Við undirbúning fjarvinnustefnu þarf að skilgreina hvaða atriði eigi að koma fram í fjarvinnustefnu en eftirfarandi verður að minnsta kosti að koma fram:

• Ábyrgð starfsmanns

• Ábyrgð stjórnanda

• Meðferð gagna

Starfskjör eru þau sömu hvort sem um fjarvinnu eða vinnu á fastri starfsstöð er að ræða.

Stjórnandi veitir samþykki fyrir þeim verkefnum sem áætlað er að vinna í fjarvinnu og sinnir eftirfylgni. Ekki henta öll verkefni jafn vel fyrir fjarvinnu og mikilvægt er fyrir stjórnanda að veita starfsmanni sínum stuðning og aðhald í þeim verkefnum sem hann hyggst vinna í fjarvinnu.

Starfsfólk hefur sömu vinnutímaskyldu hvort sem vinnan fer fram í fjarvinnu eða á fastri starfsstöð.

Starfsemi stofnana ríkisins er fjölbreytt og ljóst að ekki er hægt að sinna öllum störfum í fjarvinnu. Þörf er á að skilgreina hvaða störf það eru sem geta fallið undir fjarvinnu og hvaða störf falla ekki þar undir. Hafa ber í huga að þetta fyrirkomulag getur mögulega haft áhrif á starfsánægju.

Gott er að íhuga eftirfarandi við mótun fjarvinnustefnu:

• Hvernig hefur fjarvinna áhrif á þá þjónustu sem stofnun veitir?

• Hvernig hefur fjarvinna áhrif á teymisvinnu?

• Hvernig hefur fjarvinna áhrif á samvinnu við aðra?

Fjarvinna byggist á frjálsu vali viðkomandi starfsmanns og vinnuveitenda að því gefnu að hægt sé að sinna starfinu í fjarvinnu. Fjarvinna hentar ekki öllu starfsfólki og þarf að taka tillit til þess.

Hvernig sem fjarvinna er skipulögð er mikilvægt að skilgreina viðmið og ramma um fjarvinnuna sem starfsfólk er meðvitað um.

Gott er að skoða hvort henti vinnustaðnum að taka frá daga þar sem ekki er unnið í fjarvinnu eða leggja áherslu á sérstaka staðfundadaga innan vinnuvikunnar.

Einnig er gott að skoða fundafyrirkomulag og verkefni og skilgreina hvernig best er að leysa þau:

• Með fjarfundi

• Með blönduðum fundi fjar- og staðarfundi

• Með staðarfundi

• Leysa verkefni á spjallþræði í verkefnastjórnunarkerfi eins og Teams

• Leysa verkefni með tölvupósti

• Leysa verkefni án funda

Taka þarf ákvörðun um hvernig samskiptum við starfsfólk í fjarvinnu er háttað og hvernig upplýsingum er miðlað til annarra um staðsetningu viðkomandi starfsfólks:

• Fjarvinnudagar merktir í dagbók? Hversu langt fram í tímann?

• Sameiginlegt aðgengilegt yfirlit um fjarvinnu starfsfólks á sömu einingu/teymi?

• Má bóka viðkomandi á fund þegar hann er í fjarvinnu?

• Tryggja upplýsingaflæði til allra hvort sem þeir eru í fjarvinnu eða ekki

• Tryggja að fólk einangrist ekki í fjarvinnu, faglega sem og félagslega

Fjarvinna getur haft áhrif á starfsanda bæði jákvæð og neikvæð og í henni felst áskorun fyrir stjórnendur og samstarfsfólk að viðhalda góðum starfsanda og vinnustaðamenningu. Gott er að vinna sérstaklega með tengslamyndun starfsmanna.

Öll álitaefni er varða búnað, ábyrgð og kostnað skulu skilgreind á skýran hátt áður en fjarvinnan hefst:

• Tölva

• Skjár og mús

• Nettenging

• Fjarfundabúnaður

• Vinnuaðstaða

Vinnuveitandi ber ábyrgð á að hugbúnaður sem starfsfólk notar við starf sitt uppfylli kröfur um vernd gagna. Vinnuveitandi upplýsir starfsfólk um ákvæði laga og reglur vinnustaðarins varðandi verndun gagna. Starfsfólk ber ábyrgð á því að fylgja þessum reglum.

Vinnuveitandi ber ábyrgð á heilbrigði og öryggi starfsfólks í samræmi við vinnuverndarlög og kjarasamninga. Vinnuveitandi og trúnaðarmenn eiga að hafa aðgang að þeim stað þar sem fjarvinna fer fram til að geta staðfest að viðeigandi reglum um heilbrigði og öryggi sé fylgt, þó með þeim takmörkum sem lög og kjarasamningar geyma. Vinni starfsfólk á heimili sínu er slíkur aðgangur háður fyrir fram tilkynningu og samþykki starfsfólks.

Fyrirkomulag fjarvinnu skal staðfesta með skriflegum hætti. Gott er að fram komi:
Hlutfall fjarvinnu af vinnutíma, t.d. hálfur, einn eða tveir daga í viku

• Hvaða verkefni unnin eru í fjarvinnu

• Verndun gagna í fjarvinnu

• Búnaður og vinnuaðstaða í fjarvinnu

• Skipulag samskipta og funda í fjarvinnu

• Annað sem skiptir máli í takt við starfsemi stofnunar