Gagnvirkt innkaupakerfi er sveigjanleg leið í opinberum innkaupum, aðgengilegt öllum hæfum seljendum allan líftíma kerfisins.
Í gagnvirku innkaupaferli eru innkaupin gerð í tveimur skrefum. Fyrst eru hæfir seljendur valdir inn í kerfið og í framhaldinu eru verk, þjónusta eða vörur boðin út meðal þeirra. Einnig geta nýir seljendur komið inn á líftíma kerfisins ef þeir uppfylla þau hæfisskilyrði sem kerfið setur fram.
Gagnvirkt innkaupakerfi er líka þekkt sem DPS, sem stendur fyrir “Dynamic Purchasing System”.
Kostir gagnvirks innkaupakerfis
Seljendur geta ávallt sótt um aðild á samningstíma og opið er fyrir nýjungar á markaði.
Breytilegar valforsendur og tæknilýsingar. Kaupandi getur fundið rétta seljendur vegna sveigjanleika kerfisins.
Styttri undirbúningstími. Samkeppni innan samnings er fljótlegri og auðveldari en á opnum markaði.
Kröfur og aðferðarfræði óskilgreind.
Innkaup ráðast alfarið að þörfum kaupanda á hverjum tíma. Hagstæðir samningsskilmálar fyrir viðskiptavini og stuðningur við birgjaumsýslu.
Ótakmarkaður fjöldi seljenda og breiður samkeppnisgrundvöllur.
Gerð gagnvirks innkaupakerfis (DPS)
Við gerð gagnvirks innkaupakerfis er notast við almenna innkaupaferli Fjársýslunnar sem er skipt upp í 4 þrep.
Tíminn frá því útboð er auglýst og þangað til tilboð seljenda eru metin.
Gagnvirku innkaupakerfi komið á - Seljendur samþykktir inn í kerfið og því komið á fót.
Við undirbúning og vinnslu útboðsgagna þarf að hafa nokkra þætti í huga sem snúa að gagnvirka innkaupakerfinu sjálfu.
Skilyrði fyrir vali
Áður en kerfið er boðið út verður kaupandi að tilgreina skilyrðin eða reglurnar sem verða notaðar til að velja hæfa þátttakendur. Þetta er gert í útboðsgögnunum.
Kaupendur eru skilgreindir í upphafi hvers gagnvirks innkaupakerfis (DPS), þegar farið er í útboð.
Þetta tryggir skýrleika um hverjir geta notað kerfið.
Kaupendur geta verið tilgreindir með upptalningu eða vísun í flokk opinberra aðila. Þetta auðveldar aðgreiningu á því hvort aðilar falli innan eða utan gagnvirka innkaupakerfisins.
Kaupendur geta einnig verið tilgreindir í skilmálum kerfisins eða vísað á annan tilgreindan stað, t.d. vefsíðu.
Kaupendur geta ekki óskað eftir inngöngu ef kerfið er nú þegar virkt.
Seljendur geta sótt um aðild að DPS hvenær sem er á gildistíma kerfisins.
Umsóknir eru metnar samkvæmt þeim hæfis- og valkröfum sem koma fram í útboðsgögnum. Uppfylli seljandi kröfurnar er hann tekinn inn í kerfið og getur tekið þátt í útboðum innan þess.
Fjöldi seljenda í kerfinu er ekki takmarkaður.
Hvernig tek ég þátt í gagnvirku innkaupakerfi?
Ef um miðlægt Gagnvirkt innkaupakerfi DPS er að ræða er hægt að fylgja þessum skrefum.
Finnur þar þau Gagnvirku innkaupakerfi sem eru í gangi.
Smellir á kerfi sem seljandi vill verða þátttakandi í .
Nær í útboðs gögin sem skila þarf inn
Sendir inn þátttökubeiðni eftir skilmálum gagnvirka innkaupakerfisins.
Svar mun svo berast frá Fjársýslunni varðandi samþykkta inngögnu.
Eftir að innganga hefur verið samþykkt mun seljandi fá tilkynningar um lokuð útboð sem fara fram innan kerfisins.
Samkvæmt lögum um opinber innkaup er enginn ákveðinn hámarksgildistími fyrir gagnvirkt innkaupakerfi (DPS), ólíkt fjögurra ára meginreglunni um rammasamninga.
Kerfið skal þó vera tímabundið og kaupandi verður að tilgreina gildistíma þess í útboðsauglýsingu.
Gagnvirkt innkaupakerfi fyrir einstaka kaupendur
Hægt er að koma á gagnvirku innkaupakerfi (DPS) fyrir einn eða fleiri tiltekna kaupendur. Kerfið hentar þegar þörf er fyrir endurtekin kaup á vörum, þjónustu eða verkum sem almennt eru fáanleg á markaði.
Til að koma á gagnvirku innkaupakerfi fyrir einstaka kaupendur þurfa opinberir aðilar að senda inn verkbeiðni til Fjársýslunnar og fylgja leiðbeiningum um gerð gagnvirks innkaupakerfis.
Innkaup innan gagnvirks innkaupakerfis fara fram með lokuðum útboðum meðal hæfra seljenda sem hafa fengið aðild að kerfinu eða viðkomandi flokki þess.
Miðlægt gagnvirkt innkaupakerfi
Miðlægt gagnvirkt innkaupakerfi er komið á af miðlægum innkaupaaðila, svo sem Fjársýslunni, fyrir hönd skilgreindra kaupenda. Kaupendur geta meðal annars verið A-hluta stofnanir ríkisins, ríkisfyrirtæki, sveitarfélög og aðrar opinberar stofnanir.
Kaupendur kerfisins eru skilgreindir þegar kerfið er auglýst og geta almennt ekki óskað eftir inngöngu eftir að það hefur verið tekið í notkun. Nýir seljendur geta hins vegar sótt um aðild allan gildistíma kerfisins, að því gefnu að þeir uppfylli hæfiskröfur þess.
Innkaup innan miðlægs gagnvirks innkaupakerfis fara fram með lokuðum útboðum meðal hæfra seljenda sem hafa fengið aðild að kerfinu eða viðkomandi flokki þess.
A-hluta stofnanir
A-hluta stofnanir ríkisins eiga að kaupa inn samkvæmt samningum Fjársýslunnar þegar samningur nær yfir þá vöru eða þjónustu sem á að kaupa.
A-hluta stofnanir eru stofnanir sem eru að stærstum hluta fjármagnaðar með skattfé. Þær hafa ekki frjálst val um hvort þær nota samninga Fjársýslunnar þegar viðeigandi samningur er til staðar. Þær þurfa að fylgja þeim skilmálum og kröfum sem fram koma í viðkomandi samningi.
Um 160 stofnanir ríkisins falla undir A-hluta.
Aðrir aðilar
Aðrir opinberir aðilar verið aðilar að samningum Fjársýslunnar, til dæmis:
fyrirtæki í ríkiseigu
sveitarfélög
stofnanir sem hafa gert sérstakt samkomulag um aðild
Þessir aðilar flokkast undir miðlæga samninga samkvæmt sérstöku samkomulagi eða áskrift.
Opinberir aðilar geta kannað hvort þeir séu aðilar að rammasamningum eða gagnvirku innkaupakerfi Fjársýslunnar með því að sækja lista yfir kaupendur.
Listinn sýnir hvaða aðilar hafa heimild til að kaupa samkvæmt samningum Fjársýslunnar.
Í miðlægum rammasamningi er búið að semja um ákveðin kjör við einn eða fleiri seljendur. Kaup fara þá fram samkvæmt skilmálum samningsins, til dæmis með beinum kaupum eða örútboði.
Í miðlægu gagnvirku innkaupakerfi geta hæfir seljendur fengið aðild á gildistíma kerfisins. Einstök innkaup fara síðan fram með lokuðu útboði meðal seljenda sem hafa fengið aðild að viðeigandi flokki.
Að kaupa inn samkvæmt gagnvirku innkaupakerfi (DPS)
