Allur staðlaður texti sem stofnunin útbýr á að vera á bæði íslensku og ensku. Texti sem stofnunin sendir frá sér skal vera á ensku þegar því verður við komið án óhæfilegrar fyrirhafnar og kostnaðar.

Öll samskipti stofnunarinnar, bæði skrifleg og munnleg eru með þeim hætti að þau séu auðskiljanleg umsækjanda/viðtakanda og einfalt fyrir viðkomandi að bregðast við þeim. Allur ritaður texti stofnunarinnar á að vera á einföldu góðu íslensku máli sem er auðvelt að þýða yfir á önnur tungumál án þess að hætta sé á misskilningi.

Vinnureglur

1. gr. Stöðluð bréf
Allur frumtexti skjala, ákvarðana, skýrslna, samskipta o.s.frv. skal vera til á íslensku og vera á eins vönduðu og einföldu máli og unnt er.

Öll stöðluð bréf, til dæmis eyðublöð, beiðnir um frekari gögn eða skýringar og upplýsingablöð, sem varða dvalarleyfi, ríkisborgararétt og alþjóðlega vernd skulu vera til jafnt á íslensku og ensku.

Ef starfsmaður er að vinna með staðlaðan texta sem á eftir að þýða skal hann, í samráði við næsta yfirmann, annað hvort þýða textann sjálfur eða senda hann í þýðingu.

2. gr. Ákvarðanir
Í öllum ákvörðunum varðandi dvalarleyfi, alþjóðlega vernd og ríkisborgararétt skulu ákvörðunarorð vera á íslensku og ensku. Jafnframt skulu koma fram leiðbeiningar á ensku um hvert er unnt að leita til að fá þýðingu á allri ákvörðuninni.

3. gr. Óstöðluð bréf
Óstöðluð bréf og ákvarðanir skulu vera á góðu íslensku máli. Jafnframt skulu koma fram leiðbeiningar á ensku um hvert er unnt að leita til að fá þýðingu á bréfinu í heild.

4. gr. Þýðingar samkvæmt lagaskyldu
Útlendingastofnun fylgir þeim lögum og reglum sem gilda um tungumálanotkun og starfsemi stofnunarinnar, þ.m.t. skuldbindingar á grundvelli Norðurlandasamstarfs. Leiðbeiningar, bréf og ákvarðanir, sem og samskipti við umsækjendur/viðskiptavini stofnunarinnar eru þýdd þegar lög krefjast þess umfram það sem fram kemur í 1. - 3. gr.

5. gr. Þýðingar umfram lagaskyldu
Leiðbeiningar, bréf og ákvarðanir, sem og önnur samskipti sem falla utan reglna í 1. – 4. gr. skulu þýdd á ensku ef því verður viðkomið án óverulegrar fyrirhafnar og kostnaðar af hálfu stofnunarinnar.

6. gr. Ábyrgð á vinnureglum
Vinnureglur þessar skal yfirfara a.m.k. árlega. Ábyrgð á framkvæmd, yfirferð og úrbótum er hjá sviðsstjórum hvers sviðs sem tilkynna skrifstofu forstjóra um yfirferð og hátti svo til, þörf á breytingum reglnanna innan setts tímaramma.

Spurt og svarað

Hvers vegna þurfa svið Útlendingastofnunar stefnu varðandi tungumálanotkun?

Viðskiptavinir Útlendingastofnunar eru af mörgum þjóðernum og tala mörg tungumál. Á stofnuninni hvílir sú skylda að leiðbeina viðskiptavinum með fullnægjandi hætti, í ákveðnum tilvikum er sérstaklega tekið fram að leiðbeiningar skulu vera á tungumáli sem sanngjarnt er að ætlast til að viðkomandi skilji. Ljóst er að íslenskan getur ekki fullnægt þessum skilyrðum í öllum tilvikum.

Til að eyða óvissu um tungumálanotkun og gera vinnubrögð stofnunarinnar faglegri og skilvirkari er því nauðsynlegt að setja stefnu um hvenær texti sem starfsmenn stofnunarinnar nota í störfum sínum skuli þýddur eða túlkaður og hvenær ekki.

Hvers vegna er ákveðið að þýða á ensku en ekki önnur tungumál?

Enska er það tungumál sem flestir viðskiptavinir Útlendingastofnunar skilja. Þá er enska jafnframt það tungumál sem einfaldast er að þýða með aðstoð þýðingaforrita líkt og t.d. google translate og því mestar líkur á að viðskiptavinir geti nýtt sér slíkar þjónustur ef þeir kjósa það.

Hvaða hagræði fæst með þýðingum?

Þýðingar eru aðkeypt þjónusta og þess vegna er ekki hægt að þýða allan texta sem stofnunin vinnur með. Hins vegar er ljóst að tími og peningar geta sparast með því að viðskiptavinir skilji strax þann texta sem stofnunin sendir frá sér.

Með því að þýða stöðluð bréf og ákvarðanir næst fram ákveðið hagræði í þjónustu. Sama textann er hægt að þýða í eitt skipti í stað þess að starfsfólk aðstoði við þýðingu úr íslensku yfir á ensku í hvert sinn sem ósk kemur fram.

Viðskiptavinir þurfa sjaldnar að hafa samband gegnum síma, tölvupóst eða koma í afgreiðslu til að fá aðstoð við að skilja efni bréfa eða ákvarðana. Þjónusta við viðskiptavini verður betri og tími sparast sem unnt er að nýta til annarra verka.

Hvers vegna eru bara staðlaðar ákvarðanir þýddar?

Til að byrja með er einblínt á að þýða þann texta sem er hagkvæmt og skilvirkt að þýða án mikillar fyrirhafnar. Þýðingar breytilegs texta sem saminn er fyrir einstök mál myndi koma niður á málsmeðferðarhraða og þar af leiðandi þjónustu við umsækjendur. Kostnaður gæti jafnframt farið fram úr hófi. Í ljósi þess er það mat stofnunarinnar að ekki sé mögulegt að þýða allan texta sem notaður er í starfseminni vegna þess þrönga fjárhagsramma sem stofnunin býr við og því að biðtíminn myndi lengjast um of. Því er ákveðið að fara aðrar leiðir að sama markmiði sem er ávallt að setja umsækjandann í fyrsta sæti og hans hagsmuni.

Í þeim tilvikum þar sem texti er ekki staðlaður, eru ákvörðunarorð á ensku og staðlaður leiðbeiningartexti um möguleika á túlkaþjónustu og þýðingu.

Samræmist það jafnræðisreglu að einungis staðlaður texti sé þýddur?

Jafnræðisreglan felur í sér að sambærileg mál skuli fá sambærilega meðferð og einstaklingar í sömu stöðu skuli fá sömu þjónustu.

Þeir sem eru í þeirri stöðu að geta fengið stöðluð bréf og þar af leiðandi þýdd á ensku, þeir fá sömu þjónustu. Þeir sem eru ekki í þeirri stöðu fá aðra þjónustu.

Ekki er talið að um brot á jafnræðisreglu sé að ræða. Leitast er við að veita eins góðar leiðbeiningar og mögulegt er í hverju máli fyrir sig.

Lagagrundvöllur fyrir stefnu sviða um tungumálanotkun

Hér er að finna helstu lagareglur sem stefnan byggir á. Umboðsmaður Alþingis gaf út álit 13. júlí 2020 (Mál nr. 9938/2018) þar sem er að finna mjög góða samantekt á bæði skráðum og óskráðum reglum um tungumálanotkun í íslenskri stjórnsýslu.

8. gr. laga um stöðu íslenskra tungu og íslensks táknmáls

Íslenska er mál Alþingis, dómstóla, stjórnvalda, jafnt ríkis sem sveitarfélaga, skóla á öllum skólastigum og annarra stofnana sem hafa með höndum framkvæmdir og veita almannaþjónustu.

Í athugasemdum í greinargerð við þetta ákvæði segir m.a.:

,,Ef gera á undantekningu frá meginreglunni verður að vera til þess sérstök heimild í lögum. Þegar þörf er á að texti sé birtur á öðru máli en íslensku skal það gert með þýðingu á íslenska frumtextanum. Á mörgum sviðum, einkum í stjórnsýslunni, hljóta samskipti að fara fram á öðrum málum og má hér nefna samskipti íslenskra yfirvalda og yfirvalda einstakra erlendra ríkja og samskipti við alþjóðastofnanir og samtök, munnleg samskipti milli stjórnvalda og borgaranna, t.d. á sviðum sem snúa að erlendum mönnum búsettum hér."

Norræni tungumálasamningurinn

Norræni tungumálasamningurinn gildir um munnleg og skrifleg samskipti borgara við stjórnvöld. Ríkisborgarar norrænna ríkja eiga að geta notað sitt eigið tungumál í samskiptum við stjórnvöld eftir þörfum. Þau tungumál sem um ræðir eru auk íslensku: danska, finnska, norska, sænska, færeyska, grænlenska og samíska. Samningurinn gildir um munnleg og skrifleg samskipti. Ber stjórnvaldi að útvega túlk eða skjalaþýðanda, málsaðila að kostnaðarlausu.

Skilji báðir aðilar t.d. ensku er stjórnvaldi hins vegar tæplega skylt að nota túlk.

11. gr. Útlendingalaga – leiðbeiningarskylda

1. mgr.
Í máli er varðar frávísun, brottvísun eða afturköllun leyfis skal útlendingi þegar í upphafi máls leiðbeint um réttindi sín og meðferð málsins á tungumáli sem ætla má með sanngirni að hann geti skilið.

2. mgr.
Í máli vegna umsóknar um alþjóðlega vernd skal útlendingi þegar í upphafi máls leiðbeint um réttindi sín og meðferð málsins á tungumáli sem ætla má með sanngirni að hann geti skilið.

12. gr. Útlendingalaga – andmælaréttur

2. mgr.
Í máli vegna umsóknar um alþjóðlega vernd eða máli þar sem ákvæði 42. gr. eiga við, svo og í máli er varðar frávísun eða brottvísun, skal stjórnvald eftir fremsta megni sjá um að útlendingurinn eigi kost á að koma sjónarmiðum sínum á framfæri á tungumáli sem ætla má með sanngirni að hann geti skilið og tjáð sig á.

24. gr. Útlendingalaga – Umsókn um alþjóðlega vernd

5. mgr.
Leiðbeiningar skulu vera skriflegar og/eða aðgengilegar á mynd- eða hljóðmiðli og á tungumáli sem ætla má með sanngirni að umsækjandi geti skilið. Þegar um fylgdarlaust barn er að ræða skulu leiðbeiningar vera í samræmi við aldur þess og þroska.

43. gr. Reglugerðar um útlendinga

4. mgr.
Lögreglan birtir útlendingi ákvörðun um brottvísun eða frávísun. Henni ber að leiðbeina útlendingi um réttarstöðu hans á tungumáli sem ætla má með sanngirni að hann geti skilið, sbr. 11. gr. útlendingalaga.