Forstöðumaður ákveður út frá skipulagi, vinnufyrirkomulagi, lögum og reglum hvort og hvenær þörf sé á staðgengli í ákveðin störf. Fjallað er um staðgengla í 9. kafla kjarasamninga.

Almennt má gera ráð fyrir að stofnanir skipuleggi vinnu starfsfólks þannig að ekki þurfi formlega staðgengla við minniháttar veikindi eða reglubundið orlof.

Þar sem störf fela í sér skýra verkaskiptingu, stjórnun, valdsvið og ábyrgð eru oft skýrar reglur um nauðsyn á staðgenglum. Sem dæmi má nefna störf innan lögreglunnar og á heilbrigðisstofnunum. Þá tekur starfsfólk laun samkvæmt ákvæðum um aðra staðgengla. 

Gert er ráð fyrir því að ekki þurfi að fela starfsmanni sérstaklega að gegna starfi yfirmanns nema fjarvera yfirmannsins vari lengur en í ákveðið marga vinnudaga samfellt, í flestum samningum er miðað við 7 vinnudaga samfellt.