Tilgangurinn með formunum er að koma í veg fyrir að starfsmenn sem svara fyrirsprunum þurfi að sjá alla reiti sem hver stofnun er með. Því er hægt að nýta formin ef það er verið vista mismumandi upplýsingar í reiti eftir deildum til þess að einfalda formin fyrir starfsmenn.