Tilgangur þessara leiðbeininga er að styðja aðila við innleiðingu á stafrænu pósthólfi samkvæmt lögum105/2021, reglugerð um stafrænt pósthólf og áætlun um innleiðingustafræna pósthólfsins hjá opinberum aðilum. Leiðbeiningunum er ætlað að skýra mikilvæg hugtök varðandi innleiðinguna og hlutverkaskiptingu milli Stafræns Íslands og opinberra aðila í þeirri vinnu. 

Hvaða efni skal birta í stafræna pósthólfinu?

Allt efni sem varðar sértæka hagsmuni einstaklings eða lögaðila, sem birta á fyrir viðkomandi, á að birta í pósthólfinu. Lögin kveða á um að í pósthólfinu skuli birta hvers konar gögn jafnt rituð sem í öðru formi, sem verða til við meðferð máls hjá stjórnvöldum, svo sem tilkynningar, ákvarðanir og úrskurði.

Opinberir aðilar taka sjálfir afstöðu til þess hvaða gögn falla undir gildissvið laganna, í samræmi við lögbundið hlutverk þeirra og starfsemi. Þeim ber því að fara gegnum sína málaflokka og taka afstöðu til þess hvaða gögn skuli birt í pósthólfinu. Mikilvægt er að hafa í huga við þessa greiningu að birting efnis í stafrænu pósthólfi jafngildir öðrum hefðbundnum sendingarleiðum efnis sem opinberir aðilar hafa áður notað.

Hvaða efni á ekki heima í stafræna pósthólfinu?

Óheimilt er að birta í stafrænu pósthólfi auglýsingaefni eða annað efni sem ekki varðar með einhverjum hætti sértæka hagsmuni eiganda pósthólfsins. Til að mynda skal ekki birta í pósthólfinu upplýsingar um breyttan opnunartíma, fréttabréf, áskoranir til almennings eða ábendingar um fresti til að skila gögnum.

Breytingar á efni eftir birtingu

Óheimilt er að breyta efni eftir birtingu í stafræna pósthólfinu. Ef leiðrétta þarf bersýnilegar villur eða ef rangt skjal sent í pósthólf ber að láta viðkomandi nýtt skjal í té. Birtingaraðila er ekki heimilt að fjarlægja gögn úr pósthólfinu enda teljast gögn birt viðkomandi um leið og það berst í pósthólfið, án tillits til þess hvort þau hafa verið lesin. Hafi skjal verið birt í pósthólfinu sem ætlað var öðrum, sbr. 4. mgr. 88. gr. laga um fjarskipti nr. 70/2022, er þó unnt að afturkalla skjalið og ber þá að upplýsa móttakanda um þá ráðstöfun.

Innleiðing efnisflokka til birtingar í stafræna pósthólfinu
Í lögunum kemur fram að birtingaraðilar beri ábyrgð á þeim gögnum sem þeir birta í pósthólfi viðtakanda. Innleiðingaráætlunin mælir jafnframt fyrir um að hver aðili beri ábyrgð á að forgangsraða sínu efni til birtingar í stafræna pósthólfinu. Ásamt innri vinnu, svo sem breytingu á vinnuferlum og upplýsingatæknikerfum, til að tryggja birtingu efnis í stafrænu pósthólfi. Sama gildir um birtingu efnis í stafræna pósthólfinu og um önnur form birtingar, að sá sem sendir ber ábyrgð á að rétt efni sé sent réttum aðilum.

Svör við erindum sem birt eru í pósthólfinu

Stafræna pósthólfið býður ekki upp á þann möguleika að eigendur pósthólfa svari beint þaðan erindum sem í þau berast. Eigendur pósthólfa geta ekki sent efni gegnum það til opinberra aðila, heldur verða að annast þau samskipti eftir öðrum leiðum.

Kynning á stafræna pósthólfinu og upplýsingar til almennings á innleiðingartímabili

Innleiðingartímabili stafræna pósthólfsins lýkur 1. janúar 2025. Fram að þeim tíma bera opinberir aðilar ábyrgð á að kynna fyrir almenningi hvar efni þeirra er birt.

Aðili sem hefur birtingu efnis í stafræna pósthólfinu skal auglýsa það, að lágmarki með því að færa tilheyrandi upplýsingar um sínar birtingar inn á lista yfir birtingaraðila og gagnategundir á Ísland.is. Tilefni getur verið til að upplýsa almenning eða væntanlega móttakendur með skýrari hætti svo sem með sérstökum auglýsingum eða tilkynningum. Það er hvers birtingaraðila að ákveðna hvernig slíkum kynningum skal háttað fyrir eigið efni.


Geta móttakendur efnis afþakkað að fá það í stafrænt pósthólf?

Einstaklingar og lögaðilar geta óskað eftir því við birtingaraðila að fá sitt efni einnig birt eftir öðrum leiðum en í stafræna pósthólfinu. Því þarf hver birtingaraðili að huga að þeim möguleika við gerð verkferla um birtingu efnis í stafræna pósthólfinu.

Hlutverk ráðuneyta og Sambands íslenskra sveitarfélaga í innleiðingu

Ráðuneytum og Sambandi íslenskra sveitarfélaga hefur verið falið hlutverk í áætlun um innleiðingu stafræna pósthólfsins. Hlutverk þeirra felst í ráðgjöf og aðstoð við stofnanir / sveitarfélög við birtingu efnis sem tilheyrir þeirra málaflokkum. Ásamt því að samhæfa innleiðingarvinnu milli stofnana / sveitarfélaga og huga að samræmingu þeirra á milli.

Gert er ráð fyrir að ráðuneytin og Samband íslenskra sveitarfélaga þekki innleiðingaráætlun stafræna pósthólfsins og að undirbúningur með viðkomandi stofnunum og sveitarfélögum hefjist tímanlega fyrir það innleiðingartímabil sem merkt er viðkomandi aðilum í innleiðingaráætlun. Hvert ráðuneyti skipar tengilið við Stafrænt Ísland vegna innleiðingarverkefnisins og stuðlar að því að hver stofnun skipi verkefnisstjóra fyrir innleiðinguna. Samband íslenskra sveitarfélaga skal á sama hátt tilnefna einn tengilið við Stafrænt Ísland sem aðstoðar sveitarfélög við að skipa verkefnastjóra fyrir sína innleiðingu.

Hvenær telst efni birt í pósthólfinu?

Um leið og birtingaraðili gerir efni aðgengilegt einstaklingi eða lögaðila í stafræna pósthólfinu. Viðtakandi getur ávallt séð í viðmóti pósthólfsins, á Mínum síðum Ísland.is, hvaða dag gögnin voru gerð aðgengileg og þar með birt.

Er hægt að sýna fram á að efni hafi verið birt í pósthólfinu?

Þegar birtingaraðili sendir upplýsingar í stafræna pósthólfið um að ákveðið gagn sé nú aðgengilegt ákveðinni kennitölu skráir stafræna pósthólfið upplýsingar um atvikið í sína atvikaskrá. Þar kemur fram að viðkomandi birtingaraðili hafi gert gagn af tiltekinni tegund aðgengilegt viðkomandi kennitölu á tilteknum tímapunkti.

Hvað með aðila sem ekki opna gögn sem send eru í pósthólfið?

Lög um stafrænt pósthólf kveða á um að réttaráhrif birtingar séu fram komin þegar gögn eru orðin aðgengileg til skoðunar í stafrænu pósthólfi viðtakanda. Engu máli skiptir í því sambandi hvort aðili velur að nýta sér aðgang að gögnunum í gegnum stafræna pósthólfið eða velur að opna ekki gögn sem eru þar aðgengileg. Hér á í raun það sama við og fyrir hefðbundinn afhendingarmáta. Þó að efni sé sent með bréfpósti, ábyrgðarpósti eða afhent af stefnuvottum er ekkert sem tryggir að viðtakendur opni þau gögn sem þeir hafa móttekið og réttaráhrifin eru því ekki bundin við það.

Hver hefur aðgang að pósthólfinu?

Allir einstaklingar sem fá útgefna kennitölu  (líka kerfiskennitölu) samkvæmt lögum um skráningu einstaklinga og allir lögaðilar sem skráðir eru í fyrirtækjaskrá á hverjum tíma samkvæmt lögum um fyrirtækjaskrá  hafa aðgang að sínu pósthólfi. Gegnum innskráningar- og umboðskerfi Ísland.is geta eigendur pósthólfa veitt öðrum aðgang að sínum pósthólfum. Auk þess munu einstaklingar sem falið er á grundvelli laga að gæta hagsmuna annars einstaklings eða hagsmuna lögaðila hafa aðgang að pósthólfi viðkomandi. Forsjáraðilar barna hafa aðgang að gögnum í pósthólfi þeirra fram til þess að þau ná 18 ára aldri, nema annað leiði af sérákvæðum í lögum. Í lögum um réttindi sjúklinga er að finna dæmi um slík sérákvæði. Birtingaraðilum ber að gæta þess að farið sé eftir slíkum sérákvæðum varðandi það efni sem þeir birta í pósthólfinu.