákveðin skörun á milli lagabálka sem meta þarf hverju sinni.

b. Réttur til leiðréttingar

Einstaklingur á rétt á því að fá leiðréttar persónuupplýsingar um sig, sem hann telur rangar. Samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn er óheimilt að breyta gögnum. Hins vegar má óska eftir að koma á framfæri leiðréttingu með athugasemd, sem látin er fylgja gögnunum, þegar við á og/eða að bæta upplýsingum við þær persónuupplýsingar sem stofnunin hefur og talin eru ófullnægjandi.

c. Réttur til eyðingar /rétturinn til að gleymast

Rétturinn til eyðingar eða rétturinn til að gleymast á ekki við um vinnslu persónuupplýsinga hjá Þjóðskjalasafni þar sem stofnunin er bundin að lögum um opinber skjalasöfn til að varðveita allar upplýsingar sem henni berast.

d. Réttur til takmörkunar á vinnslu

Einstaklingur á rétt á að biðja um að vinnsla persónuupplýsinga sé takmörkuð í ákveðnum tilvikum.

e. Réttur til að andmæla vinnslu

Einstaklingur á rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga um sig þegar Þjóðskjalasafn vinnur þær á grundvelli almannahagsmuna, það er lagaheimildar eða við beitingu opinbers valds.

f. Réttur til að flytja eigin gögn

Þessi réttur á eingöngu við þegar upplýsingar eru unnar á grundvelli samþykkis einstaklings eða við gerð samnings. Þjóðskjalasafn starfar á grundvelli laga og byggir því mjög lítinn hluta sinnar vinnslu á persónuupplýsingum á samþykki eða samningi. Því er ólíklegt að þessi réttur eigi við um þá vinnslu sem Þjóðskjalasafn framkvæmir, þar sem hún fer nánast eingöngu fram á grundvelli lagaskyldu eða almannahagsmuna.

g. Kvartanir vegna vinnslu persónuupplýsinga

Ef einstaklingur telur að Þjóðskjalasafn hafi ekki unnið með lögmætum hætti með persónuupplýsingar hans skal hafa samband við persónuverndarfulltrúa stofnunarinnar.

Símtöl

Símanúmer þeirra sem hringja til Þjóðskjalasafns eru ekki skráð sjálfkrafa hjá stofnuninni. Ef óskað er eftir að skilja eftir erindi til starfsmanna Þjóðskjalasafns er skráð nafn, símanúmer og eftir atvikum hvert erindið er. Ekki eru skráðar viðkvæmar persónuupplýsingar.

Þjóðskjalasafn tekur ekki upp símtöl.

Þá er skráður fjöldi þeirra símtala sem Þjóðskjalasafni berst í hverjum mánuði og hve lengi hvert símtal varir.

Þegar haft er samband við Þjóðskjalasafn símleiðis og óskað ráðgjafar eða leiðbeininga getur starfsfólk stofnunarinnar skráð niður efni símtalsins í málakerfi Þjóðskjalasafns. Nafn og aðrar tengiliðaupplýsingar eru skráðar í þeim tilfellum. Þjóðskjalasafn Íslands er afhendingarskyldur aðili og skv. lögum um opinber skjalasöfn er skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við reglur sem settar eru samkvæmt lögunum. Þjóðskjalasafni er skylt samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn að skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega.

Tölvupóstur

Þegar haft er samband við Þjóðskjalasafn í gegnum tölvupóst skal hafa í huga að tölvupósturinn getur verið ódulkóðaður sem þýðir að mögulegt er fyrir óviðkomandi að lesa póstinn í sendingu. Því skal forðast að tölvupósturinn innihaldi viðkvæmar persónuupplýsingar, hvort sem það er um sendanda eða aðra.

Ef einstaklingur þarf að senda Þjóðskjalasafni gögn með viðkvæmum persónuupplýsingum er best að hafa samband við Þjóðskjalasafn og óska eftir að senda upplýsingarnar með öruggum gagnaflutningi. Allar viðkvæmar persónuupplýsingar eru sendar frá Þjóðskjalasafni á þann hátt.

Allur tölvupóstur sem Þjóðskjalasafni berst og varðar starfsemi safnsins er vistaður í málaskrá Þjóðskjalasafns.

Bréfpóstur

Þjóðskjalasafn varðveitir öll bréf sem stofnuninni berast og varðar starfsemi safnsins í skjalasafni stofnunarinnar auk þess sem öll bréf eru skönnuð og vistuð í málaskrá.

Heimsókn á lestrarsal eða skrifstofu Þjóðskjalasafns

Almenn afgreiðsla Þjóðskjalasafns er á lestrarsal safnsins að Laugavegi 162. Þar er hægt að koma á opnunartíma og afhenda eða sækja gögn. Lestrarsalur er opinn almenningi á auglýstum tíma. Ekki eru skráðar persónuupplýsingar um þá sem koma á lestrarsal. Komi einstaklingur á fund kunna að vera skráðar upplýsingar í fundargerð eða minnisblað um fund.

Starfsstöðvar Þjóðskjalasafns Íslands eru vaktaðar rafrænt í öryggis- og eignavörsluskyni. Almennt er upptökum eytt sjálfkrafa eftir 30 daga.

Fyrirspurnir og ráðgjöf

Þegar haft er samband við Þjóðskjalasafn með fyrirspurn eða óskað eftir aðgengi að safnkosti Þjóðskjalasafns vinnur safnið með persónuupplýsingar um viðkomandi aðila til að geta svarað erindinu. Þjóðskjalasafn vinnur eingöngu með upplýsingar sem nauðsynlegt er að vinna með til að geta svarað erindum. Til dæmis vinnur Þjóðskjalasafns upplýsingar um netfang og nafn þegar fyrirspurnum er svarað í tölvupósti.

Þegar einstaklingur sem er starfsmaður afhendingarskylds aðila hefur samband við Þjóðskjalasafn með fyrirspurn eða óskar eftir ráðgjöf vinnur Þjóðskjalasafn með persónuupplýsingar um viðkomandi einstakling til að geta svarað, í flestum tilfellum er þá aðeins um að ræða vinnunetfang, vinnusíma, nafn og starfstitill.

Skráning á námskeið, ráðstefnur eða aðra viðburði á vegum Þjóðskjalasafns

Þegar einstaklingur skráir sig á viðburð á vegum Þjóðskjalasafns er upplýsingum um þátttakendur safnað í gegnum skráningarform á vef Þjóðskjalasafns. Tilgangurinn er að halda utan um fjölda þátttakenda svo unnt sé að tryggja hæfilegan fundarstað og veitingar þegar það á við. Einnig er óskað eftir upplýsingum svo unnt sé að senda þátttakendum hlekk á streymi á viðburðinn ef það á við eða önnur gögn er tengjast viðburðinum, svo sem glærur og þess háttar.

Skráning notenda í Skjalaskrá Þjóðskjalasafns

Þegar einstaklingur skráir þig sem notanda í skjalaskrá Þjóðskjalasafns er búinn til aðgangur fyrir notandann sem hann getur notað til að panta skjöl á lestrarsal. Persónuupplýsingum er safnað þar til að tryggja að raunverulegur notandi sé á bak við aðganginn í þágu öryggis og svo að hægt sé að senda notanda tilkynningar varðandi gögnin sem hann hefur pantað.

Þegar upplýsingar berast Þjóðskjalasafni og varðar starfsemi safnsins eru þær skráðar í málaskrá stofnunarinnar. Upplýsingarnar eru síðan notaðar til að afgreiða mál viðkomandi. Öryggi upplýsinganna er tryggt og hefur einungis það starfsfólk Þjóðskjalasafns aðgang að þeim sem hafa til þess leyfi. Enda ber opinberum skjalasöfnum skylda til að tryggja örugga varðveislu skjala.

Þjóðskjalasafn er afhendingarskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn. Af því leiðir að stofnuninni er óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem henni berast eða verða til hjá henni, nema að fenginni heimild. Í afhendingarskyldunni felst jafnframt að öllum skjölum og gögnum sem berast stofnuninni, verða til hjá henni eða hefur verið viðhaldið, skal skilað til Þjóðskjalasafns Íslands til varanlegrar varðveislu.

Upplýsingaöryggi

Rafræn gögn sem varða starfsemi Þjóðskjalasafns eru varðveitt á netþjónum í eigu eða á forræði safnsins og fer öryggisafritun fram í samræmi við verkferla. Pappírsskjöl eru varðveitt í aðgangsstýrðum skjalaskápum.

Hvað safnkost Þjóðskjalasafns varðar eru skjalageymslur aðgangsstýrðar og alltaf læstar. Rafræn gögn eru vistuð í Þjóðskjalasafni Íslands á ónettengdum vélum og í aðgangsstýrðum geymslum.

Þjóðskjalasafn Íslands skal tryggja að öryggisvitund starfsfólks með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga. Starfsfólk Þjóðskjalasafns Íslands skal ávallt gæta ítrustu varúðar við vinnslu og vörslu viðkvæmra persónuupplýsinga sbr. 3. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga

Á starfsfólki Þjóðskjalasafns Íslands hvílir þagnarskylda samkvæmt 21. gr. laga um opinber skjalasöfn og X. kafla stjórnsýslulaga.

Notkun vinnsluaðila

Tölvukerfi Þjóðskjalasafns er rekið og hýst hjá Advania Ísland ehf. Advania Ísland ehf. er stærsti vinnsluaðili Þjóðskjalasafns.

Skjalavistunarkerfi Þjóðskjalasafns er þróað af vinnsluaðila stofnunarinnar, OneSystems Ísland ehf. Skjalavistunarkerfið er rekið á netþjóni Advania Ísland ehf.

Póstkerfi Þjóðskjalasafns er rekið af Umbru í Microsoft 365.

Skjalaskrá Þjóðskjalasafns er í hugbúnaðinum scopeArchiv hjá vinnsluaðilanum Scope Solutions ag. og eru gögnin vistuð á netþjóni hjá Advania Ísland ehf.

Fyrirtækið Halló ehf. sér um símsvörun fyrir Þjóðskjalasafn. Starfsmenn þar skrá einungis niður nafn þeirra sem óska eftir samtali við Þjóðskjalasafn, símanúmer og eftir atvikum netfang og stutta lýsingu á erindi. Þeir starfsmenn Halló ehf. sem sinna símsvörun hafa allir undirritað þagnarskylduyfirlýsingu gagnvart Þjóðskjalasafni.

Þjóðskjalasafn notar hugbúnaðinn Microsoft Teams sem fjarfundabúnað. Ekki er heimilt að nota Teams til að ræða viðkvæm málefni tengd starfsemi Þjóðskjalasafns.

Starfsstöðvar Þjóðskjalasafns Íslands eru vaktaðar rafrænt í öryggis- og eignavörsluskyni. Tilgangur vöktunarinnar er að tryggja öryggi eigna, safnkostsins, starfsfólks og koma í veg fyrir þjófnað eða skemmdarverk.

Við rafræna vöktun á starfsstöðvum Þjóðskjalasafns Íslands verða til hljóðlausar myndbandsupptökur. Gögn sem verða til við rafræna vöktun er eytt sjálfkrafa eftir 30 daga. Undantekning á því er rafræn vöktun á lestrarsal Þjóðskjalasafns Íslands. Af öryggissjónarmiðum er þeim gögnum eytt eftir 6 mánuði.

Myndefni sem verður til við rafræna vöktun er ekki skoðað nema sérstakt tilefni sé til þess og þá bara af þeim sem hafa heimild til þess.

Miðlun upplýsinga til þriðja aðila byggir á lagaskyldu, einkum laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014, upplýsingalögum nr. 140/2012 og persónuverndarlögum nr. 90/2018.

Skráning upplýsinga um notendur safnkosts og öryggismyndavélar eru eingöngu í þágu öryggis og eignavörslu. Upplýsingum þaðan er því eingöngu miðlað til þriðja aðila ef um öryggisbrot eða eignatjón er að ræða.

Aðalvefur Þjóðskjalasafns Íslands er á island.is. Þar er notað vefgreiningarforrit frá Plausible sem safnar ekki persónuupplýsingum. Island.is og vinnsluaðilar þeirra safna IP tölum og fleiri upplýsingum um notendur sem heimsækja vefinn. Þjóðskjalasafn heldur einnig úti öðrum vefjum og gagnagrunnum sem tengjast safnkostinum, svo sem Heimildir.is, jardir.skjalasafn.is, landsnefndin.is, domabaekur.manntal.is, salnaregistur.manntal.is, skjalaskra.skjalasafn.is og Manntal.is. Þar eru notaðar vefkökur og Google Analytics til þess að afla upplýsinga um og mæla aðsókn að vefunum.

Þjóðskjalasafn heldur einnig úti YouTube rás þar sem stofnunin birtir fræðslu- og kennslumyndbönd, upptökur frá ráðstefnum og önnur myndbönd er tengjast verkefnum stofnunarinnar. Við það að horfa á myndböndin eru vefkökur vistaðar.

Þjóðskjalasafn heldur úti bæði Facebook síðu og X aðgangi (áður Twitter) þar sem fréttir og tilkynningar eru m.a. birtar. Engum persónuupplýsingum er safnað af hálfu stofnunarinnar þar en Facebook og X safna persónuupplýsingum um notendur samkvæmt þeirra skilmálum. Ef erindi berist í gegnum þessa samfélagsmiðla er viðkomandi bent á að senda formlegt erindi á netfang stofnunarinnar.

Þjóðskjalasafn heldur úti hlaðvarpi sem miðlað er í gegnum Buzzsprout.com. Buzzsprout safnar lágmarksupplýsingum þegar notandi hlustar á hlaðvarpið í þeim tilgangi að veita ákveðnar tölulegar upplýsingar, s.s. um fjölda hlustenda. Þjóðskjalasafn safnar engum persónugreinanlegum upplýsingum frá Buzzsprout.com.

Þeir sem telja að vinnsla persónuupplýsinga hjá Þjóðskjalasafni Íslands brjóti gegn rétti sínum geta sent erindi og kvörtun til Persónuverndar.

Persónuverndarstefnan var samþykkt af framkvæmdastjórn 30. september 2025. Þjóðskjalavörður ber ábyrgð á stefnunni og að henni sé framfylgt. Stefnan skal endurskoðuð árlega, eða oftar ef tilefni er til.