Sjálfvirkir ritarar (e. AI note takers) eru gervigreindarlausnir sem hlusta á samtöl og skrifa þau upp. Jafnframt geta þeir búið til fundargerðir, samantektir og verkefnalista. Þeir geta sparað tíma og auðveldað fólki að halda utan um það sem fram fer m.a. á fundum, en gæta þarf að persónuvernd.

Sjálfvirkur ritari getur birst sem sérstakur fundargestur sem kemur inn á fjarfund í Microsoft Teams, Zoom eða öðru fundakerfi. Hann getur líka verið lítið upptökutæki sem liggur á borðinu á fundi eða forrit í síma eða tölvu sem tekur upp það sem sagt er.

Í öllum þessum tilvikum er mikilvægt að hafa í huga að ritarinn er ekki bara að taka niður punkta. Hann getur tekið upp raddir fólks, sent upptökuna til þjónustuaðila, breytt henni í texta og unnið frekar úr því sem var sagt.

Upptaka og umritun

Þegar sjálfvirkur ritari tekur upp fund verður til upptaka af röddum þátttakenda, sem teljast til persónuupplýsinga, og oft textaafrit af því sem hver og einn segir. Jafnframt getur það sem kemur fram á upptökunni, sem og textanum og samantektinni, innihaldið persónuupplýsingar.

Á fundi geta komið fram mun meiri upplýsingar um fólk en nöfn þess og starfsheiti. Þar getur til dæmis verið rætt um veikindi, fjölskylduaðstæður, frammistöðu starfsfólks, fjármál eða önnur persónuleg málefni. Í sumum tilvikum geta því einnig verið unnar viðkvæmar persónuupplýsingar.

Það breytir ekki eðli vinnslunnar þótt upptökunni sé fljótlega breytt í texta eða sjálfvirk samantekt búin til. Persónuupplýsingarnar eru áfram til staðar í nýju formi.

Erindrekar á fundi

Sumir sjálfvirkir ritarar tengjast dagatali notandans og mæta sjálfkrafa á fjarfundi. Þeir geta birst á þátttakendalistanum líkt og hver annar fundargestur og byrjað að taka upp eða umrita samtalið.

Þátttakendur þurfa að vita að slík vinnsla sé að fara fram. Það eitt að ókunnugt heiti eða tákn birtist á þátttakendalistanum segir ekki endilega fundargestum hvað er verið að gera við upplýsingar þeirra.

Áður en upptaka eða umritun hefst þarf meðal annars að liggja fyrir í hvaða tilgangi hún fer fram og á hvaða heimild vinnslan byggist. Einnig þarf að veita viðeigandi fræðslu um vinnsluna, svo sem hver ber ábyrgð á henni, hvað verður um gögnin, hversu lengi þau eru varðveitt og hvort þeim sé miðlað til annarra eða út fyrir Evrópska efnahagssvæðið.

Upptökutæki

Sama á við og um sjálfvirka ritara á fjarfundum þegar notað er sérstakt upptökutæki sem liggur á borði eða er fest við síma. Tækið kann að virðast einfaldara en sjálfvirkur fundargestur í Teams eða Zoom, en vinnslan getur í raun verið mjög svipuð.

Sum tæki af því tagi senda hljóðupptökuna í skýjaþjónustu þar sem hún er umrituð og greind með gervigreind. Það þarf því að skoða hvað gerist eftir að ýtt er á upptökuhnappinn, en ekki aðeins hvernig tækið sjálft virkar.

Þá þarf að gæta sérstaklega að því að allir sem kunna að heyrast í upptökunni viti af henni.

Tilgangur og vinnsluheimild

Áður en sjálfvirkur ritari er notaður þarf að vera ljóst hvers vegna er nauðsynlegt að taka fundinn upp eða umrita hann.

Það getur til dæmis verið málefnalegur tilgangur að útbúa fundargerð eða tryggja nákvæma skráningu á því sem ákveðið var. Það þýðir þó ekki sjálfkrafa að nauðsynlegt sé að geyma alla hljóðupptökuna, orðrétt afrit af öllum fundinum og gervigreindarsamantekt til frambúðar.

Eins og við aðra vinnslu persónuupplýsinga þarf vinnsluheimild að vera til staðar. Samþykki getur komið til greina en er ekki eina mögulega vinnsluheimildin. Hvaða heimild á við ræðst meðal annars af því hver stendur fyrir fundinum, tengslum þátttakenda og tilgangi vinnslunnar. Sé byggt á samþykki þarf það að vera óþvingað, upplýst og ótvírætt.

Varðveisla

Sjálfvirkur ritari getur búið til fleiri en eina útgáfu af sama fundinum. Til geta orðið hljóðupptaka, textaafrit, samantekt, listi yfir verkefni og upplýsingar um hver sagði hvað.

Áður en þjónustan er tekin í notkun þarf því að kanna hvar þessi gögn eru vistuð, hvernig öryggi þeirra er tryggt, hverjir hafa aðgang að þeim og hvenær þeim er eytt. Sérstaklega þarf að huga að því hvort upplýsingarnar eru hýstar utan EES-svæðisins en þá þarf að uppfylla sérstök skilyrði.

Ef tilgangurinn er aðeins að útbúa fundargerð þarf til dæmis að skoða hvort ástæða sé til að varðveita hljóðupptökuna eftir að fundargerðin hefur verið yfirfarin. Persónuupplýsingar skal almennt ekki varðveita lengur en nauðsynlegt er með hliðsjón af þeim tilgangi sem lá að baki söfnun þeirra.

Þjálfun gervigreindar

Það fer eftir þjónustuaðilanum hvort upplýsingar úr fundum geti verið notaðar til að þjálfa gervigreindarlíkön.

Upptaka af fundi getur farið til fyrirtækisins sem rekur sjálfvirka ritarann. Það fyrirtæki kann að nota gögnin eingöngu til að veita umsamda þjónustu, en einnig þarf að kanna hvort skilmálar þjónustunnar heimili fyrirtækinu að nota gögn til eigin nota, til dæmis til að þróa eða bæta þjónustuna eða þjálfa gervigreindarlíkön.

Ekki ætti að ganga út frá því að fyrirtæki noti fundargögn til þjálfunar – en heldur ekki að ganga út frá því að það sé útilokað. Það þarf að kanna skilmála, stillingar og samninga við þjónustuaðilann.

Ef persónuupplýsingar eiga að vera notaðar til að þjálfa gervigreindarlíkan er um frekari vinnslu upplýsinganna að ræða sem þarf sjálfstætt að standast kröfur persónuverndarlaga. Þá getur verið erfitt að fjarlægja upplýsingar síðar úr líkani sem hefur þegar verið þjálfað á þeim.

Áreiðanleiki

Ekki ber að jafna gervigreindarsamantekt saman við fundargerð sem hefur verið staðfest af fundarmönnum.

Sjálfvirkur ritari getur misskilið orð, ruglað saman hver sagði hvað eða dregið ranga ályktun af samtali. Hann getur jafnvel skráð niður atriði sem komu ekki fram á fundinum.

Því er mikilvægt að fundarmaður fari yfir skráninguna áður en hún er vistuð í málaskrá, starfsmannaskrá eða öðru kerfi – eða notuð sem grundvöllur ákvarðana. Persónuverndarlög gera meðal annars kröfu um að persónuupplýsingar séu réttar og uppfærðar með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

Óvænt upptaka

Ef sjálfvirkur ritari birtist á fundi er eðlilegt að spyrja út í hann.

Þú getur meðal annars spurt hvort verið sé að taka upp hljóð, hvort upptakan verði geymd, hver fái aðgang að henni, hversu lengi gögnin verði varðveitt og hvort þau geti verið notuð til að þjálfa eða þróa gervigreind.

Það að tæknin geri mögulegt að taka upp og umrita fund með einum smelli þýðir ekki að það eigi alltaf að gera það.

Persónuupplýsingar eru verðmætar og sjálfvirkur ritari getur safnað miklu meiri upplýsingum en hefðbundin fundargerð. Því er mikilvægt að hugsa fyrst um hvaða upplýsingar þarf raunverulega – áður en kveikt er á upptöku.

Gátlisti

Gott er að svara eftirfarandi spurningum áður en sjálfvirkur ritari er notaður:

• Af hverju þarf að taka fundinn upp eða umrita hann?

• Er hægt að ná sama markmiði með vægari aðferð?

• Hvaða vinnsluheimild er til staðar?

• Vita allir þátttakendur að sjálfvirkur ritari er notaður og hvað hann gerir?

• Er líklegt að viðkvæmar persónuupplýsingar, eða persónuupplýsingar viðkvæms eðlis, komi fram?

• Er hljóðupptakan nauðsynleg eða nægir fundargerð eða samantekt?

• Hvar eru upptaka, textaafrit og samantekt vistuð?

• Hversu lengi eru gögnin geymd og er þeim eytt sjálfkrafa?

• Hvaða aðilar fá gögnin?

• Fara persónuupplýsingar út fyrir EES-svæðið?

• Getur þjónustuaðilinn notað gögnin í eigin tilgangi eða til að þjálfa gervigreind?

• Hverjir geta nálgast upptökuna og samantektina?

• Er búið að ákveða hvernig brugðist verður við ef fundargestur vill ekki láta taka sig upp?

Ef um er að ræða umfangsmikla eða áhættusama notkun getur einnig þurft að meta hvort gera eigi mat á áhrifum á persónuvernd áður en lausnin er tekin í notkun.