Fjarvinna er vinna sem hægt er að inna af hendi á starfsstöð vinnuveitanda en er unnin, í samkomulagi við stofnun og yfirmann, utan hennar að hluta eða í heild. Mikilvægt er að í fjarvinnu sé hugað að vinnuvernd og öryggi starfsfólks sem og þeirra gagna sem unnið er með. Vísast til leiðbeininga Vinnueftirlitsins um fjarvinnu og samkomulags opinberra launagreiðenda og bandalaga opinberra starfsmanna um fjarvinnu. Æskilegt er að vinnustaðir komi sér upp fjarvinnustefnu.
Mælt er með að stofnanir setji sér fjarvinnustefnu með tilliti til starfsemi sinnar. Í fjarvinnustefnu kemur fram hvaða störf er hægt að vinna í fjarvinnu sem og nánara fyrirkomulag. Einnig þarf að koma skýrt fram hver er ábyrgð vinnuveitenda og stjórnanda annars vegar og starfsmannsins hins vegar.
Starfsemi stofnana ríkisins er fjölbreytt og ljóst að ekki er hægt að sinna öllum störfum í fjarvinnu. Stofnanir skilgreini í fjarvinnustefnu hvaða störf hægt er að vinna í fjarvinnu og hvaða störf er ekki hægt að vinna í fjarvinnu.
Fjarvinna byggist á frjálsu vali viðkomandi starfsmanns og vinnuveitenda að því gefnu að hægt sé að sinna starfinu í fjarvinnu. Stjórnandi veitir samþykki fyrir þeim verkefnum sem áætlað er að vinna í fjarvinnu og sinnir eftirfylgni. Fjarvinna hentar ekki öllu starfsfólki og þarf að taka tillit til þess.
Ekki henta öll verkefni jafn vel fyrir fjarvinnu og mikilvægt er fyrir stjórnanda að veita starfsmanni sínum stuðning og aðhald í þeim verkefnum sem hann hyggst vinna í fjarvinnu.
Starfsemi stofnana ríkisins er fjölbreytt og ljóst að ekki er hægt að sinna öllum störfum í fjarvinnu. Þörf er á að skilgreina hvaða störf það eru sem geta fallið undir fjarvinnu og hvaða störf falla ekki þar undir. Hafa ber í huga að þetta fyrirkomulag getur mögulega haft áhrif á starfsánægju.
Gott er að íhuga eftirfarandi við mótun fjarvinnustefnu:
Hvernig hefur fjarvinna áhrif á þá þjónustu sem stofnun veitir?
Hvernig hefur fjarvinna áhrif á teymisvinnu?
Hvernig hefur fjarvinna áhrif á samvinnu við aðra?
Fjarvinna byggist á frjálsu vali viðkomandi starfsmanns og vinnuveitenda að því gefnu að hægt sé að sinna starfinu í fjarvinnu. Fjarvinna hentar ekki öllu starfsfólki og þarf að taka tillit til þess.
Vinnuveitandi ber ábyrgð á heilbrigði og öryggi starfsfólks í samræmi við vinnuverndarlög og kjarasamninga. Vinnuveitandi og trúnaðarmenn eiga að hafa aðgang að þeim stað þar sem fjarvinna fer fram til að geta staðfest að viðeigandi reglum um heilbrigði og öryggi sé fylgt, þó með þeim takmörkum sem lög og kjarasamningar geyma. Slíkur aðgangur er háður fyrirfram tilkynningu og samþykki starfsfólks.
Starfskjör eru þau sömu hvort sem um fjarvinnu eða vinnu á fastri starfsstöð er að ræða. Einnig hefur starfsfólk sömu vinnutímaskyldu hvort sem vinnan fer fram í fjarvinnu eða á fastri starfsstöð.
Eftir að ákvörðun um fjarvinnu hefur verið tekin ber atvinnurekanda að sjá til þess að áhættumat starfa sé gert á fjarvinnustöð. Miða skal við að áhættumat sé framkvæmt áður en fjarvinna hefst. Á vef vinnueftirlitsins er að finna nánari leiðbeiningar og gátlista fyrir áhættumat í fjarvinnu.
Fyrirkomulag fjarvinnu skal staðfesta með skriflegum hætti. Gott er að fram komi:
Hlutfall fjarvinnu af vinnutíma, t.d. hálfur, einn eða tveir dagar í viku
Hvaða verkefni unnin eru í fjarvinnu
Verndun gagna
Búnaður og vinnuaðstaða
Skipulag samskipta og funda
Annað sem skiptir máli í takt við starfsemi stofnunar
Hvernig sem fjarvinna er skipulögð er mikilvægt að skilgreina viðmið og ramma um fjarvinnuna sem starfsfólk er meðvitað um.
Gott er að skoða hvort henti vinnustaðnum að taka frá daga þar sem ekki er unnið í fjarvinnu eða leggja áherslu á sérstaka staðfundadaga innan vinnuvikunnar.
Einnig er gott að skoða fundafyrirkomulag og verkefni og skilgreina hvernig best er að leysa þau:
Með fjarfundi
Með blönduðum fundi fjar- og staðarfundi
Með staðarfundi
Leysa verkefni á spjallþræði í verkefnastjórnunarkerfi eins og Teams
Leysa verkefni með tölvupósti
Taka þarf ákvörðun um hvernig samskiptum við starfsfólk í fjarvinnu er háttað og hvernig upplýsingum er miðlað til annarra um staðsetningu viðkomandi starfsfólks:
Fjarvinnudagar merktir í dagbók? Hversu langt fram í tímann?
Sameiginlegt aðgengilegt yfirlit um fjarvinnu starfsfólks á sömu einingu/teymi?
Má bóka viðkomandi á fund þegar hann er í fjarvinnu?
Tryggja upplýsingaflæði til allra hvort sem þeir eru í fjarvinnu eða ekki
Tryggja að fólk einangrist ekki í fjarvinnu, faglega sem og félagslega
Fjarvinna getur haft áhrif á starfsanda bæði jákvæð og neikvæð og í henni felst áskorun fyrir stjórnendur og samstarfsfólk að viðhalda góðum starfsanda og vinnustaðamenningu. Gott er að vinna sérstaklega með tengslamyndun starfsmanna.
Atvinnurekendur þurfa að skilgreina öll álitaefni varðandi tæki og búnað áður en fjarvinna hefst. Best er að slíkt sé skilgreint í fjarvinnustefnunni og gengið formlega frá því starfsfólk.
Meginreglan er sú að atvinnurekanda ber að útvega, tengja og viðhalda þeim búnaði sem nauðsynlegur er við reglulega fjarvinnu og að hugbúnaður sem starfsfólk notar uppfylli kröfur um vernd gagna.
Leiðbeiningar þessar eru unnar með hliðsjón af samkomulagi Bandalags háskólamanna, BSRB og Kennarasambands Íslands f.h. aðildarfélaga sinna annars vegar og fjármálaráðherra f.h. ríkissjóðs, Reykjavíkurborgar og Launanefndar sveitarfélaga hins vegar um fjarvinnu frá árinu 2006.
