Ákvörðun um breytingu á starfi verður alltaf að byggja á málefnalegum sjónarmiðum og gæta skal meðalhófs við breytingarnar, sem þýðir að þær verði ekki meira íþyngjandi í garð starfsmanns en nauðsyn ber til.

Breytt skipulag og rekstur stofnunar eða tiltekin atriði er varða starfsmann geta verið tilefni til breytinga á starfi. Ekki er til tæmandi listi yfir hvers konar breytingar eru heimilar samkvæmt 19. gr. starfsmannalaga.

Breytingar geta falið í sér annað starfsheiti, flutning á milli deilda eða starfsstöðvar eða að vinna undir stjórn annars yfirmanns en áður.

Rétt er að hafa eftirfarandi atriði í huga:

• Breyting á starfsheiti. Nýtt starfsheiti getur verið hliðsett hinu eldra eða falið í sér breytta stöðu til hækkunar eða lækkunar.

• Flutningur á milli starfsstöðva. Í þeim tilvikum er stofnun hefur fleiri en eina starfsstöð má færa starfsfólk á milli starfsstöðva. Þó er talið að samþykki starfsmanns sé nauðsynlegt feli breytingin í sér flutning á milli atvinnusvæða.

• Tímabundin breyting á starfi. Hægt er að gera breytingar á starfi, hverjar svo sem þær eru, til tiltekins tíma, svo sem þegar um tímabundin verkefni eða ástand er að ræða.

• Breyting á vinnutíma. Við breytingu á vinnutíma er rétt að gæta að ákvæðum kjarasamninga. Þar er t.d. fjallað um hvernig staðið skuli að breytingum á:

  • vaktskrá

  • skipulagi vinnutíma samkvæmt ráðningarsamningi, til dæmis úr vaktavinnu í dagvinnu og öfugt

  • mörkum daglegrar vinnuskyldu

• Sveigjanlegur vinnutími. Í kjarasamningum er einnig fjallað um með hvaða hætti hægt er að rýmka dagvinnutímabil einstakra starfsmanna til að mæta óskum þeirra um sveigjanlegan vinnutíma en ekki er þörf á að beita 19. gr. starfsmannalaga við slíkar aðstæður.

Ákvarðanir sem teknar eru dags daglega um störf og verksvið tiltekins starfsfólks rúmast jafnan innan þeirra heimilda sem felast í reglunni um „stjórnunarrétt vinnuveitanda". Almennt eru ekki gerðar formkröfur til slíkra ákvarðana.

Stjórnunarheimildir forstöðumanns lúta meðal annars að ákvörðunum um:

• skipulag vinnunnar

• hvaða verk skuli vinna

• hver skuli vinna þau

• með hvaða hætti, hvenær og hvar

Starfsfólki er skylt að hlíta breytingum á starfi sínu og verksviði frá því er það tók við starfi, jafnvel þó að það leiði til skerðingar á launakjörum eða réttindum viðkomandi. Sjá nánar 19. gr. starfsmannalaga.

• Starfsfólk getur kosið að segja upp starfi sínu vegna slíkra breytinga, enda skýri það ráðherra eða forstöðumanni frá því innan eins mánaðar frá því að breytingarnar voru tilkynntar.

• Hafi breytingarnar í för með sér skert launakjör eða réttindi halda:

  • almennir starfsmenn óbreyttum launakjörum og réttindum í jafnlangan tíma og réttur viðkomandi er til uppsagnarfrests samkvæmt ráðningarsamningi

  • embættismenn óbreyttum launakjörum og réttindum þann tíma sem eftir er af skipunartíma viðkomandi í embætti

Sjá nánar 46. gr. starfsmannalaga.

Ákvörðun um breytingu á starfi er ekki stjórnvaldsákvörðun í skilningi stjórnsýslulaga heldur telst hún til ákvörðunar um innra skipulag stofnunar.

Í samræmi við góða stjórnunarhætti er mælt með því að ávallt sé rætt við starfsmann um fyrirhugaðar breytingar og leitað eftir viðhorfum hans. Eins er rétt að hafa sjónarmið um jafnræði og meðalhóf í huga.

Hafi breytingarnar í för með sér skert launakjör eða réttindi er þó rétt að fylgja ákvæðum stjórnsýslulaga.

Hafi breytingarnar í för með sér skert launakjör starfsmanns eða réttindi skal hann halda óbreyttum launakjörum og réttindum þann tíma sem eftir er af skipunartíma hans í embætti eða jafnlangan tíma og réttur hans til uppsagnarfrests er samkvæmt ráðningarsamningi, sbr. 46. grein starfsmannalaga.

Hafa ber í huga að:

• Minni yfirvinna eða minni möguleikar á yfirvinnu teljast ekki til skertra launakjara eða réttinda þar sem möguleikar á yfirvinnu eru ekki hluti af lögbundnum eða samningsbundnum kjörum starfsmanns.

• Afnám bakvakta eða annarra þess háttar starfskvaða hefur ekki verið talið fela í sér skert launakjör eða réttindi, enda losnar viðkomandi jafnframt undan þeim starfskvöðum sem þeim fylgja. Til hliðsjónar vísast hér til Hrd. nr. 92/2002.
  

Auglýsingaskylda 7. gr. starfsmannalaga á ekki við þegar störfum er breytt á grundvelli 19. gr. starfsmannalaga eða samkvæmt samkomulagi við starfsmann.

Ákvörðun um breytingar á störfum og verksviði starfsmanns skal tilkynna skriflega. Í bréfinu skal koma fram:

• hvenær breytingarnar munu verða

• í hverju þær felast

• hvort þær hafa áhrif á launakjör eða önnur réttindi starfsmanns.

Tímalengd tilkynningar um breytingar. Í 19. gr. starfsmannalaga er ekki tiltekið með hve löngum fyrirvara skuli tilkynna starfsmanni um breytingar á störfum hans og verksviði. Ef ekki er knýjandi þörf á breytingum er eðlilegt að tilkynna þær með hæfilegum fyrirvara. Almennt myndi fjögurra vikna fyrirvari teljast hæfilegur.

Breyting á ákvæðum ráðningarsamnings. Ef ákvæðum ráðningarsamnings er breytt er skylt að staðfesta þess háttar afmarkaðar breytingar á ráðningarkjörum skriflega, sbr. 4. gr. reglna um form ráðningarsamninga og skyldu til að upplýsa starfsmenn um ráðningarkjör.

Hægt er að gera slíkt með því að undirrita skjal með yfirskriftinni „breytingar á ráðningarsamningi" eða ganga frá nýjum ráðningarsamningi. Ef vilji er fyrir hendi geta aðilar samið um verulegar breytingar, svo sem nýja starfsstöð á öðru atvinnusvæði, breytt starfshlutfall eða starfsheiti af öðru tagi. Athugið að rita skjalið í tveimur eintökum.

Hægt að staðfesta breytingar á ákvæðum ráðningarsamnings um leið og ákvörðun um breytingar á starfi eru tilkynntar viðkomandi.

Breyting á starfi án skerðingar á launakjörum eða réttindum. Þegar breyting á starfi felur ekki í sér skerðingu á launakjörum eða réttindum nægir að senda eitt bréf með tilkynningu um breytinguna.

Breyting á starfi skerðir launakjör eða réttindi. Þegar breyting á starfi felur í sér skert launakjör eða réttindi er rétt að fylgja málsmeðferðarreglum stjórnsýslulaga og senda tvö bréf.

Í fyrra bréfinu er tilkynnt um fyrirhugaða breytingu og ákveðinn frestur gefinn til athugasemda/andmæla.

Að fresti liðnum eru framkomnar athugasemdir metnar og endanleg ákvörðun tekin og þær tilkynntar með seinna bréfi.