Það er á ábyrgð forstöðumanns að meta þörf á afleysingum og hvernig þær eru leystar. Oftast tengjast afleysingar fjarveru fastráðinna starfsmanna vegna fæðingarorlofs, langtímaveikinda eða námsleyfa. Afleysingar má leysa með því að færa verkefni yfir á annað starfsfólk, færa starfsfólk til í starfi eða ráða afleysingafólk. Almenna reglan er að auglýsa öll störf hjá ríkinu og æskilegt er að afleysingastörf séu auglýst. Eftirfarandi undantekningar á auglýsingaskyldu sem má nota vegna afleysingastarfa (sjá um auglýsingaskyldu); 

• störf sem aðeins eiga að standa í tvo mánuði eða skemur 

• störf sem eru tímabundin vegna sérstakra aðstæðna, svo sem vegna orlofs, veikinda-, fæðingar- og foreldraorlofs enda sé ráðningu ekki ætlað að standa lengur en í 12 mánuði. 

Í ýmsum kjarasamningum eru ákvæði um afleysingar og má þar nefna afleysingar um borð í varðskipum og hafrannsóknaskipum og afleysingafólk í lögreglu.