Einstaklingar og lögaðilar eiga sitt stafræna pósthólf. Þar eru birtar sértækar, persónulegar upplýsingar og skilaboð frá hinu opinbera til einstaklinga og fyrirtækja.
Samkvæmt þriggja ára áætlun og lögum um stafrænt pósthólf er öllum opinberum aðilum skylt að bjóða uppá stafrænar birtingar eigi síðar en 1. janúar 2025. Með lögunum er fest í sessi sýn stjórnvalda um að meginboðleið samskipta við einstaklinga og lögaðila verði stafræn og miðlæg á einum stað, gegnum Stafrænt pósthólf á Ísland.is.
Unnin hefur verið áætlun um innleiðingu stafræna pósthólfsins fyrir stofnanir sem miðar að því að árið 2025 geti einstaklingar og fyrirtæki nálgast öll helstu gögn frá hinu opinbera í pósthólfinu.
Stafræna pósthólfið er lokað svæði á Ísland.is. Þar eru birtar sértækar, persónulegar upplýsingar og skilaboð frá hinu opinbera til einstaklinga og fyrirtækja. Allir einstaklingar og fyrirtæki með íslenska kennitölu (líka kerfiskennitölu) eiga sitt pósthólf.
Hvernig opnar fyrirtæki sitt stafræna pósthólf?
Prókúruhafar fyrirtækja opna pósthólfið með sínum persónulegu rafrænu skilríkjum og skipta yfir á fyrirtækið á Mínum síðum Ísland.is. Prókúruhafi getur veitt öðrum í fyrirtækinu aðgang að pósthólfinu. Skatturinn sér um skráningu á prókúruhöfum.
Af hverju stafrænt pósthólf?
Að stuðla að skilvirkri opinberri þjónustu, auka gagnsæi við meðferð mála og hagkvæmni í stjórnsýslu og tryggja örugga leið til að miðla gögnum til einstaklinga og lögaðila.
Að meginboðleið stjórnvalda við einstaklinga og lögaðila verði stafræn og miðlæg á einum stað.
Tegundir gagna
Opinberir aðilar skulu birta allt efni sem varðar sértæka hagsmuni einstaklings eða lögaðila, sem birta á fyrir viðkomandi, í pósthólfinu. Þetta á við um hvers konar gögn jafnt rituð sem í öðru formi, sem verða til við meðferð máls hjá stjórnvöldum, svo sem tilkynningar, ákvarðanir og úrskurði.
Í pósthólfinu skal ekki birta auglýsingaefni eða annað efni sem ekki varðar með einhverjum hætti sértæka hagsmuni eiganda pósthólfsins. Þar er til að mynda vísað til upplýsinga um breyttan opnunartíma, fréttabréf, kannanir, áskoranir til almennings eða almennar ábendingar um fresti til að skila gögnum.
Opinberum aðilum er heimilt að birta í stafrænu pósthólfi bæði almennar og viðkvæmar persónuupplýsingar einstaklinga eins og þær eru skilgreindar í lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
Réttaráhrif birtingar
Gagn í stafrænu pósthólfi telst birt þegar það er orðið aðgengilegt í stafrænu pósthólfi viðtakanda.
Gögn barna
Forráðamenn hafa aðgang að gögnum barna sinna í stafrænu pósthólfi að 16 ára aldri.
Hvað með þá sem vilja ekki stafrænt?
Einstaklingar og lögaðilar geta óskað eftir því við opinbera aðila að fá gögn á annan hátt en í stafrænt pósthólf. Þeir sem vilja óska eftir því skulu snúa sér til þess opinbera aðila sem um ræðir. Gögnin verða þó áfram aðgengileg stafrænt.
Ávinningur fyrir stofnun
Notendavæn birting á miðlægu vefsvæði sem og í appi
Sparar pappírs og sendingarkostnað
Auka skilvirkni, hagkvæmni og öryggi gagna einstaklinga og lögaðila
Gagn í stafrænu pósthólfi telst birt þegar það er orðið aðgengilegt í stafrænu pósthólfi viðtakanda
Stuðla að því að meginsamskiptaleið stjórnvalda við þessa aðila verði stafræn
Hnipp
Hnipp er þjónusta sem skjalaveitum stendur til boða til að láta viðtakendur vita með tölvupósti að nýtt skjal bíði þeirra í pósthólfi.
Viðtakendur geta tekið afstöðu til hnipps í stillingum efst í hægra horni á mínum síðum/pósthólfi. Hnippt er með tölvupósti:
EF skjalaveita (sendandi) óskar
OG viðtakandi hefur ekki afþakkað hnipp.
Hvað þarf stofnun að gera?
Senda inn umsókn um samstarf á Stafrænt Ísland með upplýsingum um tæknilegan tengilið
Tengja skjalaveitu við Strauminn (x-road)
Stofnun ber ábyrgð á birtingu og hýsingu gagna og þarf því að tryggja þeim öruggt rekstrarumhverfi
Hlutverk Stafræns Íslands
Aðstoðar við tengingar skjalaveitu og þá forritun sem þarf til
Stafrænt pósthólf er samskiptalausn sem gerir stjórnvöldum kleift að senda efni með öruggum hætti til einstaklinga og lögaðila. Einstaklingar og lögaðilar fá þar yfirlit yfir og möguleika á að skoða allt efni sem opinberar stofnanir og sveitarfélög hafa sent til þeirra.
Allt efni er geymt hjá þeim opinbera aðila sem býr það til en stafræna pósthólfið gerir einstaklingum og lögaðilum kleift að nálgast efni til skoðunar gegnum mínar síður á Ísland.is. Þegar notandi velur að skoða ákveðið efni með því að opna það í stafræna pósthólfinu birtist efnið í vefviðmóti notandans en flyst ekki þangað.
Að viðkomandi aðili komi upp öruggri tengingu á milli eigin tækniumhverfis og stafræna pósthólfsins.
Um stafræna pósthólfið gilda lög númer 105/2021. Í lögunum kemur fram að opinberir aðilar noti stafrænt pósthólf til að miðla gögnum er varða sértæka hagsmuni einstaklinga og lögaðila. Notkun stafræns pósthólfs stuðlar að hámarksöryggi við sendingu efnis frá opinberum aðilum og veitir viðtakendum aðgang að efninu á einum öruggum stað.
Opinberir aðilar, þ.e. ríki, sveitarfélög, stofnanir þeirra og aðrir opinberir aðilar, birta gögn í stafrænu pósthólfi.
Allir einstaklingar sem fá útgefna kennitölu samkvæmt lögum um skráningu einstaklinga og allir lögaðilar sem skráðir eru í fyrirtækjaskrá á hverjum tíma samkvæmt lögum um fyrirtækjaskrá hafa aðgang að sínu eigin stafræna pósthólfi.
Upplýsingar fyrir einstaklinga
Stafræna pósthólfið er lokað svæði á Ísland.is. Þar eru birtar og geymdar sértækar, persónulegar upplýsingar og skilaboð frá hinu opinbera til einstaklinga og fyrirtækja.
Allir einstaklingar og lögaðilar með íslenska kennitölu.
Allir einstaklingar og lögaðilar sem eiga íslenska kennitölu eignast sjálfkrafa stafrænt pósthólf sem er aðgengilegt í gegnum Mínar síður á Ísland.is. Hægt er að komast í pósthólfið með því að velja „Pósthólf“.
Með því skrá þig inn á Mínar síður á Ísland.is og velja „Pósthólf“.
Það er örugg leið fyrir upplýsingar, skjöl og önnur gögn sem stjórnvöld þurfa að koma til einstaklinga og lögaðila. Með því geta opinberir aðilar komið efni sem varðar sértæka hagsmuni einstaklinga og lögaðila á einn öruggan stað sem viðtakendur hafa stýrðan aðgang að. Stafræna pósthólfið sparar kostnað við póstburðargjöld, útprentanir og ferðalög með gögn og er því umhverfisvæn leið til samskipta á milli opinberra aðila og einstaklinga og lögaðila.
Öllum sem eiga stafrænt pósthólf ber skylda til að opna og lesa stafræna póstinn sinn. Gögnin í stafræna pósthólfinu eru frá opinberum aðilum og geta innihaldið ákvarðanir eða upplýsingar sem þarf að bregðast við. Því er nauðsynlegt að kíkja reglulega þar inn og athuga hvort nýjar sendingar hafi borist líkt og um hefðbundinn póstkassa og -lúgu sé að ræða.
Það er hægt að velja að fá tilkynningar þegar nýtt efni verður aðgengilegt í stafræna pósthólfinu. Tilkynningar eru sendar á netfangið sem þú skráir á Mínum síðum á Ísland.is. Þær verða einnig sendar í símann þinn með Ísland.is appinu.
Frá og með 1. janúar 2025 verður allt efni sem opinberir aðilar senda einstaklingum og lögaðilum og tengjast sértækum hagsmunum viðtakenda sent í stafræna pósthólfið. Fram að þeim tíma verður hægt að sjá yfirlit á Ísland.is yfir hvaða opinberir aðilar senda efni í stafræna pósthólfið og hvaða gögn þeir senda.
Fram til 1. janúar 2025, þegar stafræna pósthólfið verður að fullu innleitt, þurfa eigendur stafrænna pósthólfa (einstaklingar og lögaðilar) að fylgjast líka með því efni sem berst með hefðbundnum pósti.
Til að tengjast stafræna pósthólfinu þurfa einstaklingar og lögaðilar að skrá sig inn með rafrænum skilríkjum og fá þannig aðgang að eigin upplýsingum og gögnum.
Hægt er að nálgast rafræn skilríki í afgreiðslustöðum banka með því að framvísa gildum persónuskilríkjum og farsíma með íslensku símanúmeri, sjá nánar um rafræn skilríki.
Einstaklingar og lögaðilar geta óskað eftir því við opinbera aðila að fá gögn á annan hátt en í stafrænt pósthólf. Þeir sem vilja óska eftir því skulu snúa sér til þess opinbera aðila sem um ræðir.
Ef þú getur ekki opnað eitt skjal í pósthólfi er rofin tenging við þá tilteknu stofnun, hafðu samband við þá stofnun.
Fjármála og efnahagsráðuneytið er rekstraraðili stafræns pósthólfs. Með því að tengjast stafrænu pósthólfi gerast opinberir aðilar og aðrir aðilar sem til þess hafa leyfi samkvæmt reglugerð um stafrænt pósthólf, svokallaðir birtingaraðilar í því.
