Vinnsla persónuupplýsinga er nauðsynlegur þáttur í starfsemi Útlendingastofnunar. Rík áhersla er lögð á að vernda persónuupplýsingar og að öll meðhöndlun og varðveisla persónugreinanlegra upplýsinga uppfylli gildandi lög og ákvæði um meðferð persónuupplýsinga.

Tilgangur persónuverndarstefnu Útlendingastofnunar er að tryggja lögmæta, sanngjarna og gagnsæja meðferð allra persónuupplýsinga og gefa til kynna það verklag sem unnið er eftir við meðhöndlun og varðveislu slíkra gagna.

Umfang og ábyrgð

Umfang stefnunnar tekur til allra þátta í starfsemi Útlendingastofnunar og er stofnunin ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af hennar hálfu. Útlendingastofnun er ein af undirstofnunum dómsmálaráðuneytisins og starfar samkvæmt lögum um útlendinga nr. 80/2016, lögum um íslenskan ríkisborgararétt og reglugerðum á grundvelli laga um útlendinga. Umfangsmesti þátturinn í starfsemi stofnunarinnar er útgáfa dvalarleyfa. Útlendingastofnun afgreiðir allar umsóknir um dvalarleyfi, þar á meðal dvalarleyfi á grundvelli atvinnuþátttöku, fjölskyldusameiningar, námsvistar eða vistráðningar, vegabréfsáritanir og umsóknir um alþjóðlega vernd. Þar fyrir utan sinnir stofnunin margvíslegum verkefnum á sviði útlendingamála og á þar af leiðandi mikið og gott samstarf við stofnanir á hinum ýmsu sviðum.

Stjórnendum og starfsfólki Útlendingastofnunar ber að fylgja stefnunni við meðhöndlun og varðveislu persónuupplýsinga bæði hvað varðar viðskiptavini og starfsfólk stofnunarinnar.

Útlendingastofnun vinnur með ýmsum þjónustu- / útvistunaraðilum og eru gerðir sérstakir vinnslusamningar um vinnslu persónuupplýsinga í þeim tilfellum sem sá aðili flokkast sem vinnsluaðili. Stofnunin gerir ríkar kröfur til vinnsluaðila sinna um að þeir uppfylli skilyrði persónuverndarlaga.

Persónuupplýsingar sem UTL safnar og vinnur með

Útlendingastofnun vinnur oftast með persónuupplýsingar sem koma beint frá einstaklingum eftir að þeir hafa samband að fyrra bragði, svo sem til að afgreiða umsóknir, fyrirspurnir, ábendingar og erindi. Upplýsingar geta verið afhentar í persónu, með tölvupósti, bréfpósti eða í síma.

Útlendingastofnun tekur einnig við og aflar persónuupplýsinga frá þriðja aðila (innlendum og erlendum) um einstaklinga meðal annars í tengslum við afgreiðslu á umsóknum.

Útlendingastofnun veitir hinum skráða upplýsingar um skráningu, vinnslu og miðlun persónuupplýsinga um sig í persónuverndarstefnu, á umsóknareyðublöðum, heimasíðu eða eftir sérstaka beiðni.

Útlendingastofnun útbýr tölfræðilegar samantektir út frá gögnum stofnunarinnar sem nýttar eru til dæmis fyrir ársskýrslu stofnunarinnar. Þá er viðeigandi öryggis gætt og upplýsingar varðveittar á því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á skráða einstaklinga.

Upplýsingar um starfsfólk og umsækjendur um störf

Útlendingastofnun vinnur með persónuupplýsingar við móttöku á umsóknum um störf hjá stofnuninni þar sem fram koma nauðsynlegar upplýsingar við mat á umsókn svo sem menntun, ferilskrá, meðmæli og svo framvegis. Verði af ráðningu viðheldur stofnunin persónuupplýsingum um starfsmann til að geta greitt viðkomandi laun fyrir störf sín í samræmi við undirritaðan ráðningarsamning. Einnig er haldið utan um önnur starfstengd málefni í mannauðskerfi stofnunarinnar svo sem er varðar námskeið og endurmenntum sem og veikindi, orlof og frammistöðu í starfi.

Lagalegur grundvöllur vinnslu persónuupplýsinga hjá Útlendingastofnun

Í flestum tilfellum er vinnsla persónugreinanlegra upplýsinga sem fram fer hjá Útlendingastofnun nauðsynleg til þess að uppfylla lagaskyldu sem hvílir á stofnuninni meðal annars lög um útlendinga, lög um íslenskan ríkisborgararétt og reglugerðir sem af þeim leiða. Sjá nánar um lög og reglugerðir sem Útlendingastofnun ber að fylgja.

Réttindi hins skráða

Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni hafa skráðir aðilar ákveðin réttindi svo sem rétt til upplýsinga um vinnslu eigin persónuupplýsinga og geta óskað eftir aðgangi að þeim. Í sumum tilvikum er hægt að fara fram á að fá upplýsingar leiðréttar eða óska eftir takmörkun vinnslunnar. Einstaklingar geta nýtt sér réttindi sín með því að senda beiðni á netfangið utl@utl.is. Skráðir aðilar þurfa ekki að greiða til að neyta réttinda sinna. Útlendingastofnun hefur einn mánuð til að svara erindi en hægt er að framlengja frestinn í tvo mánuði sé beiðnin sérstaklega umfangsmikil.

Einstaklingar eiga rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sem fer með eftirlitshlutverk á sviði persónuverndar, sjá heimasíðu stofnunarinnar: www.personuvernd.is.

Trúnaður og varðveislutími

Starfsfólk Útlendingastofnunar hefur aðgang að þeim upplýsingum sem það þarf vegna sinna starfa og fer það eftir starfssviði hvers og eins hvaða persónugreinanlegu upplýsingum starfsmaður hefur aðgang að í kerfum stofnunarinnar. Allt starfsfólk Útlendingastofnunar er bundið þagnarskyldu samkvæmt lögum og er hún í gildi jafnvel þó starfsmaður láti af störfum.

Útlendingastofnun er skilaskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er því óheimilt að eyða skjölum eða gögnum sem berast eða verða til hjá stofnuninni, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands.

Persónuverndarfulltrúi

Persónuverndarfulltrúi Útlendingastofnunar heitir Lára Herborg Ólafsdóttir. Hún er óháð og sjálfstæð í störfum og hefur eftirlit með því að farið sé eftir stefnu þessari og gildandi lögum og reglum um persónuvernd í starfsemi stofnunarinnar. Stofnunin tryggir að persónuverndarfulltrúi komi tímanlega að öllum málum sem tengjast persónuvernd.

Einstaklingur getur beint athugasemdum, ábendingum eða fyrirspurnum er varða vinnslu persónuupplýsinga hjá Útlendingastofnun til persónuverndarfulltrúa með því að senda tölvupóst á netfangið personuvernd@utl.is.

Persónugreinanlegar upplýsingar í opinberri umræðu

Um heimildir stjórnvalda til opinberrar umræðu gilda strangar takmarkanir meðal annars út frá persónuverndarlögum og þagnarskylduákvæðum stjórnsýslulaga. Útlendingastofnun metur í hverju tilviki hvort stofnunin hafi heimild til að tjá sig um atriði máls sem fram hafa komið í fjölmiðlum og hvort það er nauðsynlegt. Ýtrustu varfærni er gætt og persónugreinanlegum upplýsingum ekki miðlað umfram þær heimildir sem stofnunin hefur lögum samkvæmt.

Rafræn vöktun

Rafræn vöktun fer fram með öryggismyndavélum á starfstöðvum Útlendingastofnunar í þágu öryggis- og eignavörslu, þar með talið í afgreiðslu, biðrými, viðtalsherbergjum, við innganga húsnæðis og á bílastæðum. Gætt er að því að veita þeim sem sæta rafrænni vöktun öryggismyndavéla viðeigandi fræðslu um vöktunina. Þá gætir Útlendingastofnun einnig að því að einstaklingum sé gert glögglega viðvart um vöktunina og ábyrgð Útlendingastofnunar, með merki eða öðrum áberandi hætti. Upplýsingar sem verða til við rafræna vöktun öryggismyndavéla eru ekki varðveittar lengur en í 30 daga nema lög heimili eða dómsúrskurður liggi fyrir.

Heimild til framangreinds er samkvæmt 6. tölulið 9. greinar laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, samanber f-lið 6. greinar Evrópureglugerðar um persónuvernd (ESB 2016/679).

Útgáfa og endurskoðun

Stefnan skal yfirfarin og rýnd árlega. Jafnframt skal skrá niðurstöðuna, hvort sem breytingar eru gerðar eða ekki.