• Leiðbeiningar og upplýsingar veittar á fjölbreyttan hátt.

• Viðskiptavinir annast sín mál á Mínum síðum.

• Vefsíða mætir margvíslegum þörfum viðskiptavina.

• Viðurkenndir gæðastaðlar og upplýsingaöryggi tryggt.

• Rafræn samskipti við fagaðila.

• Verkferlar einfaldir og skilvirkir.

• Hæfni starfsfólks tryggð með virkri starfsþróun.

• Hvetjandi starfsumhverfi, góður starfsandi og jafnrétti.

• Áhersla á samfélagsvitund og virðingu fyrir umhverfinu. 

• Að gildi TR, samvinna, metnaður og traust séu ávallt höfð að leiðarljósi við framkvæmd eftirlitsstefnu.

• Eftirlit sé í samræmi við lög, reglur og vandaða stjórnsýsluhætti. Gæta skal meðalhófs og jafnræðis.

• Eftirlitið sé árangursríkt og samræmi sé gætt í málsmeðferð.

• Eftirlitið stuðli að því að allir, sem eiga rétt á, fái réttar greiðslur á réttum tíma til að minnka líkur á að grípa þurfi til aðgerða á síðari stigum.

• Einfalt og skýrt ferli sé til staðar fyrir ábendingar og tryggt að unnið sé úr þeim.

• Reglulega skal árangur eftirlits mældur og mat lagt á skilvirkni þess.

• Eftirlitið vinni í góðu samstarfi við alla starfsmenn stofnunarinnar og umboða sem og aðrar stofnanir og samstarfsstofnanir í öðrum löndum.

• Að halda kostnaði við eftirlit í lágmarki.

• Verkefni unnin af fagmennsku og áreiðanleika. Metnaður til að viðhafa vandaða starfshætti og stöðugt leitað leiða til að gera betur.

• Erindum og fyrirspurnum skal svara á skýran og skjótan hátt.

• Áhersla á að tryggja samræmt verklag við afgreiðslu mála og skal ávallt fylgja verklagsreglum og leiðbeiningum um starfsemi eftirlits.

• Verkferlar eins skýrir og einfaldir og kostur er.

• Tillit tekið til aðstæðna hjá fólki sem eftirlit beinist að eftir því sem frekast er unnt og ávallt er boðið upp á samtal um mál.

• Leiðbeina greiðsluþegum með þeim hætti að réttar upplýsingar berist til þeirra er varða réttindi þeirra.

Forstjóri og framkvæmdastjórn bera ábyrgð á eftirlitsstefnunni.

Starfsmenn eftirlits á sviði stjórnhátta bera ábyrgð á að eftirlitsstefnu sé framfylgt.

Gæðastefnan tekur til allrar vinnu sem unnin er hjá TR og nær til allra starfsmanna, umboðsmanna og verktaka sem vinna fyrir stofnunina. Einnig nær hún til allra gagna sem berast stofnuninni og umboðum og þeirra gagna sem hún sendir frá sér. Með gæðastefnu vill TR stuðla að stöðugum umbótum í starfsemi stofnunarinnar með því að leggja áherslu á vel skilgreinda verkferla í verkefnavinnu sinni.

• Veita viðskiptavinum góða og faglega þjónustu.

• Afgreiða umsóknir/erindi innan tilskilins tímafrests.

• Mæla ánægju viðskiptavina reglulega.

• Vera framsækin stofnun.

• Gæðastjórnunarkerfi stofnunarinnar sé unnið í samræmi við kröfur ISO 9001 staðalsins.

• Virkja starfsmenn í að vinna að endurbótum.

• Styðja við frumkvæði starfsmanna.

• Viðhalda og efla fagþekkingu starfsmanna.

• Rekstur stofnunarinnar sé sem hagkvæmastur.

• Vinna í samræmi við lög og reglugerðir sem stofnuninni er gert að starfa samkvæmt.

• Endurskoða uppbyggingu gæðahandbókar með tilliti til ISO 9001 staðalsins.

• Útbúa ferla vegna allra bótaflokka í samstarfi við starfsmenn.

• Útbúa ferla fyrir innri starfsemi TR í samstarfi við starfsmenn.

• Aðeins verði hægt að sækja um með rafrænum hætti.

• Reglulegar mælingar á afgreiðslutíma umsókna.

• Reglulegar mælingar á innri starfsemi TR.

• Viðhorfskönnun hjá viðskiptavinum stofnunarinnar.

Forstjóri og framkvæmdastjórn bera ábyrgð á gæðastefnunni. Gæðastjóri ber ábyrgð á að framfylgja gæðastefnunni og viðhalda gæðahandbókinni. Allir starfsmenn TR og umboða bera ábyrgð á því að vinna samkvæmt vinnuferlum.

Gæðastefnuna skal endurskoða einu sinni á ári.

• Að gildi TR; samvinna, metnaður og traust, skuli ávallt höfð að leiðarljósi við framkvæmd innheimtu.

• Að innheimta sé í samræmi við lög, reglur og vandaða stjórnsýsluhætti. Gæta skal meðalhófs og jafnræðis.

• Að innheimtan sé bæði árangursrík og skilvirk.

• Að innheimtuárangur sé reglulega mældur.

• Að halda kostnaði við innheimtu í lágmarki.

• Að vísa þurfi fáum vanskilamálum til Innheimtumiðstöðvar.

• Að ofgreiðslum fækki eins og kostur er.

• Verkefni unnin af fagmennsku, lipurð og áreiðanleika. Metnaður til að viðhafa vandaða starfshætti og leita stöðugt leiða til að gera betur.

• Áhersla á að tryggja samræmt verklag við afgreiðslu mála. Í þeim tilgangi eru búnar til nákvæmar verklagsreglur og leiðbeiningar um starfsemi innheimtumála.

• Verkferlar eins skýrir og skilvirkir og kostur er.

• Leitað leiða til að viðskiptavinir hafi sem fjölbreyttasta möguleika á sjálfsafgreiðslu í gegnum Mínar síður á vef TR.

• Tillit tekið til greiðslugetu skuldara eftir því sem frekast er unnt og ávallt er boðið að semja um endurgreiðslu.

• Innheimtan sé mildileg og reynt að koma til móts við viðskiptavini með fjölbreyttum innheimtuleiðum og góðri upplýsingagjöf.

• Erindum og fyrirspurnum svarað á skýran og skjótan hátt.

Forstjóri og framkvæmdastjórn bera ábyrgð á innheimtustefnunni.

Starfsmenn innheimtu á fjármála- og rekstrarsviði sem koma að innheimtumálum bera ábyrgð á að innheimtustefnu sé framfylgt.

• Markmið innkaupastefnu TR er að útvega þá vöru eða þjónustu sem TR þarfnast til að ná markmiðum sínum á sem hagkvæmastan hátt með áherslu á fagleg vinnubrögð við innkaup og ábyrga meðferð fjármuna.

• Innkaup skulu fara fram af fagmennsku, þekkingu og í samræmi við lög, reglugerðir og önnur stjórnvaldsfyrirmæli sem gilda um opinber innkaup.

• Umsjónarmaður hverra innkaupa fyrir sig skal kynna sér innihald rammasamninga Ríkiskaupa áður en aðrar innkaupaleiðir verða skoðaðar.

• Jafnræðis skal gætt milli þeirra sem eiga viðskipti við TR og stuðlað að virkri samkeppni um kaup á þjónustu og vörum til TR.

• Skipulögðum innkaupaleiðum, t.d. rammasamningskaup, verðfyrirspurnir og útboð, skulu farnar og beita skal samræmdum vinnubrögðum og þannig stuðlað að hagkvæmum innkaupum.

• Tekið skal mið af umhverfisáhrifum við innkaup svo sem endingu, orkunotkun, endurnýtingarmöguleikum o.fl. og velja umhverfisvænsta kostinn til að ná settum markmiðum.

Forstjóri ber ábyrgð á að innkaupastefna sé í samræmi við lög og reglur.

Sviðsstjóri upplýsingatæknisviðs ber ábyrgð á innkaupum tengdum upplýsingatækni en sviðsstjóri fjármála-og rekstrarsviðs á öllu öðru.

• Lög um opinber innkaup.

• Lög um opinber fjármál.

• Sjálfbær innkaup. Stefna ríkisins.

Að allt starfsfólk Tryggingastofnunar (TR) njóti jafnra launa og sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf þannig að enginn ómálefnalegur launamunur sé til staðar. Jafnlaunastefnan gildir fyrir allt starfsfólk TR.

Stefna TR er að allt starfsfólk njóti jafnra launa og sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf þannig að enginn ómálefnalegur launamunur sé til staðar í samræmi við lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna nr. 150/2020.

TR greiðir laun í samræmi við gildandi kjarasamninga sem taka mið af þeim kröfum sem starfið gerir um þekkingu, hæfni og ábyrgð. Hjá stofnuninni er jafnlaunakerfi sem uppfyllir kröfur jafnlaunastaðalsins ÍST85:2012 en umfang þess nær utan um laun allra starfsmanna stofnunarinnar og allra launaliða sem mynda stofn til heildarlauna, aðra umbunarþætti og fríðindi sem meta má til launa.

Forstjóri ber ábyrgð á jafnlaunastefnu TR og að þeim lagalegu kröfum og öðrum kröfum sem tengjast jafnlaunakerfinu sé framfylgt.

Mannauðsstjóri er tilnefndur fulltrúi yfirstjórnar vegna jafnlaunakerfis og annast daglega umsýslu þess.

Til að framfylgja jafnlaunastefnunni skuldbindir TR sig til að:

• Skjalfesta og viðhalda jafnlaunakerfi í samræmi viðkröfur jafnlaunastaðalsins ÍST 85:2012 og viðhalda vottun í samræmi við gildandi lagareglur um jafnlaunavottun á hverjum tíma.

• Framkvæma launagreiningu mánaðarlega þar sem borin eru saman jafnverðmæt störf og athugað hvort mælist munur á launum eftir kyni og kynna helstu niðurstöður fyrir starfsfólki.

• Vinna að stöðugum umbótum, eftirliti og viðbrögðum í samræmi við kröfur jafnlaunakerfis og bregðast við frábrigðum þegar þau koma upp.

• Framkvæma innri úttektir árlega.

• Framkvæma innra rýni stjórnenda árlega.

• Fylgja viðeigandi lögum, reglum og kjarasamningum sem í gildi eru á hverjum tíma.

• Kynna jafnlaunastefnuna árlega fyrir starfsfólki TR.

• Stefnan skal vera almenningi aðgengileg á ytri vef TR.

Að stuðla að jafnri stöðu, jafnri virðingu og jafnrétti kynja innan stofnunarinnar. Jafnréttisstefnuna skal endurskoða á þriggja ára fresti.

Jafnréttisstefna Tryggingastofnunar (TR) stuðlar að jafnri stöðu, jafnri virðingu og jafnrétti kynja innan stofnunarinnar. Jafnréttisstefnan byggir á lögum nr. 150/2020 um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna og lögum um jafna meðferð á vinnumarkaði óháð kynþætti, þjóðernisuppruna, trú, lífsskoðun, fötlun, skertri starfsgetu, aldri, kynhneigð, kynvitund, kyneinkennum eða kyntjáningu nr. 86/2018.

Til að framfylgja jafnréttisstefnunni hefur TR sett upp jafnréttisáætlun til að ná jafnréttismarkmiðum sínum en þau eru eftirfarandi:

• Laus störf eru auglýst óháð kyni
  Atvinnuauglýsingar stofnunarinnar eru ókynbundnar og höfða til allra kynja. Jafnréttissjónarmið skulu metin til jafns við önnur mikilvæg sjónarmið þegar ákveðið er hvern skuli ráða í starf hverju sinni. Stjórnendum er skylt lögum samkvæmt að vinna markvisst að því að jafna stöðu kynja innan TR. Þegar ráðið er í ný störf skal m.a. tekið tillit til kynjahlutfalls.

• Launajafnrétti
  TR starfar eftir vottuðu jafnlaunakerfi skv. ÍST 85:2012. Við ákvörðun launa skal þess gætt að kynjum sé ekki mismunað og að fyllsta jafnréttis sé gætt. Kynjum skulu greidd jöfn laun og skulu þau njóta sömu kjara fyrir jafn verðmæt og sambærileg störf og hvers konar frekari þóknana, beinna og óbeinna, hvort heldur er með hlunnindagreiðslum eða öðrum hætti. Stjórnendur TR skuldbinda sig til að vinna að stöðugum umbótum, eftirliti og viðbrögðum í samræmi við kröfur jafnlaunastefnu stofnunarinnar. Komi í ljós launamunur á jafn verðmætum og sambærilegum störfum skal hann leiðréttur. Stefna um launajafnrétti skal kynnt árlega fyrir öllum starfsmönnum.

• Starfsþjálfun og endurmenntun
  Kynin skulu njóta sömu möguleika til endurmenntunar og starfsþjálfunar og hafa jöfn tækifæri til að sækja námskeið og fræðslu til þess að auka hæfni í starfi eða til undirbúnings öðrum störfum. Þess skal gætt að mismuna ekki starfsfólki eftir kynferði við úthlutun verkefna, við tilfærslu í starfi, við að axla ábyrgð eða við önnur tækifæri sem almenn starfsþróun býður upp á.

• Samræming fjölskyldu- og atvinnulífs
  TR býður starfsfólki sveigjanlegan vinnutíma og hlutastörf að ákveðnu marki svo að samræma megi sem best einkalíf, fjölskylduábyrgð og starf. Öll kyn eru hvött til þess að nýta sér fæðingarorlof og eru foreldrar hvattir til að skipta með sér heimaveru vegna veikinda barna á jafnréttisgrundvelli.

• Kynbundið ofbeldi, kynbundin áreitni og kynferðisleg áreitni
  Kynbundin og kynferðisleg áreitni er ekki liðin hjá TR. Stjórnendur skulu grípa undantekningarlaust til viðeigandi aðgerða ef starfsmaður verður fyrir slíku áreiti. Allt starfsfólk TR ber sameiginlega ábyrgð á að slík áreitni eigi sér ekki stað. Viðbragðsáætlun gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi er til staðar hjá stofnuninni.

Við leggjum áherslu á:

• Að beita faglegu og skilgreindu ráðningarferli þar sem jafnræðis og hlutleysis er gætt.

• Að hæfasti umsækjandinn sé ráðinn hverju sinni m.t.t. menntunar, starfsreynslu og viðhorfa.

• Að hafa ávallt á að skipa hæfasta starfsfólki sem völ er á til að tryggja gæði þjónustunnar.

• Að taka vel á móti nýju starfsfólki og bjóða þeim upp á faglega þjálfun og aðlögun í starfi.

• Að launakjör séu samkeppnishæf m.t.t. sambærilegra starfa hjá ríkinu og taki mið af einstaklingsbundnum þáttum í stofnanasamningi. Horft er til einstaklingsbundinnar frammistöðu starfsfólks, frumkvæðis, fagþekkingar og vilja til að efla góðan starfsanda.

Við leggjum áherslu á:

• Að starfsfólk vinni í hvetjandi starfsumhverfi með góðum starfsanda og öflugri liðsheild.

• Að góður starfsandi sé meðal starfsfólks og að það sýni hvert öðru fyllstu tillitssemi og virðingu í öllum samskiptum.

• Að starfsumhverfið einkennist af fagmennsku, heiðarleika og virðingu.

• Öryggi starfsfólks á vinnusvæði sé haft að leiðarljósi.

• Að allt starfsfólk starfi eftir siðareglum stofnunarinnar og gæti fyllstu þagmælsku í starfi.

Við leggjum áherslu á:

• Að hverjum starfsmanni sé ljóst hvert sé verksvið hans og ábyrgð samkvæmt starfslýsingu.

• Að greina fræðsluþarfir starfsfólks og bjóða upp á öfluga símenntun.

• Að hvetja starfsfólk til frumkvæðis og sköpunar í starfi.

• Að góður árangur starfsfólks njóti viðurkenningar.

• Að allt starfsfólk fari í starfsmannasamtal a.m.k. einu sinni á ári.

• Að starfsfólk hafi yfirsýn yfir starfsemi stofnunarinnar.

Við leggjum áherslu á:

• Að mismuna ekki starfsfólki á grundvelli fötlunar, kynferðis, aldurs, trúarbragða, þjóðernis, stjórnmálaskoðana, kynhneigðar eða annarra persónubundinna þátta eins og fram kemur í jafnréttisáætlun stofnunarinnar.

• Stuðningur sé sýndur heilbrigðu líferni starfsfólks.Vistvænar samgöngur starfsfólks til og frá vinnu.

• Að skapa starfsfólki aðstæður til að samræma ábyrgð starfs og fjölskyldu eins og kostur er.

• Að bjóða starfsfólki sveigjanlegan vinnutíma verði því viðkomið hverju sinni.

Við leggjum áherslu á:

• Að stjórnunarhættir TR byggi á gildum, stefnu og framtíðarsýn stofnunarinnar.

• Að stjórnendur þekki vel starfsvettvang sinn og leggi grunn að góðum samskiptum.

• Að stjórnendur veiti nauðsynlegar upplýsingar, endurgjöf og hvatningu til árangurs og ábyrgðar í starfi.

• Markvissa upplýsingagjöf til starfsfólks.

Stefna um almannatengsl og upplýsingamiðlun fjallar um:
Miðlun upplýsinga til ytri aðila; viðskiptavina, fjölmiðla, hagsmunaaðila, fagráðuneytis og annarra opinberra aðila vegna mála er varða almannatryggingakerfið og starfsemi TR.

Almenna miðlun upplýsinga til starfsfólks og stjórnar eftir því sem við á. Svör við almennum fyrirspurnum, umfjöllun í fjölmiðlum og á samfélagsmiðlum.

TR leggur áherslu á:
Að miðla áreiðanlegum upplýsingum á skýran hátt um málefni sem heyra undir TR, þ.e. um almannatryggingar, réttindi og greiðslur til viðskiptavina, þjónustu og almennt um starfsemi TR.

Vandað efni, bæði texta og myndefni, að upplýsingar séu skýrar og aðgengilegar og byggi á bestu þekkingu hverju sinni. Unnið er í samræmi við opna og gagnsæja stjórnsýslu.

Að vera hlý, skýr og upplýsandi og nýtir til þess tr.is/island.is vefsvæði sitt, samfélagsmiðla, fræðslu og fjölbreyttar leiðir til að koma upplýsingum á framfæri við ytri aðila.

Að auðvelt sé að koma á framfæri spurningum til TR sem varða málefni TR og að þeim sé svarað eins fljótt og kostur er.

Samskipti við fjölmiðla fara fram í gegnum samskiptasvið og hefur sviðsstjóri samskiptasviðs milligöngu um samskipti við fjölmiðla fyrir hönd TR.

Samskiptasvið ber einnig ábyrgð á miðlun upplýsinga til starfsfólks varðandi fjölmiðlaumfjöllun og umræðu á opinberum vettvangi um starfsemi TR.

Ytri samskipti:
Samskiptasvið (SAM) ber ábyrgð á almannatengslum TR í samráði við forstjóra.

SAM undirbýr fréttatilkynningar, fræðslu, kynningar og annað viðeigandi efni í samráði við starfsfólk TR, eftir efnistökum og málefnum. Að öllu jöfnu er SAM tengiliður við fjölmiðla. Beiðnir um viðtöl við fjölmiðla fara í gegnum SAM sem skipuleggur þau og undirbýr.

SAM svarar skriflegum fyrirspurnum frá fjölmiðlum í samráði við viðeigandi svið hverju sinni og ber undir forstjóra áður en svar er sent. Sömuleiðis er fagráðuneyti upplýst um innkomna fyrirspurn þegar við á.

SAM í samráði við forstjóra og fagráðuneyti eftir því sem við á, metur áhrif umfjöllunar vegna tiltekinna mála, hvort og hvernig þeim er svarað og hver svarar þeim.

Ef efni eða umfjöllun í fjölmiðlum er röng og/eða villandi varðandi málefni sem heyra undir TR er metið hvort, hvernig og hver veitir upplýsingar um málefni til að bæta upplýsingagjöf til ytri aðila.

Ekki eru veittar upplýsingar um mál einstaklinga á opinberum vettvangi né heldur er brugðist við umfjöllun á opinberum vettvangi um slík mál.

Á samfélagsmiðlum, þarf sérstaklega að huga að efnistökum þar sem aðrar breytur eiga við samskipti á samfélagsmiðlum. Á þeim vettvangi eru yfirleitt persónulegar skoðanir settar fram gagnvart TR og mikilvægt að fara afar varlega í viðbrögðum fyrir hönd stofnunarinnar. Huga þarf að aðstöðumun einstaklinga gagnvart hinu opinbera, málfrelsi, persónuvernd og að TR veiti ekki upplýsingar eða eigi í samskiptum þar sem miðlað væri upplýsingum um einstaklinga. Að öllu jöfnu skal þess gætt að fara ekki í samtal um einstaklingsbundin málefni á samfélagsmiðlum.

Mikilvægt er að hafa í huga að hvorki TR sem stofnun eða starfsfólk TR láti draga sig inní umræðu um málefni á opinberum vettvangi sem varða einstaklinga með réttindi hjá TR. Þetta á hvoru tveggja við um umfjöllun um einstaklingsmál og/eða persónulegar skoðanir á TR, þjónustu eða starfsemi okkar og/eða almannatryggingum almennt.

Innri samskipti:
SAM kemur á framfæri við starfsfólk TR þeim upplýsingum sem sendar eru fjölmiðlum annað hvort með tölvupóstum, á innra neti (WP) eða öðrum þeim leiðum sem SAM telur heppilegast eftir efni og ástæðum.

Ef um alvarleg málefni sem varða TR eða almannatryggingar er að ræða, að mati forstjóra er boðað til starfsmannafundar í samráði við forstjóra. Ef um ranga eða villandi umfjöllun er að ræða í fjölmiðlum eða á samfélagsmiðlum, undirbýr SAM og birtir innanhúss upplýsingar fyrir starfsfólk í samráði við viðeigandi svið innan TR með réttum upplýsingum, þannig að starfsfólk hafi þær við hendina til að nota í samskiptum við viðskiptavini.

Tilgangur siðareglna er að stuðla að heiðarleika, réttsýni og sanngirni starfsfólks gagnvart hvert öðru og viðskiptavinum. Þær eiga að efla traust og tiltrú viðskiptavina og almennings á TR. Forðast skal hagsmunaárekstra, gæta þagmælsku og varðveita trúnaðarupplýsingar, sbr. öryggisstefnu TR. Starfs-fólk skal vera meðvitað um að rýra ekki álit stofnunarinnar með athöfn eða aðgerðaleysi. Vísað er í starfsreglur og lög nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins vegna ábyrgðar og viður-laga. Stjórnendur bera ábyrgð á því að þessum reglum sé fylgt.

• Sýna skal árvekni og reglusemi í starfi með hag TR og viðskiptavina fyrir augum. Sérhvert verkefni skal leyst af fagmennsku, vandvirkni og samviskusemi.

• Óheimilt er að skýra óviðkomandi frá málefnum TR eða einstakra viðskiptavina. Þagnarskylda helst þótt látið sé af störfum.

• Öll trúnaðarskjöl um viðskiptavini skulu meðhöndluð og varðveitt með þeim hætti að þau glatist ekki eða liggi óvarin. Það á einnig við um fjölföldun, tölvuskráningu og eyðingu skjala. Trúnaðarbrestur getur skapað TR skaðabótaskyldu.

• Óheimilt er að nýta trúnaðarupplýsingar, sem starfsfólk öðlast í krafti stöðu sinnar, nema í þágu starfa fyrir TR.

• Allir viðskiptavinir eiga rétt á sömu þjónustu og upplýsingum vegna sömu/svipaðra þarfa. Sýna ber lipurð og trúmennsku í samskiptum við þá. Ekki skal farið í manngreinarálit á grund-velli kynferðis, aldurs, kynþáttar, þjóðernis, andlegs eða líkamlegs ástands þeirra.

• Gæta skal sanngirni og réttsýni í samskiptum við stofnanir og fyrirtæki, hvort sem er hér á landi eða erlendis.

• Starfsfólk ber ábyrgð á því að viðhalda faglegri þekkingu sinni og efla hana.

• Starfsfólk skal leitast við að leiðbeina hvert öðru eins og tök eru á og temja sér gagnkvæma kurteisi og drengilega framkomu.

• Stjórnendur skulu sjá til þess að starfsfólk hafi viðunandi skilyrði til að sinna starfi sínu á ár-angursríkan hátt.

• Starfsfólk er hvatt til að taka þátt í félagsmálum sem stuðla að bættum hag starfsfólks en forðast hugsanlega hagsmunaárekstra.

• Óheimilt er að þiggja verðmætar gjafir af viðskiptavinum og/eða hagsmunaaðilum. Sömuleiðis er óheimilt að þiggja boðsferðir innanlands og til útlanda nema með sérstöku samþykki forstjóra.

• Starfsfólk skal í ræðu og riti ávallt taka skýrt fram hvenær talað er fyrir hönd TR og hvenær lýst er persónulegum skoðunum. Þess skal gætt að rýra ekki álit TR.

• Starfsfólk sem vinnur við auglýsingar, fræðsluefni og kynningarmál fyrir TR skal fylgja siðareglum um auglýsingar. Starfsfólki er hvorki heimilt að koma fram í auglýsingum annarra fyrirtækja/stofnana né nota aðstöðu sína í TR til framdráttar eða kynningar einstökum viðskiptafyrirtækjum eða málefnum viðskiptalegs eðlis.

• Verði starfsmaður var við brot á þessum siðareglum ber honum að tilkynna það til stjórnanda eða forstjóra.

Tryggingastofnun (TR) heyrir undir félags- og vinnumarkaðsráðuneytið. Verkefni stofnunarinnar eru mörkuð með lögum um almannatryggingar nr. 100/2007, lögum um félagslega aðstoð nr. 99/2007, lögum um greiðslur til foreldra langveikra eða alvarlega fatlaðra barna nr. 22/2006 og lögum réttindi lifandi líffæragjafa til tímabundinnar fjárhagsaðstoðar nr. 40/2009.

Ráðherra skipar fimm manns í stjórn TR eftir hverjar alþingiskosningar fyrir kjörtímabilið. Stjórn staðfestir skipulag stofnunarinnar, árlega starfsáætlun og fjárhagsáætlun og marka stofnuninni langtímastefnu. Skal stjórnin hafa eftirlit með starfseminni og að rekstur sé innan ramma fjárlaga á hverjum tíma. Forstjóri er skipaður til fimm ára í senn, forstjóri ræður starfsmenn stofnunarinnar og annast daglegan rekstur hennar, ber ábyrgð á að starfað sé í samræmi við lög og stjórnvaldsfyrirmæli og að fjármunir séu nýttir á árangursríkan hátt og að rekstrarútgjöld og rekstrarafkoma stofnunarinnar sé í samræmi við fjárlög. Forstjóri er þannig ábyrgðaraðili jafnlaunakerfis TR og gæðakerfis.

Sviðsstjórar bera ábyrgð á daglegum rekstri sinna sviða og þeirri starfsemi sem þar fer fram gagnvart forstjóra.

Starfslýsingar eru til fyrir öll störf en þar koma fram allir meginþættir starfs, þannig að ljóst sé hvaða kröfur eru gerðar til starfsmanns, hvaða viðfangsefnum honum er ætlað að sinna og hvert sé ábyrgðarsvið og skyldur. Einnig er skilgreint markmið með starfinu. Næsti yfirmaður starfsmanns er ábyrgur fyrir gerð og reglulegri endurskoðun starfslýsingar hans.

Skipurit TR byggist upp á sjö einingum sem eru: Fjármála- og rekstrarsvið, færnisvið, mannauðssvið, samskiptasvið, stjórnhættir, þjónustusvið og upplýsingatæknisvið.

Tilgangur skjala- og upplýsingastefnu er að tryggja kerfisbundna stjórnun skjala frá því þau verða til og þar til þau eru grisjuð eða komið fyrir í varanlegri geymslu og uppfylla kröfur sem gerðar eru til skjalastjórnar samkvæmt lögum

Skjala- og upplýsingastefnan nær til allra gagna sem móttekin eru, útbúin eða viðhaldið í starfsemi TR óháð formi og miðlum. Stefnan nær til allra kerfa og vistunarstaða sem notaðir eru í starfsemi TR. Skjala- og upplýsingastefnan nær til allra þeirra sem starfa hjá TR, umboða TR hjá sýslumönnum, verktaka og samningsbundinna aðila.

• Að tryggja að skráning, vistun og meðferð skjala sé í samræmi við lög, reglugerðir og reglur Þjóðskjalasafns Íslands.

• Tryggja að varðveisla gagna og skjala sé með þeim hætti að þau séu aðgengileg þegar á þarf að halda fyrir þá starfsmenn sem hafa til þess heimild.

• Að tryggja öryggi, áreiðanleika og heilleika skjala.

• Tryggja skipulögð og samræmd vinnubrögð starfsmanna við meðferð og varðveislu skjala.

• Að ávallt sé ljóst hvernig vinna á með skjöl, hvaða skjöl skal varðveita og að aðgangur að þeim sé skýr.

• Tryggja að upplýsingar sem varða ákvarðanatöku í málum viðskiptavina séu skráðar með skipulögðum hætti.

Forstjóri ber ábyrgð á að skjala- og upplýsingastefna TR sé í samræmi við lög og reglur.

Skjalastjóri TR ber ábyrgð á framkvæmd og innleiðingu skjalastjórnar og að framfylgja skjala- og upplýsingastefnu.

Sviðsstjórar bera ábyrgð á að gildandi verklagsreglum um meðferð skjala sé framfylgt innan þeirra málaflokka í samráði við skjalastjóra TR.

Allir starfsmenn TR og umboða bera ábyrgð á myndun, móttöku og vistun skjala til samræmis við settar verklagsreglur.

Upplýsingatæknisvið sér um rekstur kerfa, hýsingu rafrænna gagna og skjala og skal tryggja öryggi og áreiðanleika þeirra.

Tryggingastofnun (TR) ætlar að vera til fyrirmyndar í umhverfismálum og draga markvisst úr losun gróðurhúsalofttegunda frá starfseminni. TR stefnir á að hafa jákvæð umhverfisáhrif og samfélagslega ábyrgð að leiðarljósi í ákvarðanatöku og daglegri starfsemi.

Það skiptir TR miklu máli að hafa sjálfbæra þróun að leiðarljósi í allri starfsemi sinni og að leggja þannig sitt af mörkum til betra umhverfis og samfélags nú og til framtíðar. Stefnan nær til allrar orkunotkunar, úrgangsmyndunar og samgangna á vegum TR, þ.m.t. flugferða starfsfólks, notkun leigubíla eða annars konar samgangna.

Stefna þessi tekur mið af skuldbindingum íslenskra stjórnvalda gagnvart Parísarsamkomulaginu og áherslu félags- og vinnumarkaðsráðuneytisins um kolefnishlutleysi.

TR kappkostar að framfylgja markmiðum hins opinbera í umhverfismálum.TR leggur áherslu á að draga úr losun gróðurhúsalofttegunda samgangna, úrgangs og orkunotkunar um samtals 50% til ársins 2030 miðað við árið 2019 og kolefnisjafna alla eftirstandandi losun með kaupum á vottuðum kolefniseiningum frá og með árinu 2020.

• TR hefur sett sér markmið um að:
  Draga úr notkun á flugsamgöngum á vegum stofnunarinnar.

• Efla fjarfundarmenningu hjá stofnuninni.

• Draga úr úrgangsmyndun og auka endurvinnslu.

• Draga úr akstri á vegum stofnunarinnar.

• Stuðla að orkusparnaði í rekstri húsnæðis TR.

• Innkaup TR verði byggð á stefnu ríkisins um vistvæn innkaup.

• Umhverfismerktar vörur og þjónusta verða valin umfram aðrar.

• Fræðsla starfsfólks um umhverfismál og innra umhverfisstarf sé viðvarandi.

• Hvetja starfsfólk að tileinka sér vistvænan lífsstíl og samgöngumáta.

• Afla þekkingar á og innleiða tæknilegar lausnir sem draga úr losun með breyttu vinnulagi.

• Umhverfisstarf sé viðvarandi, rýnt árlega og árangur umhverfisstarfs TR sé kynntur opinberlega.

Við berum umhyggju fyrir umhverfinu, vinnum markvisst að því að gera starfsemi okkar umhverfisvænni með reglulegri rýni

Forstjóri ber ábyrgð á að umhverfis- og loftslagsstefnunni sé framfylgt.

Formaður stýrihóps grænna skrefa ber ábyrgð á að umhverfisstarf TR sé rýnt og grænu bókhaldi skilað árlega.

Umhverfis- og loftslagsstefnan skal endurskoðuð árlega og markmið uppfærð með tilliti til þróunar í losun gróðurhúsalofttegunda á milli ára.

• Leiðbeiningum Umhverfisstofnunar um loftslagsstefnur opinberra aðila.

• Skuldbindingum íslenskra stjórnvalda gagnvart Parísarsamkomulaginu.

• Aðgerðaáætlun íslenskra stjórnvalda í loftslagsmálum.

• Heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna.

• Grænum skrefum.

• Að hagnýta tækni og upplýsingar til að:
  o Greiða viðskiptavinum í samræmi við réttindi þeirra á réttum tíma, með hagkvæmum og öruggum hætti.
  o Veita viðskiptavinum og almenningi upplýsingar um réttindi og greiðslur.
  o Auka sjálfvirkni við afgreiðslu mála.

• Að styðja við frumkvæði og nýsköpun.

• Að vernda öryggi persónuupplýsinga.

• Kjarni starfseminnar í upplýsingatækni er rekstur, hönnun, þróun og verkefnastjórnun kjarnakerfa og gagnagrunna þeirra, ásamt greiningu og sköpun þekkingar úr gögnum stofnunarinnar.

• Hönnun ferla og val á tækni er metin út frá virði fyrir viðskiptavini og starfsemi stofnunarinnar.

• Stuðla að öruggum og stafrænum samskiptum við ytri aðila.

• Skipulag og hönnun kerfa tekur mið af síbreytilegu laga- og tækniumhverfi.

Forstjóri ber ábyrgð á upplýsingatæknistefnu TR.

Sviðsstjóri upplýsingatæknisviðs ber ábyrgð á framkvæmd upplýsingatæknistefnunnar.

Starfsfólk TR ber ábyrgð á því að tileinka sér starfshætti upplýsingatæknistefnunnar og ástunda umbótahugsun á stafrænni vegferð.

• Stjórnkerfi upplýsingaöryggis hjá TR nær til allrar starfsemi stofnunarinnar og þjónustu sem TR veitir viðskiptavinum.

• Stjórnkerfið nær einnig til allra kerfa, hug- og vélbúnaðar í eigu TR sem eru í starfsstöðvum stofnunarinnar.

• Að varðveita og hámarka öryggi upplýsinga TR á skilvirkan hátt ásamt því að lágmarka rekstraráhættu og tryggja samfelldan rekstur.

• Að varðveita leynd, réttleika og tiltækileika og aðgengi að gögnum og upplýsingum í vörslu TR.

• Að upplýsingar berist ekki óviðkomandi af ásetningi eða gáleysi.

• Að stuðla að virkri öryggisvitund starfsmanna, þjónustuaðila, viðskiptavina og gesta.

• Stefna TR í upplýsingaöryggismálum er nánar útfærð í gæðahandbók Tryggingastofnunar.

Forstjóri, framkvæmdastjórn og sýslumenn sjá til þess að upplýsingaöryggisstefnunni sé fylgt.

Starfsmönnum TR og umboða, verktökum og þjónustuaðilum ber að vinna samkvæmt upplýsingaöryggisstefnunni.

Tryggingastofnun stuðlar að því að þessari stefnu sé framfylgt með ráðstöfunum í samræmi við störf og ábyrgð viðkomandi starfsmanna, verktaka og þjónustuaðila.

Tilkynna skal frávik og veikleika vegna upplýsingaöryggis til yfirmanns á upplýsingatæknisviði

TR miðlar upplýsingum í gegnum vefmiðla og samfélagsmiðla. Stofnunin heldur úti vef á island.is þar sem veittar eru upplýsingar um almannatryggingakerfið og innskráningarsíðu Mínar síður TR þar sem viðskiptavinir geta sótt um, séð stöðu mála, sent inn gögn, skoðað rafræn skjöl og haft samband á öruggu svæði. Þá heldur TR einnig úti Facebooksíðu sem notuð er til að koma upplýsingum á framfæri ásamt YouTube síðu þar sem upplýsingamyndbönd eru birt. Innan stofnunarinnar og meðal starfsfólks er notast við Workplace síðu sem er gagnvirk upplýsingasíða fyrir starfsfólk.

• Sviðsstjóri samskiptasviðs ber ábyrgð á vefstefnu TR og að henni sé framfylgt.

• Sviðsstjóri samskiptasviðs ber ábyrgð á uppbyggingu veftrés aðalvefsvæðis TR, vefsvæða Minna síðna TR, Workplace og Facebooksíðu.

• Sviðsstjóri samskiptasviðs ber ábyrgð á úthlutun aðgangsréttinda á vefi TR í vefumsjónarkerfi.

• Upplýsingatæknisvið TR ber ábyrgð á rekstri vefmiðlara og gagnagrunna vefjanna og tryggir að þeir séu stöðugt verndaðir með öryggisbúnaði sem nauðsynlegur þykir hverju sinni.

Gildi TR eru traust, samvinna og metnaður. Út frá þeim er unnið á vefjum TR. Stöðugt er unnið að því markmiði að vera með faglegar og áreiðanlegar upplýsingar á vefnum. Með samvinnu þvert á svið er ólíkum þörfum viðskiptavinarins mætt. Við þróun og viðhald á vefnum sýnum við metnað með því að sýna frumkvæði og beina kröftum okkar og þekkingu að því að gera sífellt betur.

Markmið vefsins á island.is er að þjónusta viðskiptavini stofnunarinnar þannig að þeir geti með einföldum hætti fundið þær upplýsingar um þá þjónustu sem stofnunin veitir.

Vefurinn er upplýsingasíða þar sem viðskiptavinir geta fundið upplýsingar um öll þau réttindi sem mögulegt er að sækja. Einnig að viðkomandi sjái hver réttur hans er og hvaða greiðslum hann/hún á mögulega rétt á. Markmið vefsins er einnig að fólk geti afgreitt sig sjálft á Mínum síðum þegar sækja þarf um réttindi eða hafa samband við stofnunina. Með einföldum upplýsingum, leiðbeiningum og rafrænum umsóknum tryggir TR að viðskiptavinir geti í raun haft samband hvenær sem er og þannig bætt upplýsingaflæði og dregið úr kostnaði.

• Að vera alhliða upplýsingaveita um starfsemi TR og þau réttindi sem viðskiptavinir geta sótt um á grundvelli laga um almannatryggingar og félagslega aðstoð.

• Að bjóða upp á notendavæna og góða rafræna þjónustu á vefnum sem einkennist af faglegum upplýsingum, þekkingu, ábyrgð og metnaði.

• Að vefurinn sé snjallsímavænn.

• Að fækka innhringingum og heimsóknum í þjónustumiðstöð og hjá umboðum um allt land með fjölbreyttum þjónustuleiðum.

• Að allar upplýsingar séu ævinlega uppfærðar og réttar og lögð áhersla á vandað upplýsingaflæði.

• Gæta skal að tæknilegum útfærslum fyrir skjálesara og önnur slík hjálpartæki og þannig leitast við að allir hafi aðgang að upplýsingum á vefjum.

• Að allar umsóknir verði á Mínum síðum TR.

• Að allir getir sótt um á Mínum síðum TR.

• Að koma á framfæri upplýsingum til fjölmiðla.

• Að umsóknir verði rafrænar - hætta að nota pappírseyðublöð.

Viðskiptavinir TR

• Ellilífeyrisþegar.

• Örorkulífeyrisþegar.

• Endurhæfingarlífeyrisþegar.

• Meðlagsþegar og greiðendur - einstæðir foreldrar.

• Foreldrar langveikra barna.

• Ungmenni á aldrinum 18-20 ára sem eiga rétt á framlagi vegna náms.

• Lífeyrisþegar sem búsettir eru erlendis.

Hagsmunaaðilar

• Almenningur.

• Viðskiptavinir TR.

• Fjölmiðlar.

• Félags- og vinnumarkaðsráðuneyti og stjórnarráðið.

• Sveitarfélög.

• Starfsfólk TR.

• Umboðsmenn TR úti á landi.

• Hagsmunasamtök eldri borgara.

• Hagsmunasamtök öryrkja.

• Stjórnmálasamtök og stjórnmálafólk.

• Aðrar stofnanir og fyrirtæki.

• Efni á vefjum skal sniðið að markhópum í orðalagi og innihaldi.

• Efni er reglulega uppfært til að halda vefjum lifandi, réttum og áhugaverðum.

• Fréttir birtar reglulega á Ísland.is og öðrum vefjum.

• Tilkynningar um viðburði og annað á vegum TR birt á vef og Facebook.

• Þjónustumiðstöð TR þar sem veittar eru upplýsingar og ráðgjöf. Jafnframt er hægt að fá ráðgjöf á ýmsum tungumálum og táknmálstúlkun. Aðgangur er að þráðlausu neti og tölvum fyrir viðskiptavini.

• Þjónusta sýslumanna um allt land þar sem veittar eru upplýsingar og ráðgjöf.

• Símaþjónusta þar sem veittar eru upplýsingar og ráðgjöf. Viðskiptavinir fá leyninúmer til þess að hægt sé að veita nákvæm svör og hægt er að panta að hringt sé til baka.

• Tölvupóstur. Svartími er hámark 2 virkir dagar.

• Vefurinn á Ísland.is og Mínar síður TR þar sem viðskiptavinir geta annast sín mál sjálfir.

• Reglulegir kynningarfundir fyrir viðskiptavini.

• Einstaklingsviðtöl við þjónusturáðgjafa í þjónustumiðstöð og í umboðum TR.

Starfsfólk TR

• Er lipurt í samskiptum og veitir framúrskarandi þjónustu.

• Reynir eftir fremsta megni að finna lausn mála fyrir viðskiptavini.

• Leitast við að eiga gott samstarf við stofnanir, fagaðila og hagsmunaaðila.

• Leitast ávallt við að afgreiða umsóknir á tilgreindum afgreiðslutíma.

• Vill auka notkun á Mínum síðum.

• Notar hraðvirkar leiðir í upplýsingagjöf, s.s. sms, símtöl og tölvupóst.

• Er meðvitað um að rafræn þjónusta hentar ekki öllum viðskiptavinum og fá þeir bréf sem óska eftir því.

• Hefur upplýsingar á Ísland.is og Facebook aðgengilegar fyrir alla og eru þær reglulega uppfærðar.

• Svarar öllum ábendingum og notar þær til úrbótavinnu.

• Vill byggja upp öfluga þjónustumenningu og vinna sem ein liðsheild

• Reglulegar þjónustukannanir meðal viðskiptavina og starfsmanna. Reglulegir samráðsfundir og endurgjöf frá hagsmunasamtökum viðskiptavina.

• Árlegar viðhorfskannanir meðal starfsmanna.

• Reglulegt stöðumat á árangri.

• Regluleg endurgjöf frá viðskiptavinum á kynningarfundum TR, á Ísland.is og frá Mínum síðum TR.

• Stöðug fjölgun umsókna á Mínum síðum.