Samgöngustofa hefur eftirlit með ökukennslu og ökuprófum og veitir ökuskólum starfsleyfi. Frumherji annast framkvæmd ökuprófa skv. þjónustusamningi við Samgöngustofu.

Prófamiðstöð skal vera með innra eftirlit með störfum prófdómara sem tryggir að farið sé eftir settum reglum um framkvæmd prófa.  

Samgöngustofa fylgist með störfum prófdómara og metur reglulega framkvæmd einstakra prófa og prófniðurstöður í heild hjá hverjum prófdómara. Sé niðurstaða mats ekki fullnægjandi skal tilgreina úrræði til úrbóta. Sé þeim ekki fylgt eftir er viðurkenning prófdómara afturkölluð.

3.2.1 Innra eftirlit

Prófamiðstöð skal tryggja að innra eftirlit með framkvæmd prófa sé fullnægjandi á hverjum tíma. Með innra eftirliti er meðal annars átt við að:  

• öll prófgögn séu varðveitt tryggilega á hverjum tíma 

• skráning í próf, framkvæmd prófa og skráning niðurstaðna sé aðskilin eftir því sem unnt er 

• aðgangur starfsmanna að gögnum sé skilgreindur bæði m.t.t. þjónustu- og öryggisþarfa 

• ferli allra mála sé hægt að rekja eftir staðfestum gögnum 

• tryggt sé eftir fremsta megni að farið sé eftir viðurkenndum reglum og stöðluðu verklagi við skipulagningu og framkvæmd prófa 

• ákvarðanataka um frávik séu skilgreind skriflega og ljós starfsmönnum. Upplýsingar um frávik skulu skráð og höfð aðgengileg á einum stað 

• verkstjórn feli í sér bæði skipulagningu og nánar tilgreint eftirlit. 

3.2.2 Ytra eftirlit

Samgöngustofa skal hafa eftirlit með skipulagningu og framkvæmd ökuprófa. Þetta felur meðal annars í sér að: 

• starfsemi prófamiðstöðvar fer fram á grundvelli laga og reglugerða er lúta að starfseminni á hverjum tíma, á grundvelli námskráa, próflýsinga, viðmiðunarkvarða og verklagsreglna sem Samgöngustofa setur/staðfestir. 

• öll gögn og upplýsingar er lúta að framkvæmd ökuprófa séu aðgengileg og tekin saman samkvæmt eðlilegum óskum Samgöngustofu á hverjum tíma. 

• starfsmenn Samgöngustofu hafa aðgang að prófunarstöðvum (eftir atvikum og eftir þörfum), hafa aðgang að öllum starfsmönnum, geta fylgst með bóklegum og verklegum prófum og athugað gögn eftir því sem við á hverju sinni.  Samgöngustofa hefur skilgreint verlagsreglur varðandi eftirlit sitt:

  • Markmið

    Í 47. gr. reglugerðar nr. 830/2011 um ökuskírteini segir í 1. mgr.: „Samgöngustofa hefur eftirlit með því að próf fari fram í samræmi við reglugerð þessa og handbók ökuprófa. Skal í því sambandi vera unnt að fylgjast með með prófdómara í prófi.“ Í handbók ökuprófa 3.2 “Eftirlit með framkvæmd ökuprófa” segir “Samgöngustofa hefur eftirlit með ökukennslu og ökuprófum og veitir ökuskólum starfsleyfi. Frumherji annast framkvæmd ökuprófa skv. þjónustusamningi við Samgöngustofu.” Síðan eru tilgreind atriði er lúta að innra eftirliti (innri gæðastýring Frumherja) og ytra eftirliti (eftirlit Samgöngustofu með skipulagningu og framkvæmd ökuprófa).

    Eftirlit Samgöngustofu með framkvæmd ökuprófa hefur að markmiði að sannreyna og um leið stuðla að því að farið sé eftir settum reglum varðandi skipulagningu og framkvæmd ökuprófa hjá prófunaraðila. Jafnframt á stöðugt að meta hvort framkvæmd ökuprófa sé í samræmi við þarfir á hverjum tíma eða hvort breytinga þurfi til.

    Stefnt er að því að eftirlitið nái til allra prófstaða. Árlega skal fylgst með störfum prófdómara í að innsta kosti 7 prófum, einkum til að kanna hvernig einstök próf eru lögð fyrir og dæmd.

    2. Áætlun

    Í lok hvers árs skal gerð áætlun um eftirlitsstarfsemina fyrir næsta ár. Áætlunina skal endurskoða mánaðarlega á grundvelli heimsókna undangenginna mánaða ársins þ.a. ekki verði um fyrirsjáanlega heimsóknartíma að ræða og um leið að heildarmarkmið eftirlits náist. Áætlunin skal lögð fyrir framkvæmdastjóra umferðarsviðs til samþykktar. Áætlunin er ekki kynnt forsvarsmönnum framkvæmdaraðila ökuprófa.

    2. Framkvæmd

    Eftirlitsmaður getur boðað komu sína á prófstað með ákveðnum fyrirvara eða komið fyrirvaralaust samkvæmt ákvörðun Samgöngustofu hverju sinni. Próf sem haft er eftirlit með skulu almennt valin af handahófi.

    Í upphafi heimsóknar skal eftirlitsmaður gefa sig fram við prófdómara, kynna sig og tilgang heimsóknarinnar.

    Eftirlitsmaður skal bera auðkenni Samgöngustofu á meðan á eftirlitsheimsókn á prófstað stendur. Eftirlitsmaður skal gæta þess að trufla sem minnst prófdómara að störfum, próftaka við próftöku eða aðra starfsemi á prófstað. Eftirlitsmaður getur fylgst með framkvæmd prófs frá upphafi til loka. Eftirlitsmaður er ekki prófdómari í prófi og skal hann haga framkvæmd eftirlits með þeim hætti að hún hafi sem minnst áhrif á próftökuna. Eftirlitsmaður skal hafa aðgang að öllum prófgögnum.

    Eftirlitsmaður skal kynna sig fyrir próftökum í þeim verklegum prófum sem eftirlit nær til. Skal hann kynna tilgang eftirlitsins. Sérstakar ástæður geta verið fyrir því að próftaki/ökukennari fari fram á það að eftirlit nái ekki til viðkomandi prófs. Eftirlitsmaður skal verða við eðlilegum beiðnum þar að lútandi, en þær skulu öllu jöfnu skráðar. Skrá skal dagsetningu, prófstað, ökukennara og sérstök tilgreind ástæða. Ekki er gert ráð fyrir beiðnum sem þessum nema í sérstökum undantekningatilvikum. Sé reynt að vinna gegn eftirliti, t.d. ítrekaðar beiðnir um að eftirlit fari ekki fram á sama degi eða hjá sama ökukennara geta leitt til þess að próf verður fellt niður. Öllu jöfnu er eingöngu gert ráð fyrir óskum um að eftirlit fari ekki fram í tengslum við próf nýliða til B réttinda.

    Dæmingar og skráningar viðkomandi prófdómara eru færðar á eyðublað eftirlitsmanns í þar til gerða reiti. Eftirlitsmaður skráir sömu atriði og upplýsingar um viðkomandi próf hjá sér í þar til gerða reiti á eftirlitsblaði. Annað sem eftirlitsmaður vill taka fram (eða setja til minnis) setur hann í “Athugasemdir” á eyðublaðið. Varðandi niðurstöðu á prófi ræður niðurstaða prófdómara, eftirlitsmaður tekur ekki þátt í prófdæmingu. Niðurstöður eftirlits eru ekki ræddar við prófdómara í lok eftirlitsheimsóknar.

    3. Skráning

    Niðurstöður eftirlits skal eftirlitsmaður öllu jöfnu tölvuskrá eigi síðar en næsta virka dag og senda ábyrgðarmanni ökuprófa hjá prófunaraðila til upplýsinga og úrvinnslu. Afrit skal sent deildarstjóra leyfisveitinga- og ökunáms hjá Samgöngustofu.

• prófamiðstöð skal leggja þjónustukannanir fyrir starfsmenn, próftaka og ökukennara eftir nánara samkomulagi við Samgöngustofu. 

• öll frávik frá settum lögum og reglum sem verða skal skrá sérstaklega og tilkynna til Samgöngustofu við fyrsta tækifæri með skriflegum hætti. 

3.2.3 Ágreiningur - málskotsferli

Rísi ágreiningur um próf á milli prófamiðstöðvar, próftaka eða ökukennara skal stjórnandi eða forsvarsmaður ökuprófa hjá prófamiðstöð leitast við að jafna ágreininginn innan þeirra reglna sem settar eru um starfsemina. Slík mál skal skrá sérstaklega. Reynist eigi unnt að leysa ágreining skal leita til Samgöngustofu sem sker úr um hugsanlegan ágreining. Ákvörðun Samgöngustofu er hægt að skjóta til innviðaráðuneytisins. Að öðru leyti fer um málskot ákvarðana samkvæmt þessum kafla samkvæmt ákvæðum stjórnsýslulaga nr. 37/1993. 

3.2.4 Ábyrgð og þagnarskylda

Prófamiðstöð skal tryggja að starfsmönnum hans séu ljósar skyldur þeirra gagnvart vinnuveitanda, viðskiptavinum (próftökum, ökukennurum og ökuskólum) og öðrum þeim er leita þjónustu prófamiðstöðvar í tengslum við ökupróf. Ábyrgð gagnvart umferðaröryggi skal haft að leiðarljósi á hverjum tíma.  

Starfsmenn skulu bundnir trúnaði og þagnarskyldu gagnvart þriðja aðila um allt það er þeir verða áskynja í starfi og varðar hag viðskiptavina. Boðleiðir og ábyrgðarsvið skal skilgreint. Starfsreglur eins og þær eru á hverjum tíma skulu vera vel kynntar sem og breytingar sem kunna að verða á þeim. Gagnkvæmur trúnaður og traust skal haft að leiðarljósi í öllum samskiptum innan vinnustaðar svo og gagnvart viðskiptavinum.